【必見】OJTトレーナーの負担を減らす6つの具体的対策とは？

「OJTを実施しているけど、OJTでの育成があまりうまくいっていないように感じる…」
「OJTトレーナーからOJTが大変という愚痴をよく聞く…」

このようなお悩みを抱えている方も多くいらっしゃると思います。

OJTとは”On-the-Job Training”の略です。業務の中でトレーナーがトレーニーへ１対１で必要な知識やスキルを身につけていけるように育成することを指します。

※トレーナーとは、社員の成長のために仕事で必要なスキルや知識を教える役割の人です。
※トレーニーとは、育成を受ける側の人のことを指します。

OJTは追加コストをかけずに育成できる取り組みのため、導入している企業も多いです。しかし、実情を見てみるとトレーナーは育成を後回しにしがちで「名ばかりのOJT」になっている状況も多く目にします。

そこで本コラムではOJTトレーナーが抱えている負担と軽減方法をお伝えします。OJTトレーナーの負担を解消して、トレーニーの成長を促せる状態を作り、組織の成長に繋げましょう。

１）OJTトレーナーが抱えている負担

OJTトレーナーが抱えている負担として次の４つのことが挙げられます。

・業務量が増えること
・育成スキルを身に着けないといけないこと
・関係性を築かないといけないこと
・トレーニーの成長で評価されること

これらに負担を感じるために育成が面倒になり、後回しにしてしまう方も多いです。これら４つの負担について詳しく説明します。

業務量が増えること

業務量が増えることに負担を感じています。OJTトレーナーは自分の業務に加えてトレーニーの育成業務を行うことになるためです。

育成業務とは、たとえば、トレーニーの育成計画の作成、トレーニーに依頼する仕事の準備、依頼する仕事の説明、質問対応、トレーニーの仕事のフォロー、アウトプットに対するフィードバック、トレーニーの仕事の進捗管理、関係性構築のためのコミュニケーション、モチベーションの促進などさまざまです。

トレーニーが新入社員や若手社員だと、トレーニーに依頼した仕事に対して、自分の期待と全く異なったアウトプットを提出されることも間々あります。予想外のアウトプットに驚きながらも時間がない中で自分も手伝いながら修正して、今後同じようなミスが内容に教育する、ということが続くと、自分の仕事ができる時間は無くなっていきます。

また、自分の仕事の納期が近づいていて余裕がない時に、トレーニーから質問に答えないといけない状況も発生します。

このように育成業務と自分の業務を同時に進める必要があるため、業務量が多くなり負担に感じています。

育成スキルを身に着けないといけないこと

育成スキルという新たなを身に着けないといけないことに負担を感じています。OJTトレーナーは、自分の仕事のためのスキルだけでなく、トレーニーを育成するための育成スキルを学ぶ必要があるためです。

仕事を遂行するスキルと教えるスキルは別物のため、育成スキルを身に着けるために学ぶ時間が別途必要になります。育成スキルとして、育成計画、ティーチング、フィードバック、コーチングのスキルは必須です。

特にトレーナーとトレーニーの年齢が離れていると、価値観が異なることが多いです。すると、今までトレーナーが常識だと思っていたことが通用せず、その必要性をどのように伝えたらいいのかを考える必要が出てくるため時間が取られます。

たとえば、先輩が掃除していたら手伝うことは当たり前だと思っていたけど、若手社員が同じように当たり前を思っていない場合があります。先輩が掃除していたら自主的に手伝うようになってもらうためには、今まで自分の中でも言語化できていない、「先輩が掃除していたら手伝うのはなぜか」ということを考えてトレーナーに理解してもらえるように伝える必要があります。このような自分の中の当たり前を説明することは難しく、自分の常識が通用しないことに対してストレスも生まれます。

このように、当たり前が通用しないトレーニーへの伝え方や、トレーニーのモチベーションを落とさないフィードバックの仕方など、育成のために必要なスキルを身につける必要があるため、そのことが負担になっています。

関係性を築かないといけないこと

トレーニーとの関係性を築かないといけないことに負担を感じています。トレーナーとトレーニーの関係には信頼関係が必要ですが、信頼関係を築くためには、時間がかかるためです。

信頼関係を築くためにはお互いの育ってきた環境や特性を知ってどのような価値観を持っているのかを知る必要があります。そのためには、さまざまな経験を通してコミュニケーションを重ねていくしかありません。
しかし、トレーナーとトレーニーがそれぞれ時間に追われるような状態で仕事をしていてコミュニケーションをとる時間を作れないと関係性を築くことに時間を使えず、関係性が築けていない状態で仕事を続けることになってしまいます。

トレーナーとトレーニーの間に信頼関係がないと、トレーニーがトレーナーのアドバイスを受け止めようとしなかったり、トレーナーに対して自分の意見を伝えることを難しく感じます。また、トレーナーもトレーニーの成長を願った仕事ではなくて、雑用のような仕事しか渡さないようになってしまう可能性があります。

このようにたくさんの時間を要する相互理解に対して負担を感じています。

トレーニーの成長で評価されること

トレーニーの成長で評価されることに負担を感じています。最終的にトレーニーが成長するか否かはトレーニーの意欲にも関わっていて、トレーナーが自分でコントロールしきれないためです。

どれだけトレーナーが親身になって育成しても、トレーニーの社会人としての自覚が弱かったり、責任感がないとトレーニーは期待通りに成長してくれません。
しかし、トレーナーの細かい行動を見ずに、トレーニーの成長だけで評価する仕組みの場合は、トレーナーの頑張りが正く評価されません。
そのことを知ると、やる気がないトレーニーの担当になったOJTトレーナーは頑張っても評価されないからといって、最初から育成のモチベーションが無くなってしまう可能性があります。

このようにOJTトレーナーの育成業務の仕事ぶりを見ずに、トレーニーの成長だけで評価する仕組みになっていると、トレーナーが正く評価がされない場合が出てくるため精神的に負担を感じます。

OJTトレーナーはこのような４つのことに負担を抱えています。

２）OJTトレーナーの負担を軽減する６つの方法

OJTトレーナーの負担を軽減する方法を６つ紹介します。

OJTトレーナーの業務量を調整する

OJTトレーナーの負担を軽減するために、OJTトレーナーの業務量を調整しましょう。時間に余裕がないと、トレーニーの育成は後回しにされてしまうためです。

業務量の調整を検討する際は下記のプロセスで行いましょう。

１の「現在OJTトレーナーが行っている業務を確認」については、漏れをなくすために、１週間以上は毎日の仕事の内容とそれに掛かった時間を記録しておくことをお勧めします。意外に自分が思っているより時間をかけてしまっていた業務や、負担ではないけど毎日一定の時間を使ってしまっている業務などが見えてきて客観的に確認できます。

２の「無駄な業務がないか精査」については、細かく見ていくと、ビジネスチャットを送るだけで良い会議や、テンプレのない報告書作成、関わっているから念の為参加してと呼ばれる打ち合わせなどが見つかりやすいです。

３の「他の人でカバーできる業務を移行」については、OJTトレーナーの業務量の調整のために、他の人に受け持ってもらえる仕事は移行して、OJTトレナーが育成に当てる時間を作れるようにしましょう。

４の「OJTトレーナーが行うべき仕事の仕組み化」については、テンプレートを作成することで業務効率が上がるものがあればテンプレートを作成したり、育成でよくあるミスへの声かけの仕方を参考資料として渡したりなどが考えられます。

OJTトレーナーはトレーニーの行動によって予測しきれないトラブルが発生することもあります。少し余裕を持てるような業務量に調整し、育成やコミュニケーションに時間を使える環境を整えましょう。

OJTトレーナーだけでなくチームで育成する

OJTトレーナーの負担を軽減するために、育成をOJTトレーナーだけでなくチームで行うようにしましょう。OJTトレーナーに任せっきりにしてしまうと負担が大きくなるためです。

たとえば、トレーナーがどうしても自分の仕事に追われて育成時間が取れない時に、他のメンバーに仕事を見てもらう環境があるだけでも負担が軽減されます。他にも、OJTトレーナーとトレーニーの関係性がぎこちない時に、他のメンバーが間に入って関係を修復できるように働きかける、ということが必要な場合もあるかも知れません。

このようにOJTトレーナーだけでなくチームで育成する意識を持って、後輩を育成する文化を育んでいきましょう。

OJTトレーナーに育成スキルを学ぶ機会を提供する

OJTトレーナーの負担を軽減するために、育成スキルを学ぶ機会を組織が提供しましょう。自主的に育成スキルを身につけようとすると後回しにしがちになるためです。

アーティエンスでは育成スキルとして大きく次の4つのスキルが必要になると考えています。

育成計画作成スキル

育成計画は、トレーニーに目指して欲しいところを明確にし、そのためにどのような指導を行い、どのような仕事を渡せばいいのかという道筋となります。目指すべきところとそのためにやるべきことが明確になっていると、指導が行いやすくなります。

ティーチングスキル

ティーチングは、スキルを渡したり、仕事の進め方を説明するときに必要です。伝え方がうまくないと、トレーニーが理解しきれず、修正の回数が多くなったり、指導に時間がかかってしまいます。

フィードバックスキル

フィードバックは、トレーニーの行動を改善・強化するために必要です。トレーニーが行った言動に対して、どのようなフィードバックを行うかで、トレーニーの成長やモチベーションへの影響が変化します。

このときに、トレーナーは自分の価値観だけで物事を判断するのではなく、トレーニーの背景を理解しようとする意識を持ちましょう。トレーナーとトレーニーで持っている価値観が異なる場合があるためです。価値観が異なっている場合は、お互いの意見を理解することが難しいです。お互いの価値観は全く異なっているという前提を持って接し、価値観が異なることに出会ったとき、その言動に至った背景を考えたり確認して歩み寄ることが大切です。

また、改善案が多くなりがちな場合、ポジティブフィードバックをすることも意識しましょう。

コーチングスキル

コーチングは、トレーニーを自律・自走させるために必要です。トレーニーに対していつまでも指導を続けるのではなく、自律して一人でも仕事を任せられるようになってもらう必要があるためです。一方的に答えを「与える」のではなく、トレーニーから答えを「引き出す」機会を持ち、かつ行動に移させることが大切です。

このように4つのスキルを身につけることで、トレーニーとのコミュニケーションを場面によって使い分けられるようになり、トレーニーの成長を適切に支援できるようになります。

育成の仕方がわかるだけでもOJTトレーナーの負担感が軽減されるため、組織として育成スキルを学ぶ機会を提供しましょう。
アーティエンスでは、OJTトレーナーを対象として育成担当者・OJTトレーナー研修を実施しています。

OJTトレーナーを定期的にフォローする

OJTトレーナーの負担を軽減するために、OJTトレーナーを定期的にフォローしましょう。OJTトレーナーが日々育成を行う中で感じる難しさや不安、モヤモヤを吐き出して、負担を軽減したりモチベーションを落とさないようにするためです。

具体的な方法を３つ紹介します。

1on1などでトレーナーの話を聞く機会をつくる

1on1などでトレーナーの話を聞く機会をつくりましょう。話す機会を設けることでOJTトレーナーが抱えているモヤモヤや悩み、不安や不満がわかり、フォローできるようになるためです。月に１回は1on1などで状況を確認できることが望ましいです。

【参考コラム】
新入社員が辞める「5つのギャップ」｜入社前・入社後にできる予防策10選

パルスサーベイを実施する

パルスサーベイを実施しましょう。OJTトレーナーとトレーニーの状態を把握するためです。OJTトレーナーとトレーニーの認知の違いを確認することで、新たな気づきが生まれやすくなります。

アーティエンスで開発したパルスサーベイを実施すると、多くの場合でOJTトレーナーとトレーニーで認識の差が起きています。

※ パルスサーベイとは、簡易的な調査を短期間に繰り返し実施し、その推移結果から組織や従業員の状態を把握する調査手法のことです。

見えなかったことをこのように視覚的にすることでズレを認識でき調整できるようになります。

勉強会を設ける

OJTトレーナーのための勉強会を設けましょう。他のOJTトレーナーとの対話を通して悩みを共有したり、具体定期な事例について対応方法を考える時間があることで気づきを得られ、モヤモヤした状態のままでいることがなくなるためです。

アーティエンスで実施しているGrowth MeetingもOJTトレーナーの方に多く参加していただいています。他社のOJTトレーナーの方と対話することで視野が広がり、さまざまな気づきを得られているかたが多くいらっしゃいます。自組織での運営が難しいという場合は、このような外部の勉強会に参加することもお勧めです。

定期的にフォローしてもらえることで、一人でなんとかしなければ！という負担を感じずに済み、気張りすぎずに育成に向き合えるようになります。

OJTトレーナーとトレーニーの関係性を深める機会を提供する

OJTトレーナーの負担を軽減するために、OJTトレーナーとトレーニーの関係性を深める機会を提供しましょう。業務でのコミュニケーションだけでは、お互いの人柄を知ることが難しいためです。

具体的な方法を３つ紹介します。

インタビュー

OJTトレーナーとトレーニーでインタビューしあうという方法です。質問項目を人事の方で作っておくことで、自分からは聞きづらいことを聞ける、という特徴があります。

たとえば、アーティエンスが実施している相互インタビューでは、お互いに大切にしている想いや背景を理解し合うことを目的とした内容で行っています。

【参考：相互インタビューシート】

弊社新入社員研修を導入いただいたお客様にオンボーディング支援ツールとしてお渡ししています。

日常の中では聞きづらいけど聞くことで価値観の理解につながる、という内容の問いを用意して実施することで関係性の促進につながります。

食事会

食事会することも方法の一つです。美味しい料理やお酒を楽しめる場なので、お互いに緊張感もほぐれ、リラックスした雰囲気で交流できるためです。

趣味や最近ハマっていること等、プライベートについての話題も多くなるため、会話が弾みやすく、楽しい、面白い、というポジティブな感情が出やすいです。普段は上司と部下という立場がありますが、その関係性をフラットにして話すためには、職場ではない場所で話すことをお勧めします。

合同研修を実施する

OJTトレーナーとトレーニーが合同で行う研修を実施するのも一つの方法です。お互いに本音を伝える機会を設けることで、お互いへの感謝や気づきを得られるためです。

アーティエンスでは、新入社員・OJTトレーナー合同研修を実施しています。この研修では、悩みについて対話したり、お互いの想いを伝え合う時間があるため、お互いの人柄や価値観などについて理解を深められます。そしてお互いを知ることで関係性の構築につながります。

このようにOJTトレーナーの状況を都度確認してフォローしやすくすることで、OJTトレーナーとトレーニーがお互いに気持ちよく働き共に成長していけるOJTを行えます。

【参考コラム】
新入社員の教育担当者が知っておくべき4つのこと｜よくある悩みと対処法も解説

OJTトレーナーとトレーニーの関係性が深まると、フィードバックが伝えやすくなったり、トレーニーの成長に喜びを感じられるようになり、負担感が軽減されます。

OJTトレーナーの言動が評価に繋がるようにする

OJTトレーナーの負担を軽減するために、OJTトレーナーの言動が評価に繋がる評価方法にしましょう。トレーニーの成長だけではOJTトレーナーの頑張りが見えない部分も多いためです。

たとえば、育成計画作成スキルを活かして、トレーニーの課題に対して、いつまでにどのような状態になることを目指すことを提示してもらい、具体的に毎月何するのか、そしてそれをクリアできたのかを見える化する、という方法も一つです。
クリアできたかできなかったかの２つで評価するのではなく、たとえクリアできなかったとしても、新たな課題が見つかってその課題の克服に力を入れていたのであれば、素晴らしいことです。

OJTトレーナーがトレーニーを意識して、いかにトレーニーと向き合ったかを確認できる材料を作ってもらい、OJTトレーナーに対して適切な評価をできるようにしましょう。
自身の行動が認められることがわかると、成長が遅いトレーニーの担当になっても役割を放棄せずに取り組めるようになります。

本章で紹介した方法の中で自組織で足りていないものがあれば検討し、OJTトレーナーの負担を軽減しましょう。

２）（参考）OJTトレーナーの負担の放置は組織にネガティブ影響を起こす

OJTトレーナーが負担を抱えていると感じたら、すぐに改善に向けた対応が必要です。OJTトレーナーが負担を感じている状態のままにしていては、最終的に組織にもネガティブな影響を受けるためです。

組織がどのようなネガティブな影響を受けるのかを説明します。

OJTトレーナーの仕事の成果や質が低下する

OJTトレーナーが負担を抱えていると、OJTトレーナーの仕事の成果や質が低下します。ストレスや疲労を引き起こし、パフォーマンスに影響を与えるためです。ストレスが高まると集中力が低下し、自分の最大限のパフォーマンスを出せません。

たとえば、育成の中でトレーニーが何度も同じようなミスを繰り返した時に、イライラする感情を抑えて時間をかけて丁寧に伝える必要が出てくる場面があります。そのようなことが起こるとストレスが溜まり、自分の仕事が雑になったり、普段ならしないようなミスをしてしまうことも出てくるでしょう。

このようにOJTトレーナーが負担を感じていると、ストレスや疲労が溜まり、OJTトレーナー自身の仕事の成果や質も低下してしまうという悪循環が生まれてしまいます。

トレーニーの成長が鈍化する

OJTトレーナーが負担を抱えていると、トレーニーの成長が鈍化します。適切な指導やフォローアップ、コミュニケーションが不十分になるためです。指導の質や時間が不足することで、トレーニーが必要な情報やスキルを適切に吸収できなくなり、成長のスピードが鈍化することがあります。
また、トレーナーの育成に対するモチベーションが低くなり、育成の質が落ちることも考えられます。

たとえば育成に対して負担感が強く、できる限り育成業務をやらなくていいようにしようとするトレーナーがいるとします。そうすると、トレーニーがどのような仕事をやりたいのか、トレーニーがどのような特性を持っているのかということを意識せずに、適当に仕事を渡すことになるでしょう。また、トレーニーの成長のための指導というよりも、アウトプットを基準レベルに達するための指示が多くなりがちです。指導より指示の方が楽なためです。

このように、OJTトレーナーが負担を感じている状況では、トレーニーの成長を願った育成が行われずにトレーニーの成長が鈍化してしまいます。結果としてトレーニーである新入社員や若手社員が育っていかないと、組織としての成長にもブレーキがかかってしまいます。

育成文化が醸成されない

OJTトレーナーが負担を抱えていると、育成文化が醸成されません。育成に対してネガティブな印象が強くなるためです。

育成文化を築く上で大切なのは、トレーナーが育成活動に対して積極的であることです。しかし、OJTトレーナーの負担が大きいと育成への意欲が減退し、育成を大切にできる状態ではなくなります。
また、そんな負担を抱えているOJTトレーナーをトレーニーが見て、育成する側になると大変なんだという印象が強くなり、自分は育成する側にはなりたくないと思ってしまう状態を作り出してしまいます。

たとえば、OJTトレーナーはいつも忙しくてほぼ毎日残業している様子をトレーニーが見ていると、OJTトレーナーになることを避けようとするでしょう。OJTトレーナーに積極的になりたいという人がおらず、なんとか妥協してもらってOJTトレーナーになってもらっても、できるだけ楽をしようとして、主体的に育成業務をしてもらうことは期待できません。

このようにOJTトレーナーが負担を抱えていると、それを見ている後輩たちが育成業務＝大変という認識になってしまい、育成者になりたくないという想いが強まります。結果として、組織としての育成文化が醸成されず、人材が育っていかないという事態になってしまいます。

OJTトレーナーが負担を感じている状態は、最終的に組織にネガティブな影響を与えます。そのため、OJTトレーナーが負担を感じている状況の組織は、対策を検討し、今できることから始めましょう。

４）まとめ〜アーティエンスではOJTの実施と育成をサポート〜

本コラムではOJTトレーナーが抱えている負担と軽減方法をお伝えしました。

OJTトレーナーが抱えている負担として次の４つのことが挙げられます。

・業務量が増えること
・育成スキルを身に着けないといけないこと
・関係性を築かないといけないこと
・トレーニーの成長で評価されること

OJTトレーナーが負担を抱えていると感じたら、すぐに改善に向けた対応が必要です。OJTトレーナーが負担を感じている状態のままにしていては、最終的に組織にもネガティブな影響を受けるためです。

具体的には次の３つのネガティブな影響が起こりやすくなります。

・OJTトレーナーの仕事の成果や質が低下する
・トレーニーの成長が鈍化する
・育成文化が醸成されない

OJTトレーナーが負担を感じている状況の組織は、対策を検討し、今できることから始めましょう。

OJTトレーナーの負担を軽減する方法を６つ紹介します。

・OJTトレーナーの業務量を調整する
・OJTトレーナーだけでなくチームで育成する
・OJTトレーナーに育成スキルを学ぶ機会を提供する
・OJTトレーナーを定期的にフォローする
・OJTトレーナーとトレーニーの関係性を深める機会を提供する
・OJTトレーナーの言動が評価に繋がるようにする

なお、アーティエンスの育成担当者・OJTトレーナー研修では、OJTの実施と育成をサポートしています。まずはお気軽にお問合せください。