会議が非効率になる原因とは？会議の進め方のコツと効率化に成功した事例

「円滑に会議を進める方法が知りたい……」
「参加者の意見や本音を引き出すにはどうすればよいのだろう……」
「結論が出ないまま時間が過ぎてしまう……」

ファシリテーション研修の講師をしていると、このような悩みをよく聞きします。

これらの問題は「会議の進め方のコツ」を知るだけで解決できることも多いです。

本コラムでは、以下について解説しましょう。

・会議を効率的に進めるコツ8つ
・参加者の意見を引き出すコツ8つ
・時間内に会議を終わらせるコツ4つ

本コラムを読み終えたあとには、明日から使ってみようと思うコツを見つけられるはずです。

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1. 会議の種類と目的、会議の課題と非効率になる原因

本章では、会議の進め方の前提として、以下をお伝えします。

・会議の種類とそれぞれの「目的・目標・内容」例
・多くのビジネスパーソンが抱えている会議における課題
・会議が非効率になる原因

会議の種類とそれぞれの目的・ゴール

会議の種類は、大きく5つに分けることができます。

①｜情報共有・収集のための会議

目的	情報の流れをスムーズにし、経営判断や各部署の連携をスムーズにする
ゴール	過不足なく情報が行き渡り、また必要な情報を収集できている
内容例	営業会議で、 ・会社の方針を伝える ・現場の情報を収集し、事業部に報告する ・（必要に応じて）他部署に情報を共有する

②｜課題発見・解決のための会議

目的	情報・知識・知恵を出し合い課題を解決する ※ 起こりうる課題を事前に発見したり、より良くするための課題を創る
ゴール	抱えている課題や課題設定の相談ができ、共に解決したり、解決するためのアイディアを得られる
内容例	開発会議で、 ・サービスで起きているクレームを解決する ・リリースするサービスで起きそうな課題を発見し先手を打つ

③｜意思決定・合意形成のため会議

目的	適応解（やってみる価値があるもの）を意思決定し、全員の責任感を高める
ゴール	意思決定をおこなうために考えつくされ、強い想いをもってチームで意思決定する
内容例	経営会議で、 ・戦略・方針をはっきり決める ・意思決定したことに対して、結果につながるアクションを考える

④｜意識強化・行動促進のための会議

目的	戦略・戦術に関して、想いをもって具体的な行動ができるようにする
ゴール	不安や不満をなくすための議論・対話をおこない、覚悟を決めて粘り強く行動する
内容例	不安や不満をなくすための議論・対話をおこない、覚悟を決めて粘り強く行動する

⑤｜人材育成のための会議

目的	対話をとおして、社員と組織の成長をリンクさせる
ゴール	社員の成果・成長・貢献を振り返りながら、より価値発揮をするためアクションと支援してほしいことを決める
内容例	1on1ミーティングで、 ・仕事においてうれしかったこと、楽しかったこと、やりがいを感じたことを見つける ・さらに社員の強みを強化することと改善すべきことを決める

多くのビジネスパーソンが抱えている会議における課題

企業で活躍するビジネスパーソンは、会議においてどのような課題意識をもっているのでしょうか。

アイティメディア株式会社がおこなった会議に関する課題調査によると、「会議が長い」「会議が多い」と感じている人が多いという結果でした。

【参照元】無駄な会議、長時間会議……企業が抱える会議課題と、効率化への取り組み実態は：会議の削減／短縮に関する調査レポート – TechTargetジャパン 情報系システム

会議が効率的でないと会議参加者の時間が無駄になり、課題意識は強くなります。

また、業績の良い組織は会議の質が高く、逆に業績の悪い組織は会議の質が低い傾向があります。

株式会社ジェイアール東海エージェンシーがおこなった調査よると、以下の結果が出ています。

会議が起点となり組織運営がされているため、組織として会議の効果を高めながら効率化していくことが必要でしょう。

会議が非効率になる原因

会議が非効率になる原因は、大きく2つあります。

・会議のデザインがされていない
・ファシリテーターがいない

それぞれ詳しく解説していきます。

会議のデザインがされていない

会議のデザインがされていないと、無駄な会議が多くなり時間も長くなります。

たとえば、会議全体の連携が取れていないと、情報の流れがスムーズにならず、意思決定・課題解決の質の低下や、そもそも意思決定・課題解決ができない事態が起きます。

また個別の会議の質が高くないと、何度も同じ話になったり、議論の空中戦になることも多くあります。

会議を効率化していくためには、会議のデザインをする必要があります。

ファシリテーターがいない

会議にファシリテーターがいないと、以下のような問題が起きます。

・発言する人が偏る、または意見が出ない
・役職の高い人や声の大きい人の意見で決まり、参加者のコミットが低い
・迎合・忖度した発言が多い
・会議が本来の目的から外れてしまい、無駄に時間がかかる
・結局何も決まらない

会議の質を上げる働きかけをするファシリテーターがいなければ、議論や対話に集中してしまい、会議を前に進めていく意識が弱くなります。

会議を効率化していくためには、ファシリテーターを設けることが必要です。

2. 会議を円滑に進行するファシリテーターの役割

会議を円滑に進行するファシリテーターの役割として、以下3つがあります。

それぞれ解説します。

参加者の当事者意識と主体性を促す

ファシリテーターの役割として、参加者の当事者意識・主体性を促すことが重要です。

参加者が会議に対して当事者意識・主体性をもつことで、会議の質は上がります。

参加者が当事者意識・主体性をもっていれば、会議での発言も多くなりますし、自身がもっている情報も提供するなどの行動も増えます。

たとえば、ファシリテーターが会議のテーマに対して「わかっていること・わかっていないこと」というフレームワークで共有すると「会議の場に入る」ことを促すことができます。

ファシリテーションを支えるフレームワークについて詳しくみる

会議の目的・目標を達成するための支援をおこなう

参加者は会議に没頭していくと、会議の目的・目標を忘れがちになります。

そのため、ファシリテーターは軌道修正を行う必要があります。

たとえば、会議の目的・目標と異なる話が出て議論が白熱していったときは、以下のようなアプローチをおこなってみましょう。

「現在話していることは、今回の目的・目標と大きく関係しますか？もしそれほど関係がないのであれば、改めて別で話す機会を設けるのはいかがですか。それとも、今回の目的・目標よりも必要な議論であれば、この会議の目的・目標も変えることになりますが、どうしますか？」

参加者の関係の質を高めて、一体感が起きるための働きかけをおこなう

会議では、以下のような場面がよくあります。

・緊張感が張り詰めている

・対話・議論が活性化されない

・本音が出ない

・対立関係が解消されない

そのため、参加者が目的・目標を達成するために一体感を促します。

「机の配置」や「アイスブレイク」などをおこない、話しやすくすることで「対立関係の可視化と解消」をしましょう。

すぐ使えるファシリテーション手法12選を詳しくみる

3. 会議・ミーティングを効率的に進める8つのコツ

会議・ミーティングを効率的に進める8つのコツを紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

会議の目的・目標・アジェンダを明確にし共有する

会議の目的・目標・アジェンダを明確にし共有すると、会議の事前準備など心構えをもつことができますし、何より会議自体の進行がスムーズになります。

会議の目的・目標・アジェンダがないと、結局何のための会議かわからなくなったり、何を話したらよいかもわからなくなります。

ファシリテーターや司会が事前に会議の目的・目標・アジェンダを決め、メールやビジネスチャットで送るとよいでしょう。

事前の資料のなかに差し込んでおくのもよいです。

会議の時間は、15～20分単位で構成する

少しでも無駄な時間を減らすためには、30分や1時間単位ではなく、15～20分単位でおこなうと効率的です。

会議によっては20分で終わるものもあります。

ただし10分単位では細かくなりすぎることもあり、会議の質を上げるというより会議の時間調整のほうに思考が行き過ぎてしまうという問題もありますので留意しましょう。

会議の参加者を最小限にする

会議の参加者の人数が最小限であれば、参加者はより当事者意識・主体性をもつようになります。

積極的な参加により、参加者の会議での発言は必然的に増えますし、議事録を取るなどの会議への貢献行動も多くなります。会議中に内職（他の仕事をする）などの行為もなくなっていくでしょう。

参加者を決める際は、洗い出し絞っていくことが必要です。参加理由は曖昧にせず、明確にしておきましょう。

「参加者がなぜこの会議に参加する必要があるのか？」「参加しなくても、会議の質が落ちないためにはどうしたらいいのか？」を考えていくとよいでしょう。

資料の準備は最低限にとどめ、事前に共有する

資料を最小限にすると、作成者だけではなく資料に目をとおす参加者の負担も減ります。

最小限の内容でも、会議の前に目をとおしておけば、会議当日の議論・対話の進み具合はよくなります。

具体的には、可能な限りテキストにとどめることをおすすめします。

パワーポイントなどでキレイな資料を作るよりも時間が節約できます。

グラフなど資料を作らなければならない場合もありますが、極力なくすとよいでしょう。

会議の目的・目標は、すぐ見えるところに記載する

会議の目的・目標をすぐ見えるところに記載しておくと、会議の論点がズレた際にファシリテーターが会議の論点を戻しやすくなります。

また、参加者も自分たちで会議の目的・目標に立ち返りやすくなります。

具体的にはホワイトボードに記載したり、オンラインであれば資料内ですぐ目に留まる部分に記載しておくとよいでしょう。

議論・対話を可視化する

議論・対話を可視化すると、現在何を話しているのか、どのように議論・対話が進んでいるのかが一目瞭然になります。

たとえば、話の内容をロジカルシンキングを用いてマトリックスにまとめると、どの部分を話しているかがわかります。

以下のようなマトリックスを用いると、意思決定も早くなるでしょう。

マトリックスの可視化例

議事録は会議中に作成する

会議中に作成していくことを意識すれば、認識のズレも起きづらくなります。また、議事録作成の負担も減ります。

議事録担当者がワードやグーグルドキュメントなどに速記で記載していきます。

そして、その場でロジカルシンキングを用いながら、まとめていきます。

最後に決定事項とToDoを決めるとよいでしょう。

会議が終わったら、関係者にメールやビジネスチャットで送りましょう。

前回の会議の内容がすぐ確認できるようにする

前回の内容を振り返る必要も出てきますので、すぐに前回の会議が把握できた方が効率的です。

具体的には、前回の議事録をコピーし、さらに今回の議事録を書いていくとよいでしょう。

すぐに前回の内容を振り返ることも可能です。

4. 会議で参加者の意見を引き出す8つのコツ

会議・ミーティングで意見を引き出すための８つのコツを紹介します。

それぞれ解説します。

会議前にスプレッドシートやグーグルスライドで意見を募る

会議前にスプレッドシートなどをつかって事前に意見を募りましょう。

事前記入があると、参加者は、自身の意見を整理した状態で会議に臨むことができます。

また、会議の場でスプレッドシートを共有すると、自身の意見を再提示したり、説明するきっかけになり、意見を言いやすくなるでしょう。

話しやすいレイアウトにする

レイアウトを整えることで、話しやすくなります。

会議をする際のレイアウトは、内容によって変わりますが、一般的にコの字型・島形式よりバズ形式・サークル形式のほうが話しやすくなるといわれています。

会議のレイアウトに関して

会議のルールを提示する

ルールにより縛りをつけることで発言しやすくなります。

たとえば、以下のようなルールを決めると、発言をしないことで自身や自部署が不利益を被ること可能性があるため、必然的に話す必要が出ます。

チェックインをおこなう

会議の前に一言話すこと（チェックイン）で、話しやすくなります。

具体的なチェックインのやり方は、10名程度までなら全員一言話してから、会議・ワークショップ・研修に入ります。

人数が多い場合や、時間がない場合は、3～4名のグループに分かれて、チェックインをおこない、そのあと数グループにどんな話しをしたかを共有してもらうとよいでしょう。

チェックインに時間がかかりすぎるケースも出てくるので、当社ではチェックインの前に以下ルールを説明して実施します。

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話しやすいテーマからアジェンダと組む

話しやすいテーマから話し始めると、勢いがつきます。

たとえば、アイスブレイクとして”Good & New”などを取り入れるのもよいです。

また、はじめは情報共有の時間にして、次に議論・対話に移るというのもひとつの方法です。

情報共有の際は、ツッコミや質問を入れないというルール作りも必要です。

考える時間を設ける

考える時間を設けると、自身の意見をじっくり考えてから発言することが可能です。

たとえば、「○○について、リスクを洗い出そう」と言って、すべての発言が出る前に議論を終わらしてしまうことなども多いです。

その際は、「まず3分時間取るから、個人で考えて共有しよう」などと伝えるとよいでしょう。

付箋などに書いてもらう方法もよいです。

少人数で話しをする

少人数になると話しやすくなります。

大人数の全体会議などで、質問や感想を促しても、誰も発言しないということはよくあります。

そのため、3～4人程度のグループに分かれて話しをしてもらってから、全体にシェアするという方法があります。

意見を無記名で集め、可視化する

意見を無記名で集め、可視化するとよいでしょう。

無記名なら特定ができないため、より本音に近い意見が出てきます。

リアルの会議であれば、個人で書いたものをファシリテーターが集めて共有するのもよいでしょう。

オンラインの会議であれば、グーグルスライドを用いれば、だれが書いたかわかりません。

5. 時間内に結論が出ない原因と会議を終わらせるコツ

結論が出ない原因は、以下の4つがあります。

それぞれの解説とコツをお伝えしますします。

前提が異なり空中戦になる

お互いの前提がすりあっていないため、何も決まりません。
このケースは、目的・目標を決めれば、比較的問題なく解決されます。

進め方としては、以下のプロセスを参考にするとよいでしょう。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

利害関係がぶつかり部分最適になる

自身や自部署の勝ち負けにこだわるため、意思決定ができなくなります。

このケースはどこで利害の違いが起きているのかを把握し、全体最適にするためにはどうしたらよいかを考えることが必要です。

ただし、どうしても全体最適にならない場合もあります。

その場合は誰が（どの部署）が不利益を被ったかをお互い確認し、フォローできる体制や対策を考えていくことが必要です。

進め方としては、以下のプロセスを参考にするとよいでしょう。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

またお互いの状況理解は、以下のように可視化していくことが必要です。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

価値観が異なるため理解し合えない

自身・自部署で価値観が異なると、相手に歩み寄りません。

このケースは、限定合理性を目指します。

限定合理性とは、いま考えられる最善の意思決定です。

「前提が異なり、空中戦になる」や「利害関係がぶつかり、部分最適になる」よりも難易度が一気に高まるため、時間をかけていく必要があります。

無理やり決めるほうがリスクが高くなります。

なぜなら、自身の価値観や正義が踏みにじられたと感じると、現場での抵抗が強くなります。

進め方としては、以下のプロセスを参考にするとよいでしょう。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

人の好き嫌いや社内政治があると決まらない

相手の思いどおりに動くことに嫌悪感をもったり、相手の得になるための決定はしたくないためです。

最も難易度が高い原因です。

時間をかけて、丁寧に対話を続けていく必要があります。

場合によっては、役職者や専門家の力を借りながら前に進めることも必要です。

進め方としては、以下のプロセスを参考にするとよいでしょう。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

6. 会議の効率化に成功した他社の事例

事例1：会議全体の見直し

当社のお客様で、以下のように会議全体の見直しをかけて、無駄な会議をなくした事例があります。

ポイントは無駄な会議を少しずつなくし、会議の連動性を小さくおこなっていきました。

事例2：個別会議の見直し

当社のお客様で、すべての会議の目的・目標・アジェンダを明確にしました。

そのことにより意思決定がスムーズになり、ToDoが明確になっていきました。

その際に目的・目標・アジェンダだけではなく、OARR（会議やワークショップをスムーズに進めるためのフレームワーク）というフレームワークを用いてすべての会議を徹底的に見直していきました。

※ 当社、ファシリテーション研修のテキストより抜粋

事例3：社内ファシリテーターの育成

当社のお客様で、一年間かけて社内ファシリテーターを育成していきました。

そのことにより各会議の質が上がり、会議が効率化されていきました。

具体的な内容は各部署のキーパーソン16名に以下の内容をおこなっていきました。

8.まとめ｜コツを実践して会議を円滑に進行しよう

会議はちょっとしたコツを知ることで、スムーズに進んでいきます。

まずは本コラムで紹介したコツで簡単なものから活用してみてください。

簡単なものはすぐに使えますし、効果も体感できるはずです。

難易度が高いコツに関しては、まずは失敗が許される会議で何度もチャレンジし、経験を積むことをおすすめします。

経験をつうじて学び、そして自身のファシリテーション力を高めて会議を円滑に進めてください。

会議の質が上がれば、みなさんのお仕事の質も上がり、負担・負担感も軽減されていきます。

それは自身のやりがいだけではなく、顧客や世の中への価値提供、そして自組織への貢献ともつながっていきます。

なお当社では、会議をスムーズに進めるためのファシリテーション研修を提供しています。

講師派遣型・公開講座で用意がありますので、興味がある方はぜひお問い合わせより連絡してください。