【ムダな会議をなくす19の改善策】“ダラダラ会議”を“価値ある時間”へ

「会議の生産性が低く、なかなか前に進まない…」
「多様な視点からの意見がほしいのに、誰も発言せず、結局何も決まらない…」

このような会議の課題に直面し、改善方法を考えている方は多いのではないでしょうか。

役職が上がるほど会議に費やす時間は増え、その分ストレスや不満も蓄積されやすくなります。だからこそ、会議の“質”を高めることが、組織全体の生産性や意思決定スピードに大きく影響します。

本コラムでは、現場でよく見られる会議の課題を「会議準備」「会議中」「会議後」の3つのフェーズに分けて整理し、すぐに実践できる具体的な改善策をご紹介します。

会議をチームにとって価値ある時間へと変えていき、生産性の向上も促しましょう。

１）【会議準備】の課題と改善方法

会議準備段階の課題と改善方法を紹介します。

	課題	改善方法
1	会議の目的や議題が不明確である	目的・目標・アジェンダの「3点セット」を事前に共有
2	同じような会議がある	会議を整理・統合し、設計し直す
3	必要のない会議が惰性的に行われている	「何のためにやっているのか？」を定期的に見直す
4	会議がただの情報共有になっている	情報共有は「会議以外」で効率化する
5	会議の概要や事前情報が共有されていない	インビテーションで「考える準備」を促す
6	会議の参加者に過不足がある	参加者は「目的に基づいて」適正に選ぶ
7	レイアウトが適切でない	会議の目的に応じてレイアウトを「戦略的に」選ぶ

1-1. 会議の目的や議題が不明確である

目的や議題が曖昧なまま会議を始めてしまうと、話が逸れやすくなり、関係のない議論が膨らみがちです。
また、目的や議題が知らされていな会議では参加者は何も準備ができないため、的確な意見が出にくくなります。

準備不足や情報のズレが重なることで、議論は深まらず、時間だけが過ぎていき、会議の生産性や成果が大きく損なわれます。

改善方法：目的・目標・アジェンダの「3点セット」を事前に共有

会議の質を高めるには、「目的・目標・アジェンダの3点セット」の明確化が不可欠です。

この3点を事前に参加者へ共有し、当日も冒頭で確認することで、会議全体が同じゴールに向かって進む状態がつくれます。

例えば、アーティエンスが経営会議を行う際には以下のような目的・目標・アジェンダを設定しました。

このように、会議の「目的・目標・アジェンダ」を事前に共有し、当日も冒頭で確認することで、参加者全員が共通認識を持って会議に臨むことができます。

全員が同じゴールに向かって議論できるため、意見や判断にも軸が生まれ、短時間で本質的な議論がしやすくなります。その結果、会議の質や意思決定のスピードが格段に高まります。

1-2. 同じような会議がある

内容や目的が似たような会議が複数存在すると、情報や意見が重複し、時間やリソースが無駄になってしまいます。

意思決定のスピードが落ちるだけでなく、「またこの話か…」という空気が生まれ、参加者のモチベーションや会議への集中力も低下します。

改善方法：会議を整理・統合し、設計し直す

会議の重複をなくし、意思決定のスピードと質を高めるには、全体を俯瞰して、テーマや役割が重複していないかを整理しましょう。整理する際は下記のことを意識すると良いです。

これらのポイントを踏まえ、ただ会議をまとめるのではなく、目的に沿って設計し直す視点を持つことが重要です。

アーティエンスが支援した会社では、会議の構成を見直し、目的別に再整理した結果、会議時間・工数が30～50％削減されたというケースもありました。

ムダな会議がなくなることで、重要なテーマに集中できる環境が整い、組織全体の動きが加速していきます。

【関連記事】会議の質を左右するアジェンダのテンプレート集

1-3. 必要のない会議が惰性的に行われている

本来は不要な会議が、慣習的・惰性的に続けられているケースも少なくありません。

例えば「毎週〇曜日は定例会議」といったように、目的が曖昧なままルーチン化された会議は、内容に乏しく、何も生み出さないまま時間だけが過ぎてしまいます。

内容が形骸化していても「いつもやっているから」という理由で続けてしまうと、参加者の時間やエネルギーを浪費し、生産性を下げる要因となります。

改善方法：「何のためにやっているのか？」を定期的に見直す

惰性で続いている会議を見直すには、「その会議は本当に必要か？」という問いを定期的に立てることが重要です。特に、次のような問いでチェックすると効果的です。

目的や議題があいまいなまま開催する会議では、時間をかけても何も決まらず、成果も生まれません。場合によっては「実施しない」という判断必要な場合もあります。

実際に会議の見直しによって時間やリソースが確保され、本来の業務への集中が促されたケースもあります。

「続けることが目的」になってしまっていないかに注意し、定期的に会議の存在理由を見直していきましょう。

1-4. 会議がただの情報共有になっている

本来、会議は意見を出し合い、意思決定や方向性を決めるための場です。

しかし、報告の読み上げや進捗の共有だけで終わる「情報伝達の場」になってしまっているケースも少なくありません。

意見交換や意思決定の必要がない情報共有であれば、会議という形にする必要はなく、他の手段でも十分に対応できます。

改善方法：情報共有は「会議以外」で効率化する

情報共有が目的の内容は、会議ではなく以下の手段で対応しましょう。

これにより、参加者は自分のペースで情報を確認でき、会議に時間を割かずに済みます。

さらに、全体のスケジュールを圧迫せずに済むため、空いた時間を「議論が必要な会議」や「集中すべき業務」にあてられるようになります。

1-5. 会議の概要や事前情報が共有されていない

会議の質が上がらない要因のひとつに、「会議の背景や情報が事前に共有されていない」ことが挙げられます。

概要や資料が届かないまま会議に参加すると、参加者は議題への理解が浅いまま場に臨むことになり、議論が表面的になったり、発言が出にくくなったりします。

結果として、結論が出ないまま時間だけが過ぎる、不毛な会議になってしまいかねません。

改善方法：インビテーションで「考える準備」を促す

この課題を解決するには、会議のインビテーション（招待）段階から、次の3点の事前共有を行うことが効果的です。

これらを事前に共有しておくことで、参加者は「何について・どんな立場で」考えるべきかが明確になり、会議に向けた準備ができます。

なんとなく参加するのではなく、考えを持った上で臨むことで、当日の議論が深まり、参加者の主体性も引き出されます。考える前提をつくることで、その場の密度が大きく変わります。

1-6. 会議の参加者に過不足がある

会議に「誰が参加するか」は、会議の質を左右する重要な要素です。
人数や構成に過不足があると、議論がかみ合わなかったり、意思決定に必要な視点が欠けてしまったりと、生産性が大きく低下します。

例えば、人数が多すぎると発言の機会が減り、話がまとまらなくなりがちです。
逆に、人数が少なすぎると、視点の偏りや情報の不足により、議論が浅くなってしまいます。

改善方法：参加者は「目的に基づいて」適正に選ぶ

最適な会議人数の目安は7人以下です。（※あくまで目安であり、会議の内容や目的によって異なります）

実際、米コンサルティング会社ベイン・アンド・カンパニーのパートナー、ジェームズ・ルート氏の調査では、「会議の参加者が7人を超えると、1人増えるごとに生産性が約10％下がる」とされています。

適切な人数にするためには、まず「この会議で何を決めたいか」を明確にしたうえで、

・その意思決定に必要な情報を持っている人
・議論の当事者として意見が求められる人

に限定して参加者を選びましょう。

「とりあえず呼んでおこう」はNGです。参加をお願いする理由が説明できるかを基準にすると、自然と必要なメンバーに絞り込めます。

人数と構成が適正になることで、議論の質・スピード・納得感がすべて向上し、「やってよかった」と思える会議になります。

1-7. レイアウトが適切でない

会議の成果を高めるためには、レイアウトも重要な要素です。
場のつくり方一つで、参加者の発言量や思考の深さが変わり、会議の質に大きな影響を与えます。

例えば、ブレインストーミングのように自由な意見交換を促したいときに、コの字型のレイアウトでは話が広がりづらくなってしまいます。
反対に、情報提供が中心なのに島形式で座っていると、無駄な雑談が増えてしまうこともあります。

改善方法：会議の目的に応じてレイアウトを「戦略的に」選ぶ

会議の効率や参加者の集中力を高めるためには、レイアウトの選択にも意図を持ちましょう。

主なレイアウトの特徴と、使い分けのポイントは以下の通りです。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより一部抜粋

レイアウト形式	主な用途	特徴	注意点
スクール形式	講義・研修	前を向いて話を聞くのに適している	一方向の場になりやすく、双方向のやり取りには不向き
コの字形式	プレゼン・上申会議	発言者に注目しやすい	評価の文脈が強くなり、発言しづらくなることも
島形式	グループワーク・会議	対話や協働を促進できる	距離がありすぎると一体感が生まれにくい
シアター形式	講演・説明会	開放的でやわらかい雰囲気	メモを取りづらく、机が必要な場合は工夫が必要
バズ形式	ワークショップ	密な対話を促しやすい	距離感が近すぎると圧を感じる人もいる
サークル形式	対話・リフレクション	お互いの顔が見えて安心感がある	スクリーンなどの視認性には配慮が必要

このように、会議のレイアウトは「空間のデザイン」そのものです。
場の雰囲気や参加者の心理に影響を与え、発言のしやすさ・集中度・アイデアの質を左右します。

「なんとなく会議室に集まる」のではなく、目的に合わせてレイアウトを選ぶことで、会議の空気感が変わり、議論の質も高まります。

２）【会議中】の課題と改善方法

会議中の課題と改善方法を紹介します。

	課題	改善方法
1	会議で意見が出ない	①：会議外の小さな相談から関係性を築く ②：発言には必ず肯定的なリアクションを返す ③：ファシリテーターが場の反応に注意を払い、リアクションの質を整える ④：発言が評価に影響しない安心感と、フィードバックの透明性を整える ⑤：安心して発言できるルールを設ける ⑥：ファシリテーターが中立的に役割を調整する ⑦：意見がどう扱われたかをフィードバックする ⑧：発言のタイミングを明確にする ⑨：整理の時間とフレームワークを用意する ⑩：理解度を確認し、不明点を明らかにする ⑪：役割や責任を明確にし、思考の余白を与える
2	会議が停滞し、前に進まない	進行役と役割を明確にする
3	会議の最中に内職をしている	役割や期待を明確に伝え、「関わる必然性」をつくる
4	会議が“空中戦”になってしまう	前提情報を明確にし、共通認識を持った状態で会議に臨む
5	会議内で対立を乗り越えられない	対立を言語化・可視化し、建設的な解決策を探る
6	特定の人だけで意思決定がされてしまう	意思決定のルールをあらかじめ決めておく
7	意思決定が先延ばしされる	①：会議時間に見合ったアジェンダを設計する ②：意思決定のルールを事前に定めておく
8	会議の時間が延長される	終了時間を厳守し、目的達成に向けて時間配分を最適化する

2-1. 会議で意見が出ない

会議で意見が出ないという課題に直面している組織は少なくありません。意見が出ない背景には、心理的なブレーキや環境的な問題など、さまざまな要因が絡んでいます。

以下では、よく見られる要因とその改善方法についてご紹介します。

①意見を言って辛い思いをした経験がある
過去に発言したことで否定されたり、疎外感を味わった経験があると、「また傷つきたくない」という気持ちから発言を避けるようになります。

改善方法①：会議外の小さな相談から関係性を築く

まずは日常の雑談や軽い相談の中で、「あなたの意見が受け入れられた」という経験を積んでもらうことが大切です。

例えば「この資料のタイトル、どちらが良いと思う？」「お土産、AとBどっちがいいかな？」など、選択肢のある相談から徐々に関係性を深め、安心して発言できる土台をつくります。

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②自分の意見に価値がないと思っている
意見を無視された経験などにより、自己評価が下がり、発言する意味を感じられなくなっています。

改善方法②：発言には必ず肯定的なリアクションを返す

「なるほど」「その視点も面白いね」といった言葉をかけ、発言の価値を認めましょう。
たとえ内容に課題があっても、「言ってくれてありがとう」と発言への感謝を伝えることが次の発言への後押しになります。

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③意見を言うと嫌そうな顔をされた
発言時にネガティブな表情やリアクションをされると、発言自体がストレスになってしまいます。

改善方法③：ファシリテーターが場の反応に注意を払い、リアクションの質を整える

ファシリテーターや会議の進行役が、発言者の表情や周囲の反応をしっかり観察し、不適切な反応が見られたときはその場でフォローを入れましょう。

例えば、発言後に表情が曇る参加者がいたら、「今の意見、とても大事な観点ですね。ほかの方はどう感じましたか？」と補足して、否定的な空気を打ち消すことが重要です。

また、日常的に「相手の話を歓迎する姿勢」や「まずは受け止める」空気を醸成することで、発言への心理的ハードルを下げることができます。

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④意見を言うことで評価が下がった経験がある
発言した結果ネガティブな評価を受けた経験があると、再び同じ目に遭うことを恐れて黙ってしまいます。

改善方法④：発言が評価に影響しない安心感と、フィードバックの透明性を整える

「意見を言ったことが評価を下げる材料にならない」という共通認識を、マネジメント層が明確に示す必要があります。

また、発言に対して上司が無反応だったり、軽く否定するような反応をしていた場合、本人は「評価が下がった」と感じやすいので、発言後のリアクションの質も重要です。意見の良し悪しではなく、意見を出した行動自体を認めるフィードバックを徹底しましょう。

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⑤意見を言うことに恐怖心がある
「否定されたらどうしよう」といった不安から、発言を避けてしまいます。

改善方法⑤：安心して発言できるルールを設ける

「否定はしない」「まず受け止める」「探究の姿勢で聴く」などのグランドルールを事前に共有しましょう。

ファシリテーターがルールの意図まで説明し、守られる空気をつくることが大切です。

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⑥意見を言うとその仕事を押し付けられる
発言によってタスクが増えると感じている場合、負担回避のため発言を控えるようになります。

改善方法⑥：ファシリテーターが中立的に役割を調整する

発言内容と担当を自動的に結びつけず、「誰が適任か」を改めて会議で相談する設計にしましょう。

役割分担の透明性があれば、安心してアイデアを出せるようになります。

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⑦意見を言っても変わらないと諦めている
これまで発言しても改善されなかった経験があると、発言そのものに意味を感じられなくなります。

改善方法⑦：意見がどう扱われたかをフィードバックする

反映できなかった場合でも、「こういう理由で見送った」と経緯を共有することで、軽視されていないと感じられます。

検討プロセスを可視化することで信頼が生まれます。

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⑧意見を言う機会がない
発言のタイミングや雰囲気がなく、「言っていいのかわからない」という心理状態です。

改善方法⑧：発言のタイミングを明確にする

「〇〇についてどう思いますか？」「ほかに視点のある方いますか？」など、問いかけを明確にし、発言を歓迎する姿勢を示しましょう。

今が発言のタイミングだとわかるだけで、心理的ハードルが下がります。

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⑨意見をうまく伝えられない
考えはあっても、言語化できない、うまく整理できないことで発言をためらうケースです。

改善方法⑨：整理の時間とフレームワークを用意する

会議中に「1分間だけ考える時間を取りましょう」と個人の思考時間を設ける、5W2Hなどのフレームを提示して書き出してもらう、などの工夫が有効です。

「まとまっていなくても話していいよ」と伝えるだけでも安心感につながります。

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⑩会議の話を理解できておらず意見が持てない
内容の把握が不十分だと、意見が浮かばず発言に至りません。

改善方法⑩：理解度を確認し、不明点を明らかにする

「今の話で不明点はありますか？」「理解度を5段階で教えてください」など、進行中に理解の状態を見える化しましょう。

理解のズレを早期に発見し、補足説明を行うことが重要です。

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⑪仕事に主体的ではなく意見を考えていない
自分の役割意識や当事者意識が薄いと、思考が止まり、意見そのものを考えない状態になります。

改善方法⑪：役割や責任を明確にし、思考の余白を与える

「あなたにはこの視点で意見をもらいたい」「今後こういう役割を期待している」と言語化して伝えた上で、「どう思う？」と問いかけてみましょう。

押しつけではなく、考えてもらう設計にすることで主体性が育ちます。

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意見が出ない背景には、心理的な要因・関係性・場の設計など、さまざまな要素があります。どれか一つではなく、複合的な要因になっていることも多いため、相手の状況を丁寧に観察しながら、適切な関わりと場づくりを行っていくことが大切です。

【参考コラム】
社員が意見を言わない10の理由と対応策。意見を言わないことで組織に対して起きる10のリスクとは
必見！会議で「意見を言わない人」を巻き込むための具体的な進行術

2-2. 会議が停滞し、前に進まない

会議中に発言が出ず沈黙が続いたり、話が途中で止まってしまったりすることで、議論が前に進まない状態が生まれることがあります。

このような状況が続くと、会議にかかる時間が長引くだけでなく、ストレスの蓄積や意思決定の遅れにもつながり、生産性の低下を招きます。

背景にある要因として多いのが、「会議を進行する人がいない」ことです。

改善方法：進行役と役割を明確にする

会議が滞るのを防ぐには、会議の目的やアジェンダに沿って場を動かす「進行役」の存在が欠かせません。
特に以下の2つの役割は、あらかじめ設定しておくとスムーズに会議が進みます。

事前に役割を明確にしておくことで、会議中の「停滞」を防ぎ、議論が本題に集中しやすくなります。

【参考コラム】ファシリテーターと司会の違いは？事例で分かりやすく解説！効果的な会議を実現しよう

2-3. 会議の最中に内職をしている

会議中にもかかわらず、「内職」が発生している会議の原因の多くは、「自分の役割がない」「会議の内容に関わっていない」と感じていることにあります。

内職をされることで会議への集中が途切れ、情報の齟齬や大切な視点の見落としが起こりやすくなり、結果として会議の質そのものが低下してしまいます。

改善方法：役割や期待を明確に伝え、「関わる必然性」をつくる

会議中の内職を防ぐためには、「なぜ自分がこの会議に呼ばれているのか」を明確に伝えることが重要です。

例えば以下のような伝え方が有効です。

「○○の観点から意見がほしい」
「今回は○○部署としての視点が必要」
「この部分はあなたの経験が活きると思う」

このように、その人だからこそ期待されている役割を伝えることで、会議への参加意識と集中力が高まります。

また、ファシリテーターや議事録係などの運営上の役割を割り振ることも効果的です。

さらに、参加者が多すぎる会議では役割を持たない人が出やすくなります。「とりあえず呼ぶ」は避け、役割を明確に伝えられる人だけを招集することを意識しましょう。

参加者一人ひとりに「自分が関わる意味」がある状態をつくることで、内職は自然と減り、会議全体の集中力と生産性が高まります。

2-4. 会議が“空中戦”になってしまう

会議が空中戦になる原因は、参加者の前提が揃っていないことにあります。立場や認識が食い違ったまま議論が始まると、話がかみ合わず、合意形成や意思決定ができなくなります。

この状態が続くと、時間とリソースが無駄になり、参加者の不満や無力感が高まり、会議そのものへの信頼も低下します。

改善方法：前提情報を明確にし、共通認識を持った状態で会議に臨む

空中戦を防ぐには、参加者間での前提共有が不可欠です。会議前に以下の準備を行い、認識のズレを防ぎましょう。

共通の土台が整っていることで、議論は深まりやすくなり、結論までスムーズにたどり着くことができます。

2-5. 会議内で対立を乗り越えられない

会議中に対立が起きると、意見がぶつかり合い、議論が行き詰まることがあります。特に、参加者の間で目的や利害、前提が食い違っていると、相手の意見を受け入れにくくなり、自分の主張を強めてしまう傾向があります。

このような状態が続くと、合意形成ができず、意思決定ができないまま会議が停滞してしまいます。結果として、会議の成果が得られないだけでなく、参加者同士の関係性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

改善方法：対立を言語化・可視化し、建設的な解決策を探る

対立関係を乗り越えるためには、まず「どんな対立があるのか」を言語化し、見える化することが大切です。感情的にぶつかるのではなく、事実や立場の違いを明らかにし、共通の理解をつくることがスタートになります。

そのうえで、状況に応じて以下の4つのアプローチ（保留・分配・交換・創造）を使い分けましょう。

会議中に対立が発生すること自体は、健全な議論の一部ともいえます。重要なのは、対立から目をそらすのではなく、その本質に目を向け、対話によって最適な合意点を見出すことです。

適切なプロセスを踏めば、対立を「生産的な議論」へと変えることが可能です。必要に応じて、ファシリテーターが対話の流れを整えることも有効です。

2-6. 特定の人だけで意思決定がされてしまう

会議で実質的に一部の人の意見だけが採用されてしまう状態では、参加者の意見が十分に反映されず、公平な意思決定が行われません。これでは議論の多様性が失われ、会議の質そのものが低下します。

また、発言しても反映されない状況が続くと、他の参加者は「参加する意味がない」と感じるようになり、会議への関与度も下がっていきます。

改善方法：意思決定のルールをあらかじめ決めておく

このような偏った会議を防ぐには、あらかじめ「どう意思決定するか」というルールを明確にしておくことが重要です。

意思決定のルールとは、会議における判断の仕方やプロセスをあらかじめ共有し、誰もが納得感を持てるようにするための枠組みです。公平性と透明性が保たれることで、参加者が会議への意味を見出しやすくなります。

例えば以下のような工夫があります。

このように、意思決定ルールを明確にし、多様な意見を公平に取り入れる場づくりをすることで、参加者全員が主体的に関わる会議が実現できます。結果として、判断の質も深まり、組織にとって意味ある意思決定につながります。

2-7. 意思決定が先延ばしされる

会議でなかなか意思決定がなされず、次回以降に持ち越されてしまう状態が続くと、業務が前に進まず、組織全体のスピード感も失われてしまいます。

意思決定が先延ばしになる主な原因は、以下の2つです。

①アジェンダが適切でない
議題の量が多すぎたり、優先順位があいまいなままだと、会議時間内に結論を出すことが難しくなります。結果として、話し合いだけで終わり、意思決定は次回に持ち越し、という状況が生まれます。

②意思決定のルールがない
会議の中で、どのように決めるのかが決まっていないと、「誰が判断するのか」「何をもって決定とするのか」があいまいになり、話し合いが宙に浮いたまま終わってしまいます。

それぞれの原因に合わせた改善方法を紹介します。

改善方法①：会議時間に見合ったアジェンダを設計する

会議の目的に沿って、議題の数や内容を精査しましょう。すべての議題を時間内に議論・決定できるかを事前に見極め、優先順位をつけたアジェンダを設計することで、意思決定までたどり着ける確率が高まります。

改善方法②：意思決定のルールを事前に定めておく

「誰が最終的な判断をするのか」「どのような基準で決定するのか（全会一致・多数決など）」といったルールを、あらかじめ会議の中で共有しておきましょう。プロセスが明確になれば、判断に迷いがなくなり、先延ばしを防げます。

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意思決定を先延ばしにしないためには、アジェンダ設計とルール設定の2点を事前に整えておくことが不可欠です。

この2つが明確であれば、議論はスムーズに進み、時間内に納得感のある決定にたどり着くことができます。

2-8. 会議の時間が延長される

予定していた終了時間を過ぎても会議が終わらない状態が常態化すると、参加者の時間やリソースを無駄に消費してしまいます。集中力が切れやすくなり、議論の質や意思決定の精度が下がるリスクも高まります。

改善方法：終了時間を厳守し、目的達成に向けて時間配分を最適化する

会議の終了時間は必ず設定し、それを前提に進行することが基本です。ファシリテーターや司会者は「時間内に会議の目的を達成する」ことを意識し、時間配分を適切にコントロールしましょう。

どうしても時間内に結論が出ない場合は、その時点での進捗や整理された論点をまとめ、一度区切りをつけたうえで、必要に応じて別途フォローの場を設けるとよいでしょう。

また、会議の設定時間は慣例的に30分や1時間で区切られがちですが、すべての会議がその時間を必要とするとは限りません。15～20分など短めに設定することで、効率的な進行と集中力の維持につながります。

「終わらせる」ことを前提に会議を設計し、参加者の時間を尊重する文化を根づかせましょう。

３）【会議後】の課題と改善方法

会議後の課題と改善方法を紹介します。

	課題	改善方法
1	会議で決まったことが覆される	納得度の高い結論と「変更ルール」を明確にしておく
2	議事録がわかりづらい・抜け漏れがある	構造的・論理的に「次につながる議事録」を作成する
3	議事録の共有が遅い・共有されない	共有のタイミングと手段を事前に決めておく
4	会議での決定事項が実行されない	①：スケジュールを明確に立てる ②：進捗を“見える化”する仕組みを持つ ③：会議中に“コミット”を引き出す

3-1. 会議で決まったことが覆される

会議で合意した内容が、別の会議や上司の一言であっさり覆される状況が続くと、参加者は「この会議に意味があるのか？」と感じるようになります。

せっかく時間をかけて議論・決定したにもかかわらず、その結果が無効化されることで、会議への信頼感や参加意欲が大きく低下します。これは、組織全体の意思決定プロセスに対する不信感にもつながりかねません。

改善方法：納得度の高い結論と「変更ルール」を明確にしておく

まずは、会議の中で抜け漏れや曖昧さを残さず、あらゆる視点を丁寧に議論して納得度の高い結論を導き出すことが重要です。

そのためには、必要な情報やデータを事前に共有し、関係者全員が十分な準備をした上で議論に参加できるようにします。また、多様な意見が出た際は、ホワイトボードやツールを活用して整理・可視化することで、論点を明確にし、意思決定の納得感を高めることができます。

さらに、会議後に決定が変更される可能性がある場合には、「どのような条件で変更があり得るのか」を事前にルールとして定めておくことが有効です。

例えば、
・重大な外部要因の変化があった場合
・会議参加者では判断できない経営レベルの意思が必要な場合

といった条件を明確にすることで、変更が発生しても納得しやすくなり、会議そのものへのモチベーションや信頼を損なうことを防げます。

【参考コラム】「決定事項が進まない会議」に陥る原因と７つの解決策

3-2. 議事録がわかりづらい・抜け漏れがある

議事録に不備があると、次回の会議で前提や経緯の確認に時間を取られたり、決定事項の誤解が生まれるなど、会議の効果が大きく損なわれてしまいます。

特に、内容がわかりづらかったり、重要な情報に抜け漏れがあると、会議後の行動にズレが生じ、関係者間での認識齟齬や対応遅れにつながりやすくなります。

改善方法：構造的・論理的に「次につながる議事録」を作成する

議事録の質を高めるには、テンプレートを整えたうえで、構造的かつ論理的に記録を行うことが重要です。特に、次回の会議や実務にスムーズにつながるような書き方を意識しましょう。

 議事録テンプレートに含めたい項目は以下の要素です。

 記録時に意識したいポイントは以下の点です。

このように、議事録を“ただの記録”ではなく“次に動くためのツール”として捉えることで、会議全体の質とスピードを大きく向上させることができます。

3-3. 議事録の共有が遅い・共有されない

会議後に議事録の共有が遅れたり、そもそも共有されない状態が続くと、意思決定の浸透や業務の遂行に支障が出ます。
決まった内容が関係者に伝わらず、同じ議論を繰り返したり、誤った認識のまま業務が進んでしまうなど、非効率が生まれやすくなります。

改善方法：共有のタイミングと手段を事前に決めておく

議事録の共有遅れを防ぐには、「いつ」「どうやって」共有するかをあらかじめルール化しておくことが重要です。

＜共有ルールの例＞
・会議終了後30分以内に関係者へメールで送付
・共有用のオンラインドキュメント（Google DocsやNotionなど）を活用し、会議中に作成し始める
・事前にURLを共有し、会議終了後にはすでに確認できる状態をつくる

このように、議事録の共有を“属人的な作業”にせず、プロセスとして仕組みに落とし込むことで、共有漏れや遅れを防ぎ、会議後のアクションにつなげやすくなります。

3-4. 会議での決定事項が実行されない

会議でしっかり決めたはずのことが、現場で実行に移されない状態が続くと、せっかくの会議が無意味になり、成果にもつながりません。

実行に至らない主な原因は以下の3つです。

①適切なスケジューリングが立てられていない
納期や必要なタスクが具体化されておらず、何をいつまでにやるかが曖昧なまま進められない状態になっているケースです。ゴールが見えていないと、行動に結びつきません。

②プロジェクトが管理されていない
進捗確認やタスクの割り振りがされていないことで、タスクがどこで止まっているかもわからず、気づかないうちに放置されてしまうことがあります。

③決定事項へのコミットが低い
決定事項への実行力が弱い会議では、参加者の「やらされ感」が強く、当事者意識が薄いため、実行に向けた主体的な行動が起こりにくくなります。

それぞれの原因に合わせた改善方法を紹介します。

改善方法①：スケジュールを明確に立てる

会議で納期とアウトプットのイメージを具体的に設定し、タスク・関係者・必要な準備物などを整理しておきましょう。そうすることで、実行可能なスケジュールが見えてきます。

「何を、いつまでに、誰が、どうやるのか」が決まっていないと、決定事項が漠然としたまま行動に移されません。

早い段階でスケジューリングしておくと、タスク量の多さやリソース不足にも気づきやすく、現実的な調整が行えます。

改善方法②：進捗を“見える化”する仕組みを持つ

プロジェクトマネージャーや担当者を明確にし、タスク管理・進捗確認を定期的に行いましょう。

併せて、関係者間でのこまめな情報共有や相談のしやすい関係性づくりも重要です。

「今どこまで進んでいるか」「何に困っているか」が共有されることで、調整や支援がスムーズに行えるようになります。

改善方法③：会議中に“コミット”を引き出す

会議の場でコミットメントを高める設計が必要です。
参加者全員が自分の意見を出し、納得感のある議論の末に意思決定された内容であれば、行動への意欲も高まりやすくなります。

意思決定後に「この件、やり切れそうですか？」「今の気持ちを10点満点で表すと？」などの問いかけをすることで、本人の意思を引き出すことができます。

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会議で「決める」だけでなく、「実行される」状態をつくることが、成果を出すための鍵となります。

なお会議の進め方については「会議の進め方改善｜非効率な原因と８つのコツを知り、会議の質を高める」のコラムもご覧ください。

４）会議改善は日々のコミュニケーションからも可能

会議をよりよい場にするためには、会議の場そのものを工夫するだけでなく、日々のコミュニケーションの積み重ねが大切です。

ここでは、そのための２つのポイントをご紹介します。

4-1. 建設的に話し合える信頼関係を築く

1つ目のポイントは、建設的に話し合える信頼関係を日々のコミュニケーションの中で築いておくことです。

会議の場だけで「自由に意見を出してください」と声をかけても、普段から信頼関係ができていなければ、参加者は発言をためらいがちです。

安心して意見を交わせる関係があれば、異なる考えや視点も素直に共有でき、意見交換が「対立」ではなく「対話」になります。そのため新しいアイデアも生まれやすいです。

そのためには、会議以外の場で相手の背景に関心を持ち、理解し合うことが大切です。

具体的には以下のようなことが挙げられます。

こうした日常のやりとりが信頼関係の土台となり、会議の場でも安心して意見を出し合える雰囲気につながります。
信頼関係の築き方については「職場で信頼関係を築くために大切な８つのこととは」もぜひ参考にしてみてください。

4-2. 全体最適の意識を育む

2つ目のポイントは、全体最適の意識を日々のコミュニケーションの中で育むことです。

会議の場だけで「全体最適を意識しましょう」と声をかけても、普段の関わりの中で自部署の利益だけを考えて行動していれば、意識はなかなか変わりません。

日常的に
「この取り組みは組織全体にどんな影響があるだろう？」
「他部署の状況はどうだろう？」
「相手の立場に立って考えるとどう見える？」
といった視点で対話を重ねておくことが、会議の場でも自然と全体最適を考える土台になります。

具体的には以下のようなことが挙げられます。

こうした日々のやり取りの中で、「自分だけでなく、みんなで成果を出す」という意識が少しずつ育っていきます。

その積み重ねが、会議の場での発言や行動にも自然と表れ、対立ではなく、建設的な意見交換へとつながります。

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会議をよりよい場にするためには、会議中の工夫だけでなく、日々のコミュニケーションの積み重ねが欠かせません。

ふだんから信頼関係を築き、全体最適の視点で対話を重ねておくことで、会議の場でも安心して意見を出し合い、協力し合える土台ができます。

まずは、身近な1on1や日常の対話から、一歩ずつ実践してみましょう。

５）まとめ｜会議の改善には「ファシリテーターの育成」が効果的

本コラムでは、会議によく見られる課題をもとに、それぞれの具体的な改善策をご紹介しました。

まずは、自社の会議で起きている課題に当てはまるものから着手し、小さな工夫から取り入れていくことが大切です。

アーティエンスでは、会議を根本から良くしたい企業様に向けて、ファシリテーターの育成を公開講座・講師派遣型の両方で提供しています。

ファシリテーターが育つことで、
・会議の生産性向上
・意思決定の迅速化
・チーム内の相互理解と信頼感の強化
といった、組織にとって多くのプラスが生まれます。

「今の会議を変えたい」「もっと前向きな議論ができるようにしたい」――
そんな想いをお持ちの方は、ぜひこちらからお気軽にお問い合わせください。

会議を改善することで、組織にポジティブな影響を与えられるようにしましょう。