新入社員の育成計画を作成する際に知っておくべき５つのステップ│新入社員の自律自走を促そう

2023/1/26作成ー

「新入社員の育成計画ってどう作ればいいのだろうか」
「新入社員の育成計画を作るためのヒントが欲しいな」

このような想いを持って、この記事に辿り着いた方も多いのではないでしょうか。 新入社員の育成計画は、新入社員の今後の活躍を左右する大変重要なものです。 育成計画の時点で新入社員に望む姿になるためのスキル要素が足りていなければ、組織が求めている新入社員育成はできなくなります。

一方、新入社員の育成計画をしっかり立てられていると、新入社員は目指すべき姿が明確になり、新入社員のモチベーションにもポジティブな影響を与えます。また、人事や育成担当者にとっては、計画通りに育成を進めたらよいので、育成に迷いがなくなりますし、新入社員の育成が順調に進んでいるのかも確認しやすくなります。

新入社員の育成計画が丁寧に作られていることで、育成によって組織が新入社員に望む姿を達成し、その結果、新入社員が組織の成長にポジティブな影響を与えることに繋がっていくのです。

ただ、育成計画を作成するにあたり、忘れてはいけない観点があります。それは、「自律自走を促せているか」です。新入社員の育成を何のためにやるのかというと、組織で活躍し成果を出すため、と答える方が多いと思います。組織で活躍し、成果を出し続けるためには、新入社員には、自律自走してもらわなければならないのです。

そこで今回は、「自律自走を促す」ことをポイントにした新入社員の育成計画の作り方や育成計画のフォーマット例などをお伝えします。この記事を読むことで、新入社員の自律自走を促す育成計画を作成できる状態になり、新入社員を迎えることにワクワク感を持てるようにしていきましょう。

１）新入社員の育成計画を作成する５ステップ

自律自走を促す新入社員の育成計画は、次の５つのステップの流れで作成します。 ※ 当社資料より一部抜粋

①新入社員に望む姿を設定する

組織の目標を達成するために、新入社員にどうなって欲しいかを考えることから始めます。
ゴールが定まらないと、そのためにどんなスキルが必要になるのかという判断ができず、自律自走する新入社員のための育成ができなくなるためです。

例えば、人材紹介サービス会社の組織の目標として、「３年以内に100億円の売り上げを作り、企業と個人の幸せのマッチングを増やす」という目標があった場合、新入社員に望む姿としては、以下のような内容が考えられます。

「転職支援に関して、初回相談（ヒアリング）から提案・転職までの支援を配属後３ヵ月で1件、３月末までに25件遂行できるようになる」

この新入社員に望む姿は、組織の目標と同じ方向に向かっていますし、新入社員が自律自走できている状態の内容になっています。このように、組織が掲げている目標を達成するために、新入社員はいつまでに何ができるようになっていることが望ましいのかを考え、新入社員に望む姿を設定しましょう。

新入社員に望む姿を設定する際に、ジョージ・T・ドラン氏が提唱したSMARTの法則になっているかも確認ポイントです。SMARTの法則は、目標を行動に変えるために効果的だと言われています。 ※ 当社資料より一部抜粋

このように、新入社員に望む姿を明確にするところから自律自走を促す育成計画を進めていきます。

②新入社員が望む姿になるために必要なスキルを洗い出す

新入社員に望む姿が明確になったら、そのために必要なスキルは何かを洗い出していきます。必要になるスキルを、どのような方法でいつ渡すのかを考えるために必要な作業になります。このときに、抜け漏れやダブりがなく洗い出すことができているか、また、自律自走するためのスキルが含まれているかの確認が必要です。新入社員によく必要とされるスキルは次のような内容になります。

この内容を参考にしながら、自組織の新入社員が自律自走できる状態になるために必要なスキルを洗い出していきましょう。

③必要なスキルを身につけるための方法とタイミングを考えてスケジューリングする

上記で洗い出したスキルを、いつ、どのような方法で新入社員に渡していくかを考えるのがスケジューリングです。

スキルは、一度にたくさん渡しても、新入社員のインプットが追いつかず、効果が薄くなってしまいます。新入社員が、課題や不安を感じているタイミングでスキルを渡すことができると、学びの理解が深くなります。そのため、自組織の新入社員は、いつどのような悩みや不安を抱えているのかを理解してスケジュールを決めていくことが大切です。新入社員がいつ、どのような悩みや不安を感じているのかについて知る時に、参考にしていただきたいのが次の資料です。

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※ 当社資料より一部抜粋

これは、当社の調査に基づいて作成した、新入社員がいつ、どのような課題を感じるのかをまとめた資料になります。組織によって配属時期が異なるため、多少のズレはありますが、基本的にはこのようなタイミングで課題や不安を感じていることが分かりました。

不安や悩みが起きるタイミングに学ぶ機会を合わせられると、新入社員が主体的に学ぼうとする姿勢を強められるため、そのタイミングを意識してスケジュールを立てていただくことがお勧めです。スキルを渡す方法については、主に３つの方法があります。

これら３つの方法のうち、スキルに合わせてどの方法が適切かを選択して、スキルを渡す時期と方法を決めていくことになります。基本的には、OFF-JTやSDでスキルを実践しながらインプットし、学んだことを日々の業務の中で実践していく際にOJTで指導をする流れになります。

このように、いつ、どのような方法で新入社員にスキルを渡していくかを考えて計画を立てていきましょう。ここまでできると、新入社員の育成計画が出来上がります。

④育成計画を新入社員に渡し、成長イメージを持たせる

新入社員育成の育成計画が決定したら、新入社員と社員に展開します。新入社員には、自身で新入社員の目標を意識できるようにし、社員には育成計画を元にそれぞれが新入社員をフォローするように呼びかけましょう。

新入社員の自律自走を促すためには、ここがポイントになります。新入社員が目標を達成するための育成計画だということを認識できていると、育成に対してポジティブに受け取ることができます。

新入社員に育成計画を理解してもらうためには、育成計画を決めてきた手順で新入社員に説明するとよいです。「組織課題がこれで、そのために新入社員にはここまでを目指してもらいたいと思っている。そのために必要なスキルをこのように渡すから一緒に頑張ろうね」というメッセージを伝えられると、新入社員も納得感を持って、育成計画を受け入れることができるでしょう。

新入社員自身がありたい姿を持っている場合は、その姿を確認し、新入社員のありたい姿と組織が新入社員に望む姿を統合できるかがポイントです。新入社員のありたい姿の背景を確認し、ありたい姿を細分化していく中で、自組織が望む姿と重なるポイントを探すことができると、統合を促すことができます。

誰も自分が望まない目標に向かって行動することはできません。新入社員に求める姿を、いかに新入社員が自分の目標として受け入れ、目指したいと思えるかが自律自走を促す育成計画を作る上で大切になります。

社員全員への育成計画の浸透については、社員全員で新入社員を育成していく文化があると、より新入社員の成長が加速します。社員全員が新入社員育成の方向性を認識していると、新入社員が報連相をする先輩によって言われることが変わって混乱するという機会が減少するためです。

社員に浸透させる方法としては、育成計画を展開した後に説明する時間を設けて、資料を見ていないとう状況が起きないようにすることが必要です。このための時間調整が難しいかもしれませんが、新入社員が育つことの大切さをしっかりと伝えて、協力を求めることができると、新入社員の育成スピードは上がっていきます。
※ どうしても説明会に参加できない場合もあると思いますので、その際は説明会の動画を取り、必ず見てもらうようにします。

新入社員育成の育成計画が決定したら、新入社員と社員に展開し、それぞれに理解してもらうことで、新入社員の成長を加速させることができます。

⑤毎月の新入社員の成長度合いに合わせて都度修正する

作成した育成計画の通りに進めていく中で、新入社員の成長スピードとのズレが生じることがあります。ズレを感じた際は、そのまま放置せず、新入社員の成長スピードに合わせて育成計画を調整しましょう。

新入社員の成長度合いと計画がズレたままになってしまうと、新入社員の成長が停滞したり、ついていけなくなって体調不良や退職をしてしまう可能性が高まるためです。新入社員の自律自走を促すためにも、新入社員のレベルに合わせた目標の設定が大切になるのです。

例えば、10月になると新入社員が１人で営業に行っていることを目標に設定していたとしても、10月の段階でまだそこまでのレベルに達することができなかったとします。その際に、無理やり１人で営業に行かせるようなことがあれば、新入社員は学ぶどころか不安、恐怖、トラウマのような感覚が出てきてしまい、より目標達成から遠ざかってしまう可能性もあります。育成計画は、あくまでも計画のため、新入社員の状況に合わせて、都度調整するようにしましょう。そして、次年度は計画通り育成することができるように、改善策を検討し、毎年の新入社員育成計画をアップデートしていくことが大切です。

このように、５つのステップを意識することで、自律自走を促す新入社員の育成計画を立てることができます。

　　

２）プロが考える新入社員の育成計画の例

今までの内容を踏まえた上で、５月配属のとある広告代理店の新入社員育成計画を作成しました。

4-9月の間は、新入社員と信頼関係を築き、安心感を持って仕事ができる環境を整えることを優先させます。自律自走できる状態というのは、チャレンジしても良い、失敗してもフォローしてもらえるという安心感が必要になるためです。

10月以降からは、徐々に新入社員から、上司やトレーナーなど周囲に働きかけることを促していきます。例えば、丁寧に説明するのではなく、わざと依頼内容の一部を説明せずに新入社員から確認されるのを待つ、というようなことをしていくと、新入社員は自分から行動していく必要があることに気がついていきます。そして、新入社員に任せる割合を徐々に増やしていき、3月の時点で、新入社員が主体となって周りを巻き込みながら仕事をしている状態にするのです。

新入社員のうちは…と思って、3月まで丁寧に教える育成をして、2年目になった途端に自律自走を求めても、練習期間がないため難しいです。2年目になるまでに少しずつ自律自走の練習を行うことで、2年目から新入社員が自律自走して活躍できるようにしていきましょう。この例を参考に、自組織の新入社員育成の計画も進めてみてください。

３）新入社員の育成計画が生み出す価値

新入社員社員の育成計画を作成する価値は主に３つあります。

詳しくお伝えします。

①目標から逆算して計画を作ることで、会社の目標に沿う人材を育成しやすくなる

組織、そして新入社員の目標から逆算して育成計画を作成すると、会社で活躍しやすく、会社の目標にポジティブな影響を与える新入社員を育成することができます。

稀に、新入社員を明確な軸を持たずに育成し、会社が目指している方向性を確認していないことがありますが、それでは組織の目標を達成するのは難しいです。自律自走できる新入社員を育成することで、組織の目標を達成することが最終目標だからです。

そのため、新入社員の育成計画を立てる中で、会社の目標と方向性が合致しているかを確認しておくことで、会社が進みたい方向と新入社員の育成方向が重なり、新入社員が組織にポジティブな影響を与え、組織の成長も早くなることが期待できます。

②育成計画を社員に共有することで、組織全体で新入社員をバックアップすることができ、新入社員の成長を早めることができる

新入社員の育成計画があると、その資料を社員に共有するだけで組織全体で新入社員の育成をサポートすることができます。社員が新入社員の育成計画を見ただけで、育成の方向性や内容を理解することができると、OJTトレーナーや上司以外のところからも、育成を促すような関わりを持ってくれる人も出てきて、新入社員はさまざまな人からの支援を受けることができるようになります。

社員全員で新入社員を教育していくという文化ができると、効率的に育成ができますし、新入社員の歓迎ムードも高まる傾向があるため、新入社員の定着や関係性を築きやすくなることが期待できます。

③新入社員の育成計画を見直し、次年度に活かすことができる

新入社員の育成計画があると、振り返りをしやすいため次年度に活かすことができます。新入社員の採用は今回だけでなく、今後も行う機会があると思います。その際に、今年の新入社員育成のどこがうまくいって、どこを改善する必要があるかを明確にするためにも、新入社員の育成計画を作成しておくことが必要になります。

例えば、今回の新入社員について４月に行ったビジネスマナーの定着が遅かったから、そこを改善するために次回は４月に研修を行った後、５月に社内で復習の時間を設けてみよう、などと改善していくことができます。新入社員の育成計画をしっかりと作成することで、このような３つの価値を生み出すことができるのです。

４）新入社員の育成計画に関するよくある質問

新入社員育成計画を作る上で、よくいただく質問にお答えします。

新入社員の適切な育成期間ってありますか

新入社員は、1年間かけて育成していくことが望ましいです。新入社員は、タイミングによって、課題やモチベーション、習得しているスキルが異なるため、その状況に合わせた知識・スキルの提供やフォローが必要になるためです。

例えば、入社して1ヶ月の時は、社会人としてのルールを理解し、基本的な報連相ができるようにするための育成を行います。そして、それができるようになってきたら、ロジカルシンキングのスキルを渡してより分かりやすい報連相やアウトプットができるようになってもらう、というように段階を経て、育成していくことが必要です。段階を踏まずに一気にスキルを渡しても、学びを消化できずに学びを最大限に受け取ることができません。

また、入社直後、半年後、１年後で新入社員のスキルやモチベーションも異なるため、その時々にあわせた育成のフォローも必要になります。このような理由から、新入社員の育成は１年間をかけて行うことをお勧めします。１年間の育成の効果を高めるためにも丁寧な育成計画を作成しましょう。

研修は公開講座と派遣型のどちらがいいのでしょうか

どちらがいいというのは、組織の規模や状況によるため一概に答えることは難しいです。 下の図で公開講座と派遣型のメリット・デメリットをまとめた表をまとめましたので、これを見て何を重視したいかで検討していただくと良いと思います。

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※ 当社資料より一部抜粋

また、人数の目安としては、派遣型の場合、新入社員が10名以上程度から、公開講座は1〜30名程度までの組織の方がご参加されることが多いです。ただ、これはあくまでも目安ですので、新入社員が6名の企業様のご希望に合わせて派遣型で実施したこともあります。研修の質・予算・実施のしやすさの中でどれを重視したいか検討してみてください。

何をOJTにして、何をOFF-JTで教えたらいいのか

基本的には、OFF-JTで学んだことを、OJTで身につけていく、という流れになります。そのため、OJTとOFF-JTの内容は重なります。

しかし、目標達成に必要なスキルに対して、時間や予算の都合でOFF-JTを行えない場合は、その分をOJTの中で伝えていく必要が出てきます。限られたスキルしかOFF-JTを実施できない場合の優先順位としては、日々の業務の中で育成するのが難しかったり、上司や先輩として伝えづらいものを優先的に行うことをお勧めします。そのため、６つのスキルの分類で優先順位をつけるとすると次のようになります。

社会人としてのマインドセットや関係性の構築については、伝え方に注意が必要です。特に、上司や先輩から伝えられると説教臭く感じてしまうこともあるため、プロに任せることをお勧めします。

メンタルヘルスについては、適切な知識と伝え方を熟知しているプロに任せた方が安全です。ネットや本では、さまざまな情報が溢れているため、場合によっては間違った情報を伝えかねません。専門家から正しい情報だけを伝えてもらうためにも、OFF-JTの優先度を高くした方が良いでしょう。ただ、自組織の中で、メンタルヘルスの課題がないという状態であれば、SDで知識を知っておいてもらう程度でも大丈夫かもしれません。

キャリア開発については、1on1の中で扱われることが多いと思います。その際に、新入社員が全く考えた事もない状態から、目指したい姿を一緒に探していくには、OJTトレーナーや先輩・上司の負担が大きくなってしまいます。そのため、OFF-JTの中で目指したい姿を探求することの大切さを理解して考え始める、というところまでは行っておき、その後、具体的にどうしていくかを決めていく部分をOJTの中で対話を通して行うことがお勧めです。

専門知識・スキル、業務遂行については、日常業務の中で扱いやすく、指導もしやすい内容になるため、OFF-JTの優先順位としては一番下になります。ただ、これらも、根本的な考え方を伝えないと、仕事の中で応用していくことができないため、しっかりと考え方を伝える、ということが重要なポイントになります。例えば、日々の業務の中で「この資料にAという内容が抜けているから追加しておいて」という指導しかしていないと、なぜそうしないといけないのかという根本的な考え方を新入社員は理解できないため、応用がききません。そうではなくて、「この資料にAという内容が抜けているよ。この場合はロジカルシンキングを活用してMECEで考えてみるといいかも。」と伝えて一緒にやり方を確認すると、次同じような場面に遭遇した時に、新入社員は前回の経験を活かすことができます。

特に、業務遂行に関するスキルについては、表面的に伝えることは簡単ですが、その後の仕事でも応用できるような考え方をしっかり伝える、という観点が抜けてしまっていることが多いため、OJTのみで実施をしなければいけない場合は、その点を意識してもらえると良いかと思います。

OJTトレーナーは誰がやるべきでしょうか

新入社員に、ロールモデルとしてもらいたい人をOJTトレーナーとして選出することをおすすめします。モチベーション高く仕事をしており、組織として評価できる人がOJTトレーナーになると、新入社員も影響されてその人に近づきやすくなるためです。

そして、その方々にOJTトレーナーとしての育成方法のスキルを渡してあげると、よりスムーズに新入社員の育成を行えるようになります。何となくのやり方でOJTを行うと、人によっての個人差も大きくなりますし、自分の育成方法が正しいのかの確認ができず、不安な思いを抱えることになるためです。
当社では、OJTトレーナー研修の中で、育成計画、ティーチング、フィードバック、コーチングを、ケーススタディを通して学んでいただくことができます。OJTの効果を高めるために、OJTトレーナーの育成も検討していただけたらと思います。

研修の実施回数に適切な数はありますか

組織がどのような新入社員を求めるか、また、研修以外のフォロー体制がどの程度整っているかによって異なるため、一概に何回行うと良いということはありません。新入社員の目標を達成するためのスキルが多い場合は、研修の頻度も多くなるかと思います。特に、専門スキルが必要な場合は、研修の実施回数が多くなる傾向にあります。

例えば、当社の公開講座で実施している新入社員研修を例にお伝えすると、１年間で13の研修を行っています。これは、自律自走を促すために新入社員に感じる課題や成長に合わせて設計した内容になります。ただ、この中には専門スキルに関する研修は含まれていませんので、この内容を参考にしていただき、自組織に必要なスキルを足したり、引いたりして頂けたらと思います。

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※ 当社資料より一部抜粋

研修の回数ではなく、適切なスキルを渡せているかを意識して新入社員の育成計画を作成していただけたらと思います。

５）まとめ

今回は、「自律自走を促すこと」をポイントにした新入社員の育成計画の作り方や育成計画のフォーマット例などをお伝えしました。

自律自走を促す新入社員の育成計画は、次の５つのステップの流れで作成できます。 ※ 当社資料より一部抜粋

2章でお伝えした新入社員の育成計画例を参考にしながら、自組織にあった育成計画を作成していただけたらと思います。当社が新入社員社員の育成計画が生み出す価値として考えていることは主に３つあります。

このような３つの価値を生み出すためにも、新入社員の育成計画はしっかりと作成することが求められるのです。

新入社員の自律自走を促すためにも、５つのステップに基づいて新入社員の育成計画を作成し、新入社員を迎えることにワクワク感を持てるようにしていきましょう。