新入社員一期生の【受け入れ準備ガイド】入社前～配属後まで徹底解説

 

「今年新入社員一期生を採用予定だが、何をすべきかわからない…」
「新入社員の受け入れ担当として、すべきことのリストが知りたい」

などのお悩みを抱える方が多いのではないでしょうか。

特に、新入社員一期生は、以降の新入社員にとって道標となる重要な存在です。
本コラムでは、新入社員を迎え入れる上で準備すべきことを詳しく解説していきます。

新入社員が安心して入社し、成長していける環境を創っていきましょう。

１）新入社員一期生の受け入れは「準備」が大事！

新入社員一期生の受け入れは、何より準備が大事です。新入社員の受け入れの体制が整っていないと、早期離職が起きる可能性が高まります。なぜなら、リアリティショックが発生しやすくなるためです。

リアリティショックとは「現実と理想のギャップに衝撃を受けること」と定義されています。アメリカの組織心理学者のE.C.ヒューズによって提唱され、マサチューセッツ工科大学のエドガー・シャイン教授によって広められました。

入社前の理想と現実とのギャップが大きく、そのギャップを放置したままでは、モチベーションの低下や早期退職を引き起こします。

リアリティショックは、大きく次の４つに分類されます。

リアリティショックを軽減するためにも、それぞれに対して入社前から準備をしておく必要があります。そして、新入社員一期生を迎えるにあたって必要なプロセスは次の図の通りです。

次章から、詳しく説明します。

２）新入社員一期生を迎えるための入社前までの準備

入社前までの準備として次のことを行う必要があります。

【入社前までの準備チェックリスト】

新入社員一期生を迎えるために入社前までに準備すること	チェック
新入社員への期待の明確化
リアリティショック軽減
備品準備
必要書類・手続きの準備
トレーナー選定・育成

新入社員への期待の明確化

組織の目標を達成するために、新入社員に対して１年後どのようなことを期待するのかを明確にします。ゴールが定まらないと、どんなスキルやサポートが必要になるのかという判断ができず、新入社員の育成計画の準備を進められません。

新入社員に望む姿を設定する際に、ジョージ・T・ドラン氏が提唱したSMARTの法則になっているかも確認ポイントです。SMARTの法則は、目標を行動に変えるために効果的だと言われています。

※ 当社資料より一部抜粋

このように、新入社員に対して1年後どのような状態になってほしいのかを明確にすることが必要です。目標例については、育成担当者必見｜１年後に結果を出す新入社員の目標例と設定のための７ステップのコラムで詳細を記載しています。ぜひ、ご覧ください。

リアリティショック軽減対策

リアリティショックの４つの分類ごとに、具体的な施策案を紹介します。

仕事内容に対するフォロー

仕事内容のリアリティショックとは、新入社員がイメージしていた仕事内容と実際の仕事内容が違う、希望の部署に配属されない、というような状態です。
このような仕事内容ショックを軽減するために、そのためのフォローが必要です。仕事内容に対するフォロー施策としては、具体的に下記のような施策が考えられます。

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実際の仕事内容を知る機会を作ることで、新入社員が抱いているイメージと現実の差が縮まり、リアリティショックを軽減できるようになります。

能力に対するフォロー

能力のリアリティショックとは、上司や先輩の能力に幻滅したり、同期と自分の能力差が大きくて悩む、というような状態です。このような他者能力ショックを軽減するために、そのためのフォローが必要です。能力に対するフォロー施策としては、具体的に下記のような施策が考えられます。

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事前に進められるスキルについて提示することで、入社後に他者能力ショックを軽減できます。

対人関係に対するフォロー

対人関係のリアリティショックとは、職場の人間関係が新入社員がイメージしていた状態と違う、同世代がいない、自分とノリが違う、というような状態です。
このような対人関係ショックを軽減するために、そのためのフォローが必要です。具体的に下記のような施策が考えられます。

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最近の新入社員は、学生の時に入学式までに友達ができていないと不安になる、という人が多い世代です。そのような世代ごとの特徴も知った上で、新入社員が安心できる、適切な対人関係のフォロー施策を行いましょう。

評価に対するフォロー

評価のリアリティショックとは、評価が給与に見合っていないと感じる、新入社員が想定していた評価制度と異なる、というような状態です。
このような評価ショックを軽減するために、そのためのフォローが必要です。具体的に下記のような施策が考えられます。

このように組織がどのような評価を行うのかを正しく理解できると、評価ショックを軽減できます。

備品準備

入社前までに備品を揃えておくことも必要です。準備する備品は組織によって変わりますが、参考までに備品リストをお伝えします。

出退勤関係	社員証、社章
	タイムカード
デスク関係	デスク
	いす
	ロッカー
コンピューターと周辺機器	パソコン
	キーボード
	マウス
	モニター
業務関係	メールアドレス
	名刺
	社用携帯
	制服
	社内システムへの登録

これらを参考に新入社員が入社後スムーズに仕事を行える環境を作っておきましょう。

必要書類・手続きの準備

社員を迎えるにあたって必要な書類を準備し、手続きを進める必要があります。具体的な内容は以下の表に記載します。

組織側が用意するもの	雇用契約書・労働条件通知書
	扶養控除等申告書
	健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届
	採用通知書（内定通知書）
	入社誓約書
新入社員に提出してもらうもの	雇用保険被保険者証番号
	基礎年金番号
	給与振込先の口座情報
	源泉徴収票
	マイナンバー
組織で行うべき手続き	健康保険
	厚生年金
	介護保険

上記の表を参考に、順次書類や手続きを進めていきましょう。

トレーナー選定・育成

トレーナーを選定し育成することも必要です。トレーナーとして新入社員の成長を促せるようになるためには育成スキルを身につけてもらう必要があるためです。

トレーナーの選び方としては、新入社員のロールモデルとしてもらいたい人か、という軸で判断することをおすすめします。モチベーション高く仕事をしており、組織として評価できる人がOJTトレーナーになると、トレーニーも影響されてその人に近づきやすくなるためです。

トレーナーの育成としては、ティーチング、フィードバック、コーチングという３つのスキルを身につけることは必須です。それらのスキルは新入社員の成長を促すために欠かせないためです。

アーティエンスの育成担当者・OJTトレーナー研修では、トレーナーの基本スキル(育成計画立案・ティーチング・フィードバック・コーチング)を学び、育成者の「育てる意義」の発見と、「時代に合った育成スキル」の習得を目指します。詳しく知りたい方はお気軽にご相談ください。

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これらのことを入社前までに準備しておくことで新入社員一期生をスムーズに迎え入れる状態にしましょう。

３）新入社員一期生の育成準備

新入社員一期生の育成計画を作ります。育成計画という、新入社員が一人前として活躍・成長していくための道標があることで、適切な育成を行えるようになるためです。

新入社員の育成計画は、次の４つのステップで作成します。

ステップ１：新入社員に望む姿を設定する

ステップ１は２章の「新入社員への期待の明確化」で説明した通りで、新入社員に望む姿を明確にします。

ステップ２：新入社員が望む姿になるために必要なスキルを洗い出す

新入社員に望む姿になってもらうために、必要なスキルを洗い出します。新入社員は社会人として仕事を進める方法を知らない状態のため、必要に合わせて育成を行う必要があるためです。

新入社員によく必要とされるスキルは次のような内容になります。

新入社員に学んでもらうべき内容	詳細
自組織についての理解	・自組織の理解 ・自社サービスや商品の理解 ・競合他社の理解 ・業界の理解
社会人としてのマインドセット	・社会人としての意識 ・ビジネスマナー ・コスト意識 ・目標達成意識 ・コンプライアンス
業務遂行スキル	・一般的なビジネススキル ・ロジカルシンキング ・要件定義力 ・ソリューション提案力 ・プレゼンテーション
関係性構築スキル	・コミュニケーション ・チームビルディング
ストレス・成長との適切な向き合い方	・振り返り ・レジリエンス ・セルフマネジメント
業界・職種に応じた専門知識・スキル	例 ・食品工場：機械の扱い方 ・エンジニア：プログラミング知識

抜け漏れやダブりがなく洗い出すことがポイントです。これらのことを学んでもらうことで、社会人としての自覚を持って主体的に仕事に取り組み、仕事の質やスピードを高められるようになります。

ステップ３：スキルを学ぶタイミングを決めてスケジューリングする

ステップ２で洗い出したスキルを、いつ新入社員に渡していくかを考えてスケジューリングします。スキルを一度にたくさん渡しても、新入社員のインプットが追いつかず、効果が薄くなってしまうため、適切なタイミングで実施することが大切です。

アーティエンスでは、新入社員がいつ、どのような悩みや不安を感じているのかについて調査し、その内容に基づいて新入社員研修の公開講座をスケジューリングしています。

新入社員が主体的に学ぼうとする姿勢が強いタイミングで適切な育成を行えるようにしましょう。

ステップ４：必要なスキルを身につけるための育成方法を決める

必要なスキルを身につけるための育成方法を決めます。適切な育成方法で育成することで、効果的に成長を促せるためです。

育成方法は大きく分けて次の３種類あります。

このような教育方法の中から、新入社員に与えたいスキルに適切な方法を選択し、最近の新入社員の特徴に合わせて実施します。

ただ、新入社員一期生に教育を行うときは、Off-JTの研修に参加してもらうことをおすすめします。次の３つの理由からです。

理由１：人事の負担を軽減するため
理由２：現場の育成負担を軽減するため
理由３：社外同期を作れるため

新入社員を始めて迎え入れるにあたり、この記事でも取り上げているように人事は様々な準備が必要です。その準備にプラスして研修内容を作るのは時間的に難しいことが多いです。研修をプロに任せることで他のやるべきことを進められるようになります。

また、研修を通して基本的な知識やスキルを身につけてもらうことで、現場の育成負担も軽減されます。新入社員は名刺交換の仕方や、社会人としてのメールの書き方も知らないような状態です。そこから現場社員だけで育成を行うとなると、トレーナーは1日中新入社員の面倒を見ることになり、自分の仕事ができません。そのような状態を回避するためにも研修で一定の知識とスキルを身につけることをおすすめします。

なお、新入社員一期生は同期が少なく、社内での年齢近い人いないことが多いです。そうすると孤独感を感じやすく、他の人とのレベルの差を感じて自己嫌悪に陥ってしまう可能性もあります。そうならないようにするためにも、公開講座の研修に参加して社外同期を創ることをおすすめします。
社外で同期を作れると、不安や愚痴を共有しあって支えるようになります。

アーティエンスの新入社員研修 公開講座では、新入社員が1名の会社の方も参加しており、そこで同期を作って支え合うような関係性になっている方が多いです。

新入社員一期生の成長を効果的に促せる育成計画を作りましょう。

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４）新入社員一期生を迎える入社式の準備

入社式の準備として次のことを行いましょう。学生ではなく社会人になったという自覚を持ってもらえるような意味のある入社式を行えるようにするためです。

【入社式の準備　チェックリスト】

新入社員一期生を迎える入社式の準備	チェック
入社式の企画
入社式の案内送付
入社式の備品・書類準備

入社式の企画

入社式を何のために行うのか、入社式を通して新入社員にどうなってほしいのかを明確にしてスケジュールや参加者の予定調整などを進めていきます。

入社式は組織によって様々ですが一般的には次のような内容を行うケースが多いです。

入社式の内容を見て、入社式の目的を達成できそうかを確認し、目的と内容にズレがないことを確認しましょう。

入社式の案内送付

日時、場所、概要が決まり次第、新入社員に案内をします。案内には次の内容を記載して、新入社員が準備をしやすいようにしておきましょう。

案内に社員がどのような気持ちで新入社員一期生の入社を待っているか、という気持ちを一緒に伝えることで、新入社員は組織に対して迎えてくれている安心感を感じられるためおすすめです。

入社式の備品・書類準備

入社式に必要な備品や書類を用意します。入社式でどのような内容を行うかで必要なものは変わりますが、下記のものは必要になることが多いため確認しておきましょう。

備品	チェック
机
椅子
公演題
マイク
プロジェクター
受付用の机
会場案内サイン
スライド投影用のパソコン
受付名簿
配布資料

これらのことを準備して、社会人になるという意識を持ってもらえる入社式を実施できるようにしましょう。

５）新入社員一期生の現場配属準備

新入社員一期生が現場配属された際に、新入社員を温かく向かい迎え入れ、現場全体で新入社員の育成を行う体制を取れるような状態にしておくことが必要です。新入社員が現場に馴染みやすくなり、安心して仕事に向き合えるようになるためです。

そのような状態を作っておくための準備として、次のことを行う必要があります。

【現場配属準備　チェックリスト】

新入社員一期生の現場配属準備	チェック
新入社員の育成計画を当人と現場社員に展開する
現場社員の育成意識を高める
トレーナーの業務量を調整する

新入社員の育成計画を当人と現場社員に展開する

新入社員の育成計画を新入社員本人と現場社員に展開するしましょう。
目標設定・育成計画の実例をスプレッドシートで見る
▼　以下のフォームより、Excel形式でのダウンロードも可能です

３章の内容を表にまとめると、このような育成計画になります。
育成計画があることで、新入社員は自身で目標を意識できるようになり、社員は育成計画を元にそれぞれが新入社員をフォローしやすくなります。

新入社員に展開する際は、組織が目指していること、そのために新入社員のあなたの力が必要だということを伝えて、なぜこのような育成計画になったのかを理解してもらうことがポイントです。その内容に共感してもらえた時に、新入社員は育成計画の先にある目的に向かって主体的に行動できるようになります。

現場社員に展開する際は、研修でどんなことを学ぶのかを一緒に伝えましょう。研修で学んだことを用いて説明できると新入社員が理解しやすく育成しやすくなるためです。

このように育成計画を新入社員と現場社員に展開し、それぞれに理解してもらうことで、新入社員の成長を加速できます。

現場社員の育成意識を高める

現場社員の育成意識を高めましょう。新入社員の育成をトレーナーだけでなく現場全体で行う意識があると、トレーナーの負担を軽減でき、また、新入社員の成長スピードを高められるためです。

現場の育成意識を高めるために、次のことを考える機会を作ることをおすすめします。

これらに自分なりの意味を見出せていると、育成に対して想いを持って取り組みやすくなります。トレーナーだけでなく現場全体で育成する意識を持って、後輩を育成する文化を育んでいきましょう。

トレーナーの業務量を調整する

トレーナーの業務量を調整しましょう。トレーナーとして新入社員の育成を行うことになると、今までと同じ量の仕事をこなすことはできないためです。

業務量の調整を検討する際は下記のプロセスで行いましょう。

トレーナーは新入社員の行動によって予測しきれないトラブルが発生することもあります。少し余裕を持てるような業務量に調整し、育成やコミュニケーションに時間を使える環境を整えましょう。

これらのことを準備して、新入社員一期生が現場で安心して働ける環境を作り、前向きに仕事に取り組んでもらえるようにしましょう。

６）新入社員一期生を定期的にフォローし続ける準備

新入社員一期生の成長を促し続けるためには、１年間を通してフォローし続ける必要があります。新入社員は不安や悩みを感じやすいためです。

そのような状態を作っておくための準備として、次のことを行う必要があります。

【新入社員一期生のフォロー準備　チェックリスト】

新入社員一期生のフォロー準備	チェック
日報の準備や体制の調整
新入社員の状況把握ツールの導入
新入社員向け1on1の導入

日報の準備や体制の調整

新入社員の日報のフォーマットを作成したり、日報を確認する体制を整える必要があります。日報によって新入社員がつまづいていることや、成長を感じ、必要に応じてフォローできるようになるためです。
日報フォーマットの具体的な解説や、活用方法については「新入社員の日報フォーマット│日報の書き方と成長につなげるコツ」のコラムで詳しく解説しているためご覧ください。

このように新入社員の日々の変化を日報を通して確認し、新入社員の状態に合わせたフォローを行えるようにしましょう。

新入社員の状況把握ツールの導入

新入社員の状態を把握するツールの導入を検討しましょう。新入社員の状態を常に見続けることが難しい組織が多いためです。

特にテレワークが多い組織は、新入社員の様子を常に見れません。そうすると、新入社員の小さな変化に気づけず、フォローが遅れてしまい、退職されてしまうということも起きかねません。

新入社員の状態を把握するための方法として、パルスサーベイツールの活用があります。パルスサーベイとは、社員に対して簡易的な質問を短期間に繰り返し実施する意識調査方法の1つです。短期的に同じ質問に繰り返し答えてもらうことで、変化に気づきやすくなるため、必要なタイミングでフォローしやすくなります。

アーティエンスではパルスサーベイGrowthを開発し、月に一度、新入社員が自身の仕事を振り返るためのツールを提供しています。

Growthでは、毎月同じ10の設問に回答していただき、数値の変化やフリーコメントの内容をみて、新入社員の変化に気づき、フォローできるようになっています。

IT業界で社員数が450名程度の企業では、Growthのフリーコメントによって新入社員がネガティブな状態になっていることに気がつき、適切なフォローをしたことで仕事へのモチベーションが改善したということがありました。

このように新入社員の状態を定点観測できると、新入社員の変化に気がつきやすく、手遅れにならないうちにフォローできます。

新入社員向け1on1の導入

新入社員向けの1on1を導入することも検討しましょう。1on1とは、部下の成長のための対話の時間です。今悩んでいることや、上司や組織に助けてほしいこと、今後やりたい仕事などについて話してもらうことで新入社員の成長をサポートできるようにします。

新入社員は感情の揺れ動きが大きいため1週間に1度15分から30分程度の時間を設けて実施することをお勧めします。

新入社員は1on1を何のために実施するのか理解しきれていない可能性もあるため、1on1の目的を明確に伝えて、新入社員の成長につながる意味のある時間を過ごせるようにしましょう。

具体的な1on1の実施方法については、「【Q&A付】1on1のやり方は目的別の使い分けが重要！効果的に進める９ステップ」のコラムをご覧ください。

これらのことを準備して、新入社員一期生の不安や悩みを定期的にフォローすることで、新入社員が組織に定着し、成果につながる仕事を行える状態を作りましょう。

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６）まとめ〜新入社員一期生の育成・サポートはアーティエンスにおまかせ〜

本コラムでは、新入社員一期生を迎え、成長してもらえるようにするためにすべきことをお伝えしました。

新入社員一期生の受け入れは準備が大事です。新入社員の受け入れの体制が整っていないと、早期離職が起きる可能性が高まり、また、組織が新入社員にする成長を達成できない可能性も高まります。

アーティエンスでは新入社員一期生の育成とサポートを行っています。

これらの詳しい情報やそのほか新入社員一期生の受け入れ・育成について相談したいことがありましたらお気軽にお問い合わせください。

新卒採用をしたことを後悔せず、新入社員一期生の成長を楽しみに思える状態を作りましょう。