会議の効率化が進む11の対策案｜無駄な時間を削減しよう

「会議を効率化したい！無駄な時間が多い！」

そんな想いで、本コラムに辿り着いた方が多いのではないでしょうか。

会議が次のような状態になってしまうと、会議が無駄と感じることが多くなります。

・会議が惰性的になっている
・適切に進まずに物事が決まり切らない
・意見が出ずに停滞している

このような会議では、会議よりも他の仕事をしたいと思う社員も増えるでしょう。

ただし、会議の時間にも人件費はかかっています。組織として質の良い時間にしてほしいと願うのも当たり前です。

そこで本コラムでは目的達成のために必要な時間と労力を最小限に抑えるための、会議の効率化が進む対策案をお伝えします。

本コラムを参考に、今の会議の効率化を進めていきましょう。

１）【11の原因別】会議の効率化が進む対策案

	原因	対策
会議前	同じような会議が行われる	会議全体を整理する
	会議の目的・目標が不明確	会議の目的・目標を明確に言語化して、共通認識を持てるようにする
	会議の概要や事前情報が共有されていない	会議のインビテーション（招待状）を送る
	会議の参加人数が適切でない	適切な人数で実施する（7名以下）
	会議に必要な備品の準備ができていない	会議の事前準備の大切さを理解し、準備を丁寧に行う
	会議の内容にあったレイアウトになっていない	会議の内容にあったレイアウトを用意する
会議中	意見を言いづらい雰囲気がある	・会議のグランドルールを設ける ・意見を言う機会を作る ・チェックインで話す練習の時間を設ける
	会議を進行する人がいない	ファシリテーター・司会を含めた会議での役割を明確にする
	会議が延長される	会議の終わりの時間を定め、守る
	会議への参加意欲が低い	会議参加者の仕事に向き合う姿勢を改善する
	議事録がわかりづらい	・議事録のテンプレート作成 ・ロジカルシンキングを用いて速記 ・次の会議につながる書き方を意識

これらについて具体的に説明します。

同じような会議が行われる

同じような会議が頻繁に行われることは、会議の効率性を低下させる要因の一つです。
情報や意見の重複が生じ、時間が無駄になるだけでなく、意思決定のプロセスが遅くなることもあります。

また、同じような会議が続くことで、参加者のモチベーションや関心が低下し、会議への参加意欲が減退する可能性もあります。

「同じような会議が行われる」場合の対策

同じような会議が頻繁に行われる場合の対策として、会議全体を整理することが必要です。

同じようなテーマや内容を扱う会議を統合し、効率的な会議スケジュールを作成することで、参加者の負担を減らし、時間やリソースの無駄を削減できます。

会議を統合した際は、統合した後の会議の目的・目標をあらためて検討しましょう。ただAとBという２つの会議を一緒にしただけでは効率化にはなりません。

会議のアジェンダにダブりや漏れがないか、参加者はAとBの会議に参加していた人全て必要か、全体の時間は統合前のよりも縮小できないか、など、統合した会議の質を良くするために会議をデザインし直すことが必要です。

当社の事例では、時間・工数が30～50%弱削減できたケースがあります。

会議の目的・目標が不明確

会議の目的・目標が不明確であることも会議が効率的に進まない理由の一つです。
目的・目標が不明確なまま会議が進行すると、参加者の焦点がぶれたり、議題から逸れる可能性がたかまり、効率的に進みません。

「会議の目的・目標が不明確」である場合の対策

会議の目的・目標が明確になっていない場合の対策として、会議の目的・目標を明確に言語化して、共通認識を持てるようにすることが必要です。

なんのための会議なのか、そのために今回の会議で何を決める／何を議論する必要があるのか、ということを明確にしておきます。

例えば、アーティエンスが経営会議を行った際の目的・目標は次のような内容です。

このような情報を会議の参加者に事前に共有し、また、会議の最初にもファシリテーターや司会が読み上げて確認し、共通認識を持った状態で会議に入れるようにします。

すると、会議の参加者が全員同じ方向を向いて歩めるため、会議が進みやすく、効率化にもつながります。

会議の概要や事前情報が共有されていない

会議を効率化できていない原因として、会議の概要や事前情報が共有されていないことが挙げられます。議題に関する深い理解や適切な準備ができず、議論が不毛に終わる可能性があるためです。

事前情報がなければ、参加者はなんとなく会議に出席してしまいます。意見を出すための情報が足りずに意見が出ない状態が続いたり、意見を考える時間が足りずに会議の時間が延長される、というようなことが起こります。

「会議の概要や事前情報が共有されていない」場合の対策

会議の概要や事前情報が共有されていない場合は、会議のインビテーション（招待状）を送りましょう。

会議の前にインビテーションを送ることで、参加者に会議の概要や目的、議題などの事前情報を提供できます。これにより、参加者は会議に備えるために必要な情報を事前に把握できるようになります。
また、会議の目的や議題に関連する資料やデータを共有することも可能です。

なんとなく会議に参加するという状況にはならず、参加者それぞれが主体的に参加しやすくなります。

会議の参加人数が適切でない

会議の参加人数が適切でない場合は、会議が非効率になりやすいです。適切な人数でない場合、会議の進行や情報共有が難しくなるためです。

多すぎる場合は、議題の進行が混乱し、時間の無駄が生じる可能性があります。一方で、少なすぎる場合は、必要な情報が揃わなかったり、多様な視点を持てずに、適切な判断を行えなくなる可能性があります。

「適切な人数でない」場合の対策

会議は適切な人数で実施することが必要です。会議の内容によって適切な人数は変動しますが、多くの場合7名以下あたりが適切な人数になります。

米コンサルティング大手ベイン・アンド・カンパニーで企業の組織論を専門とするパートナーのジェームズ・ルート氏によると、「会議はメンバーが7人を超えると、1人増えるごとに生産性が10％下がる」そうです。

参加者を決める際は、洗い出し絞っていくことが必要です。参加してもらう理由を明確に伝えられる人だけに絞ると、自然と適切な人数になるはずです。

会議に必要な備品の準備ができていない

会議に必要な備品が準備できていないことも、会議が効率的に進まない原因となります。会議の進行に支障が生じるためです。

例えば、会議が始まるまでにプロジェクターやスクリーンの準備が整っていないと、その設定に会議開始から2分程度は、会議の参加者が待機の時間を過ごすことになります。
また、印刷物の資料が揃っていないと、他の場所に取りに行って配布するという時間が必要になり、会議が中断されてしまいます。

「会議に必要な備品の準備ができていない」場合の対策

会議に必要な備品の準備ができていない場合は、会議の事前準備の大切さを理解し、準備を丁寧に行うことを意識しましょう。

事前に必要な備品や資料を確認し、不足や不備がないように事前に準備を行います。また、会議室の設備や備品の状態を確認し、問題があれば早めに修理や補充を行うことも必要です。

備品は会議の内容によって変わりますが、備品の例を参考までに紹介します。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより一部抜粋

会議の目的によって必要な備品をリスト化し、当日の準備がスムーズに行えるようにしておきましょう。

必要なものを必要なときに使用できる状態になっていることは、会議を効率化するためには欠かせません。

レイアウトが適切でない

会議の内容にあったレイアウトになっていることも、効率的に会議を行うために重要です。会議の内容に適したレイアウトは、参加者が議題に集中しやすくし、効率的な議論を促進します。

例えば、ブレインストーミングとしていろんな意見を出していきたい、という際に、コの字形式のレイアウトにしていると、意見を活性化することは難しいです。

島形式や、バズ部形式のほうがいいでしょう。
参加者がどのように座るかで意見の出やすさなどが変わるため、会議の効率さに影響します。

「会議の内容にあったレイアウトになっていない」場合の対策

レイアウトの種類を知り、会議の内容にあったレイアウトを用意しておくことが大切です。
場のセッティングを行うことで、会議やワークショップの場の質が上がります。

レイアウトは下記の図のようにさまざまあるため、会議の内容に適切なレイアウトを選択しましょう。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより一部抜粋

資料を見ながら話を聞くなど、スピーカーの話を聞きながらの作業が必要な場合は、スクール形式やコの字形式が良いです。

スピーカーの話を聞くことがメインの時はシアター形式やバズ形式がおすすめです。
グループでの議論が多い時は島形式、対話がメインな時はサークル形式などがよく使われます。

意見を言いづらい雰囲気がある

会議で意見を言いづらい雰囲気があることも、会議が効率的に進まない原因の一つです。参加者が自由に意見を述べづらくなり、議論が進んでいかないためです。

意見を言いづらい雰囲気になる理由としては、次のことが考えられます。

・上司が意見に対して否定したり感情的になる
・発言のタイミングがわからない
・発言することに緊張する

会議では参加者それぞれの視点で意見を出し合い、より良い判断をしていくことが必要ですが、上記のような状態では、そのことが難しくなります。

「上司が意見に対して否定したり感情的になることで意見を言いづらい」場合の対策

上司が意見に対して否定したり感情的になるために、意見が出なくなっている場合は、会議のグランドルールを設けましょう。

グランドルールとは会議やコミュニケーションにおける基本的なルールを定めたものです。ルールを設けると参加者が互いに尊重され、安心感を持って意見を述べられる環境が整います。

例えば、グランドルールで「相手の意見の良し悪しをジャッジするように聞くのではなく、探究する姿勢で聴く」という内容を設けるとしましょう。すると意見に対しての否定的なコメントをするのではなく、なぜそのように考えたのか、という背景を理解しようとする場が創られていきます。

ルールの内容は会議で何を求めるかによって調整が必要です。ルールの作り方についてはこちら「プロファシリテーターが伝授！失敗しないグランドルールの作り方と扱い方」のコラムをご覧ください。

なお、ルールを設ける際は「ルールがなぜ大切か」を伝えることがとても重要です。ルールが、大切なものだという認知になると、自然とルールが守られるようになるためです。
ルールを設けている背景を含めて説明することで意見を言いやすい環境が整います。

「発言のタイミングがわからないために意見を言いづらい」場合の対策

意見を言うタイミングがわからないことが理由で意見が言えない場合は、意見を言う機会を作りましょう。
特に新入社員や移動してすぐの社員は、どのタイミングで意見を言うべきなのか、自分の意見を求められているのかがわからないためです。

会議の際にはファシリテーターを入れて、参加者全員が意見を言ってもいい場だということを伝え、「〇〇について意見がある方はどうぞ」などの問いを出すと、意見をいうタイミングがわかります。

意見を言ってもいいタイミングや意見を求められている場所が明確になっていると、意見が求められていることがわかり、意見を出しやすくなります。

「発言することに緊張するために意見を言いづらい」場合の対策

会議の参加者が会議の場に対して安心感を感じられずに緊張してしまい、意見を言えなくなっている場合は、チェックインで話す練習の時間を設けると良いです。

チェックインとは、研修やワークショップの始めに「その場に入る」ために用いられる導入ワークやアイスブレイクとして用いられます。
会議のはじめに、今の正直な気持ちや気になっていることなどをありのままに１分程度で話してもらいます。

会議で一度話す経験をすることで、大勢の前で話すことに慣れ、また他の参加者が自分の話を受け入れてくれるという感覚を得られるため、その後の意見を出しやすくなります。

緊張してしまう参加者にとっては、チェックインという練習を通じて緊張を和らげ、自信を持って意見を述べたれるようになります。

【参考コラム】
会議で意見が出ずに悩んでいる人必見！会議で意見を言わない人の特徴と対応策

会議を進行する人がいない

会議が効率的に進まない原因として、会議を進行する人がいないことも挙げられます。議題の整理や議論の促進が不十分になり、会議の効率が低下します。

議題が不明瞭なまま進行したり、話題が脱線して議論が混乱しやすくなります。また、議論が時間内に収束しないまま延長されることも起きやすくなります。

「会議を進行する人がいない」場合の対策

会議が進行する人がいない場合は、ファシリテーター・司会を含めた会議での役割を明確にすることが必要です。
ファシリテーター・司会と書記（議事録係）は決めておくと進行がスムーズになります。

ファシリテーター・司会は、会議の目的・目標・アジェンダを参考に会議を進行します。途中で話がブレた場合は話を戻したり、意見が停滞した場合は、問いを投げて場を動かせると、効率的な会議となります。

書記（議事録係）は、会議の内容を会議に参加していない人が見てもわかるようにし、会議後にやることが明確になり、次回以降の会議がスムーズになるように心かけます。

なお会議によって、ファシリテーターと司会を使い分けるといいでしょう。
ファシリテーターと司会の違いは、下記です。

・ファシリテーター：会議の進行を円滑にすすめ、目的を達成できるよう、中立的な立場から働き掛ける役割を担う人
・司会：会議などを滞りなくアジェンダ通りに進める人

両者の違いについて詳しい内容を知りたい方は、下記コラムをご覧ください。
【参考コラム】ファシリテーターと司会の違いは？事例で分かりやすく解説！効果的な会議を実現しよう

会議が延長される

会議が延長されることも、会議が無駄な時間と言われる原因です。終了時間がきっちり守られないと、延長することが当たり前になり、会議の進みが遅くなります。
また、参加者が集中力を保つことが難しくなり、議論の質や効率が低下するおそれがあります。

時間が守られないと会議が長引いて参加者の時間やリソースが無駄に消費されてしまいます。

「会議が延長される」場合の対策

会議の終わりの時間を定めて、しっかりと守ることが必要です。会議のファシリテーター（司会）は、時間を意識し、終了時間までに会議の目標を達成できるように会議を進めていく必要があります。

場合によっては会議のゴールを達成できないこともありますが、一旦その時間内で進んだ内容をまとめて終了し、続きについては別の会議の場所を設けるようにしましょう。

なお、会議の設定時間として、30分や1時間単位で設定されることが多いですが、少しでも無駄な時間を減らすためには、15～20分単位でおこなうと効率を意識しやすくなります。

会議への参加意欲が低い

会議参加者の会議への参加意識が低いことも会議の効率化にネガティブな影響をもたらします。会議に積極的に関与せず、議題に対する真剣な議論や意見交換が行われないためです。

意見が出ないために会議が停滞したり、会議が単なる形式的な場になりがちで、議題の本質的な解決や意思決定が困難になります。

「会議への参加意欲が低い」場合の対策

会議への参加意欲が低い場合は、会議参加者の仕事に向き合う姿勢を改善する必要があります。役割・責任範囲を明確にすることが必要です。

まずは組織としてどのような役割や責任を求めているのかを明確に伝えます。明確な目標や期待を提示することで、当人がどのような役割を果たすべきかを理解しやすくなります。
そして当人への期待と現状を比較して、差があることを理解し、その差をなくすために自分ができることを考えてもらいます。

ポイントは、自分で考えてもらう部分を設けることです。一方的に「〇〇をやって」と伝えと、やらされ感がまし、仕事への意欲、会議への意欲は低いままとなってしまいます。

自ら考えることで主体性が高まり、会議でも自分の役割を意識して参加してもらえるようになります。

議事録がわかりづらい

議事録がわかりづらいことも会議が効率的にならない原因です。議事録は、次回の会議の効率化に影響するためです。

議事録がわかりづらいために前回の振り返りをする際に混乱が生じたり、決定事項の誤解や意思疎通の問題が生じるおそれがあります。

また、議事録がわかりにくいと、会議に出席していなかった人や、会議後に会議の内容を見直したい人が、必要な情報を見つけるのが難しくなります。これによって、会議の議論や決定事項に関する不明確さや誤解が生じ、業務の効率性や円滑なコミュニケーションが損なわれるおそれがあります。

「議事録がわかりづらい」場合の対策

会議を効率化するための議事録を作成するためには、次のことを意識すると良いです。

・議事録のテンプレート作成
・ロジカルシンキングを用いて速記
・次の会議につながる書き方を意識

議事録のテンプレートとして、以下の欄は設けておきましょう。

会議前に記載できるところは記載しておきます。

会議中は、ロジカルロジカルシンキングを用いて速記します。
具体的には、下記内容を意識しながら行うといいでしょう。

　
これらの内容が記載されていると、振り返りもしやすく、また次回の会議でどこから話し始めたらいいのかが明確になります。すると、会議をスムーズに始められ、前回と議論がダブるということも起きないため、効率的に進められます。

会議が効率的に進まない原因はこのようなことが考えられます。一気に行うことは労力がいるため、できるところから少しずつ実践し、会議を効率化できるように改善していきましょう。

２）会議の効率化につながるツール

会議の効率化につながるツールを紹介します。現在はさまざまなツールがありますので、それらをうまく活用することも有効です。

日程調整ツール

日程調整ツールは、会議の開催日時を選定するプロセスを迅速化します。

電話やメールによる日程調整では、参加者全員の都合を合わせるのに時間がかかる場合があります。しかし、日程調整ツールを使用すると、参加者が都合の良い日時を簡単に選択できるため、会議の日程を効率的に決められるようになります。

ビジネスチャットを活用している組織は、チャットで下記のように記載して、ボタンの選択をしてもらうだけのやり方にするのも、日程調整の負担感を減少する方法です。

議題のタスクスピードにあった会議日時の設定ができると、会議の効率化につながります。

オンライン上での資料共有ツール

オンライン上での資料共有ツールを使用することで、参加者間での情報共有を容易にし、会議の進行をスムーズにできます。

例えば、会議中に新たな情報が必要になった場合や、資料の詳細を確認したい場合に、資料を共有するために印刷を行なったり、USBに資料を落として共有するということを行なっていると、その時間が無駄になります。
その点、オンライン上で資料を共有できれば、ツールを介してリアルタイムで情報を共有できます。

会議のリマインドツール

会議のリマインドツールを使用することで、参加者が会議に参加する日時や場所を忘れることなく、会議に備えることができます。

会議に遅れる人がおらず、時間通りに会議をスタートできると、待ち時間がなくなるため効率的です。
また、会議のリマインドを受けると、会議の参加者が予め必要な資料や情報を準備し、会議に効果的に参加できるため、会議の議論も効率的に行われやすいです。

時間管理ツール

時間管理ツールとして、タイマーなどがあると、各議題の時間が制限されるためダラダラ話して終わりになるということを避けられます。

各議題に対して適切な時間を割り当て、議題ごとのディスカッションが適切な時間内に収まるように調整できると、時間のムダを最小限に抑え、議題が適切に議論される環境を作れます。

また、参加者が残り時間を確認できる状態であれば、会議の進行状況を把握しやすくなり、参加者も時間を意識して適切なタイミングで議題を切り替えられます。

議事録ツール

議事録の負担を減らせるツールも積極的に活用しましょう。議事録が見やすく、適切な情報が記載されていると、前回の会議の振り返りをしやすく、会議の効率化につながります。

最近は議事録ツールとして、会議の内容を文字起こししたり、動画や音声データとして保存できるツールが出ています。
皆で意見を出し合う会議の場合は、議事録を書きながら意見を考えることは難しいため、そのような際は最新技術のツールを上手に活用していきましょう。

ただ、精度はツールによってまちまちのため、事前にどの程度の精度なのかを試しておくことをおすすめします。

会議の内容に合わせたツール

会議の内容によっては、次のようなツールを活用することも効率化につながります。

・ホワイトボードツール
・投票ツール
・ドキュメント
・エクセル
・パワーポイント

オンライン会議で参加者それぞれが異なる場所にいても、会議の参加者が一斉に操作できることで、話し合いが進みやすくなり、効率化につながります。
ただ、会議の時間にツールの操作説明をすることになってしまわないように、これらのツールに慣れていない人がいる場合は、事前に触って操作方法などを確認してもらいましょう。

タスク管理ツール

タスク管理ツールがあると、課題を整理し、担当者や期限を明確にできるため、会議で議論されたタスクを忘れることなく実行できるようになります。

タスクが実行されていないと、次回の会議で実行されていないタスクの調整に時間を使うことになってしまいます。そのような無駄な時間を作らないためにも、タスクが明確になっていて、現状確認できる状態になっていることが大切です。

現在はAIが発展し、会議を効率化するためのツールが増えています。これらのツールをうまく活用して、会議の効率化を助けてもらいましょう。

このようなさまざまなツールの中から自組織に合いそうなものを活用することも会議の効率化のために有効です。
なお、新たなツールを活用する際は、まずチームなどの小さい単位で試し、効率化のために活用できると判断できたら徐々に人数を増やしていくようにすることをお勧めします。使い方のルールやポイントが見えやすくなり混乱が起きづらいです。

３）まとめ｜会議の効率化にはファシリテーター育成がおすすめ

本コラムでは、会議を効率化して、目的を達成するために必要な時間と労力を最小限に抑えるための会議の進め方をお伝えしました。

会議が効率的に進まない11の原因と対策は以下の通りです。

	原因	対策
会議前	同じような会議が行われる	会議全体を整理する
	会議の目的・目標が不明確	会議の目的・目標を明確に言語化して、共通認識を持てるようにする
	会議の概要や事前情報が共有されていない	会議のインビテーション（招待状）を送る
	会議の参加人数が適切でない	適切な人数で実施する（7名以下）
	会議に必要な備品の準備ができていない	会議の事前準備の大切さを理解し、準備を丁寧に行う
	会議の内容にあったレイアウトになっていない	会議の内容にあったレイアウトを用意する
会議中	意見を言いづらい雰囲気がある	・会議のグランドルールを設ける ・意見を言う機会を作る ・チェックインで話す練習の時間を設ける
	会議で進行する人がいない	ファシリテーター・司会を含めた会議での役割を明確にする
	会議が延長される	会議の終わりの時間を定めて、しっかりと守る
	会議への参加意欲が低い	会議参加者の仕事に向き合う姿勢を改善する
	議事録がわかりづらい	・議事録のテンプレート作成 ・ロジカルシンキングを用いて速記 ・次の会議につながる書き方を意識

会議が効率的に進まない原因はこのようなことが考えられます。一気に行うことは労力がいるため、できるところから少しずつ実践し、会議を効率化できるように改善していきましょう。

２章で紹介したような、会議の効率化につながるツールをうまく活用することも有効です。

なお、アーティエンスでは会議を効率的に進めるために重要な役割を担うファシリテーター育成の研修を実施しています。

会議の時間を減らす、ことの影響はとても些細なことに見えるかもしれません。
しかし、会議に使っている労働時間、なかなか決まらない会議に参加するストレス、何も生み出さない会議に使っている人件費は大きなコストになっています。

１日に何時間もある会議の質を高めることは、やがて組織のパフォーマンスを高めることにつながります。

会議の質や効率化について少しでも課題意識があり、具体的な相談をしてみたいという方がいましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

会議の変革を通して、企業全体のパフォーマンスを高めていきましょう。