内定者との食事会の準備はこれを見れば完璧!準備〜本番までの流れを徹底解説

更新日:

作成日:2023.6.5

会社で食事している様子 「内定者との食事会をどのように進めていけばいいのか知りたい…!」

そのような思いをお持ちの方が多いのではないでしょうか。
コロナ禍の影響もあり、内定者との食事会はしばらく実施できていなかった組織も多いでしょう。そのため、久しぶりに開催することになったけど、内定者との食事会の流れを知っている人がおらず準備に苦戦…という状況もあるのではないでしょうか。

内定者とのせっかくの食事会は、単に一緒に食事をすれば良いのでは?と思うかも知れませんが、せっかくの場をただの食事するだけの場にしてしまうのは勿体無いです。
内定者との食事会は、内定者がリラックスした雰囲気で話ができる場で、素直な感情や本音を出しやすくなるためです。

そこで今回は、内定者との食事会の目的を確認した上で、流れや食事会後のフォロー、注意点などをお伝えします。内定者との食事会に向けて、どのような準備や当日の運営が必要になるのかがわかります。
内定者との食事会に参加した内定者にとって良い時間となり、内定者に「この組織を選んでよかった」と、思ってもらえるような場にしましょう。

監修者プロフィール

山下 絢加

2013年にアーティエンスに入社。組織開発・人材育成のコンサルタントとして、大手企業から中小企業まで、幅広く研修プログラムの企画・開発・運営を実施。子育てを機に、現在は主にマーケティングプランニングを担当。




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      1)内定者との食事会の4つの目的

      内定者との食事会の目的は、大きく4つあります。

      ・内定者同士のつながり強化・関係構築
      ・内定者と既存社員との関係性促進
      ・社風・組織文化の理解
      ・内定辞退の防止

      それぞれ説明します。

      内定者同士のつながり強化・関係構築

      内定者との食事会は、内定者同士がコミュニケーションを取り、関係構築するきっかけになります。内定式や内定者研修とは異なり、美味しい料理やお酒を楽しめる場なので、お互いに緊張感もほぐれ、リラックスした雰囲気で交流できるためです。

      趣味や最近ハマっていること等、プライベートについての話題も多くなるので、会話が弾みやすくなります。楽しい、面白い、という感情が出やすいです。内定者同士の人柄を知る機会にもなり、同期の中を深めることに繋がります。

      内定者と既存社員との関係性促進

      内定者との食事会を、既存社員も含めて実施する場合、内定者と既存社員の関係性を促進できます。既存社員がいることの緊張感はありつつも、食事の場になることでかしこまった場ではなかなか話せないことも話しやすくなるためです。

      改まって聞くようなことではないと思っていたことや、お互いのプライベートについても話をすることができるようになります。お互いについてより知ることができると、関係性を構築しやすいです。

      【参考】
      内定者×先輩社員の座談会の設計方法|内定者も既存社員も入社が楽しみになる座談会とは

      社風・組織文化の理解

      既存社員も含めた内定者との食事会の場合は、社風や組織文化の理解に繋がります。既存社員同士の関わり合いや、既存社員の仕事に対する思い、既存社員の言動から、どういう人がいる組織なのかがわかるためです。

      例えば、既存社員が自然体で対等に話をしている様子をみると、フラットに意見を言い合える環境そうだということがわかります。食事会のなかでも、既存社員同士のやりとりをみることで、組織文化を知ることに繋がります。

      内定辞退の防止

      内定者との食事会によって、内定辞退の防止に繋がります。内定者との食事会は、内定者に対して会社からの歓迎や期待を示す機会でもあるためです。

      内定者が、食事会を通じて自身が組織にとって大切な存在であることを実感できると、その思いに応えたいという思いが出てきて、入社への意欲やモチベーションを高めることに繋がります。

      【参考】
      【チェックシート付】内定者の内定辞退を防止に一番必要なのは信頼関係!構築のポイントは?
      【内定者研修の内容一覧】これをみたら自組織にあった内定者研修の企画が作れる
      【人事向け】内定者懇親会の全て|企画・運営・フォローの流れを徹底解説

      2)内定者との食事会の流れ

      内定者との食事会を実施する際は、フォローまでを含めて次の流れで行います。

      企画⇒準備⇒当日の運営⇒実施後のフォロー

      企画

      内定者との食事会の目的を設定します。会社として食事会を開催する場合、「何となく楽しかったね」で終わってしまうのは非常に勿体無いことです。実施後にしっかり振り返りができるよう、目的を設定しましょう。また、目的が定まれば、準備段階で迷いが生じることも減ります。

      目的を設定するためのヒントとなる問いをいくつか紹介します。

      ・何のために内定者との食事会が必要だと思いましたか
      ・内定者との食事会を通じて、誰にどのようになってほしいですか
      ・内定者との食事会を通じて、入社後、新入社員としてどうなってもらうことを期待しますか

      これらの問いと、「1)内定者との食事会の4つの目的」でお伝えした内容を踏まえ考えると、自組織ならではの目的を設定しやすくなると思います。

      準備

      目的が定まったら、その目的を達成するための準備を進めていきます。準備が当日の場作りに影響するため、丁寧に行いましょう。

      準備として決定すべきことは、次のようなことです。

      予算の設定

      組織として内定者との食事会にかけられる予算を設定し、そのなかで最大限目的を達成できる内容を考えていきましょう。

      参加人数の決定

      内定者の他に参加する人の人数を決定しましょう。会場場所や予算等に影響するため、早めに確認することがおすすめです。

      日程の決定

      参加者のスケジュールを確認し、最適な日程を決定しましょう。このときに、大体の時間帯や場所(東京都内や大阪府内など)もある程度定まっている必要があります。そのほうが予定の確認がしやすいためです。

      会場の手配

      食事会の場所となる会場を手配しましょう。会場の設備や装飾、音響などについても確認しておきます。

      レイアウトの決定

      参加者がコミュニケーションを取りやすい机と椅子のレイアウトを検討しましょう。

      メニューの決定

      参加者のアレルギーや苦手なものを考慮し、メニューを決定しましょう。

      イベントの演出

      食事会前後で何か演出を行う場合は、参加者が楽しめるか、という視点に立って検討しましょう。演出まではしなくてもBGMとして音楽が流れていると、話しやすい空気感を出すことができます。

      備品の手配

      内定者との食事会に必要な備品を用意します。オリジナルの商品をプレゼントとして渡したいと考えている場合は、納期までに時間がかかる場合もあるため、早い段階で進めておく必要があります。

      スタッフの手配

      食事会を全て社内の人で行う方法もありますが、人手が足りない場合や、内定者とのコミュニケーションの時間を増やしたい場合は、外注スタッフを手配することで解決できます。

      タイムスケジュール作成

      食事会が問題なく進行できるようなタイムスケジュールを作成しましょう。タイムスケジュールは、誰が見てもわかるようにすると、運営スタッフがそれぞれ協力しあうことができます。

      タイムスケジュールを元に事前打ち合わせ

      演出を行う場合は、当日の動きの確認や細かいすり合わせを行いましょう。

      当日の運営

      当日は、内定者を歓迎し、目的を意識して行動しましょう。当日はハプニングや予想もしていなかったトラブルが起きる場合もあります。しかし、どんな時も目的を意識して行動できると、目的からズレにくくなります。

      内定者との食事会の当日の流れの一例をお伝えします。

      参加者の歓迎

      参加者が会場に到着したら、既存社員があたたかく歓迎しましょう。出欠を確認し、着席する場所を案内します。

      乾杯の挨拶

      食事会が始まる前に、乾杯を行います。内定者との食事会を行う背景や内定者への期待を乾杯の挨拶の場で伝えても良いでしょう。内定者の方が挨拶をする場合もあります。

      アイスブレイク・自己紹介

      参加者同士が初めて会う場合や緊張している場合は、アイスブレイクや自己紹介の時間を設けましょう。簡単な自己紹介や趣味などの会話を通じて、参加者同士のコミュニケーションを促します。

      食事・交流

      参加者がリラックスして食事を楽しめるよう、BGMや照明などでゆったりとした雰囲気を作りましょう。会話が生まれやすいようなテーブルの配置は準備の段階で検討が必要です。

      演出

      内定者の表情を見ながら行い、その場の空気に合わせて柔軟に対応できると良いでしょう。

      アンケート

      次年度の内定者との食事会をより良いものにするために、アンケートに協力してもらいましょう。実際に参加した方の声のなかに、様々なヒントが隠れています。

      閉会の挨拶

      閉会の挨拶を行いましょう。内定者の方に感想を含めた挨拶をお願いする場合は、事前に依頼しておくと場がスムーズに進みます。

      実施後のフォロー

      実施して終わりではなく、内定者と今後の内定者との食事会に対してフォローを行います。
      実施後のフォローとしては、次の2つのことを行いましょう。

      参加者へ感謝のメッセージを送付

      内定者は時間を作って参加してくれているため、参加してくれたことへのお礼を伝えましょう。その時に、具体的に話した内容を含めたメッセージにすることで、自分を認識してくれていることがわかり嬉しくなります。 また、何か連絡事項がある場合は、お礼の内容の後に記載すると、読んでもらいやすくなります。

      アンケートから次年度に活かすことを検討

      今回の実施を元に、次年度より良くするための施策を検討しましょう。そうすることで、より良い内定者との食事会の実施に繋がります。

      内定者との食事会を実施する際の流れをご紹介しました。

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          3)内定者との食事会の実施事例

          グラスを持っている男性 当社で実施している内定者との食事会を紹介します。当社の内定者が1名だった時の例です。当社では、内定者とのオンラインランチ会を内定者との食事会として実施しています。

          企画

          当社では、内定者とのオンラインランチ会の目的と目標を次のように定めています。

          目的:内定者・既存社員同士の交流を促し、お互いに入社が楽しみになる
          目標:内定者、既存社員同士がお互いを知る機会を創り、関係構築を行う

          準備

          Zoom情報や時間、参加者の共有などです。内定者がZoomを使うのが初めての場合は、事前にZoomアプリのダウンロードや設定方法に関する資料もお渡しします。

          当日の運営

          当日の流れは、チェックイン⇒食事・会話⇒チェックアウトという流れです。

          チェックイン
          時間になったら、チェックインから始めます。チェックインで、今の状態や先に出しておきたいことを伝えることができ、自身が安心することができます。例えば、ネットの調子が悪くて音声が途切れてしまうかもしれない、という心配を先に出しておくことで、自身が安心して参加することができます。

          食事・会話
          食事をしながら会話を楽しみます。当社の場合は、オンラインランチ会の前までに面接のなかで会っている人が多いため、改まった自己紹介は行っていません。会話の内容は、今行っている仕事の内容や、今話題になっているトピックなど、ざっくばらんに話しています。ただ、オンラインのため、他の人が話終わるまで待ってから話すようにする、というのは意識しています。

          チェックアウト
          5~10分前くらいになったら、チェックアウトを始めます。会話の感想でも良いですし、気づきやモヤモヤしていることを出すこともあります。

          実施後のフォロー

          食事会のお礼と共に、今後の案内をメールで送ります。当社の内定者が1名だった時は、このようにオンラインランチ会を内定者との食事会として実施していました。オンラインランチであれば、時短勤務者や遠方からでも参加しやくなります。

          4)内定者との食事会に関するお悩みに対するQ&A

          内定者との食事会を実施する際に、よく聞くお悩みについてお答えします。

          質問1:食事会はどのタイミングで行うべきですか?

          内定者との食事会を行うタイミングは、内定式の後に実施する組織が多いです。
          同じ日に行うことで、内定者のスケジュールが調整しやすくなります。また、内定式の段階でどのような人かを知ることで、入社までのメールでのフォローがしやすくなります。

          質問2:食事内容で注意することはありますか?

          アレルギーや苦手なものだけでなく、参加者の宗教的な制約やヴィーガンなどに注意し、メニューの選択に配慮しましょう。
          また、飲み物でアルコールを提供する場合も、宗教や不得意な人がいることを考慮して準備をすることが大切です。

          質問3:内定者との食事会をオンラインで実施する方法はありますか?

          「3)内定者との食事会の実施事例」でお伝えした事例のようなやり方も一つの方法です。
          それぞれでご飯を用意する方法だと、費用も多くはかからないため、予算がない時でも実施しやすいです。他には、内定者の自宅にフードデリバリーをする事例もあります。オンラインでも同じ食事を共有でき、食事を切り口に会話を広げられるため、交流を深めやすいという特徴があります。

          質問4:既存社員は参加するべきですか?どのように選出したら良いですか?

          内定者に対して、社風の理解や縦の関係性構築を目的とする場合は、既存社員に参加してもらうことをお勧めします。
          どのような人がいるかを知ることで、社風を理解しやすくなるためです。また、縦の繋がりを構築するには、既存社員の存在が必須です。

          既存社員を選出する際に意識したいポイントは2つです。

          ・内定者との食事会の目的を理解し、目的達成のために主体的に動ける
          ・組織の縮図となる

          内定者との食事会の目的を理解し、目的達成のために主体的に動ける人でないと、内定者との食事会の場が良くなりません。内定者との食事会を意味のないものだと思っている人が参加すると、その場の雰囲気を悪くする可能性が高くなります。

          そして、既存社員が組織の縮図となることもポイントです。内定者に、このような人たちがいる環境であることを理解してもらうためです。同じような特徴を持った人しか参加していないと、内定者がイメージする既存社員のイメージが現実とかけ離れてしまいます。そうすると、実際に入社したときにイメージと違ったというショックが大きく、組織に定着するまでに時間がかかってしまうことになります。

          既存社員を選出するときは、この2つのポイントを意識して選出するようにしましょう。
          これらの内容も参考にしていただき、素敵な内定者との食事会を開催できるようにしましょう。

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              5)まとめ

              今回は、内定者との食事会の目的を確認した上で、流れや食事会後のフォロー、注意点などをお伝えしました。内定者との食事会の目的は、大きく4つあります。

              ・内定者同士のつながり強化・関係構築
              ・内定者と既存社員との関係性促進
              ・社風・組織文化の理解
              ・内定辞退の防止

              食事会の企画〜フォローまでを丁寧に行うことで、より良い内定者との食事会の場を作ることができます。内定者との食事会に参加した内定者にとって良い時間となり、内定者に「この組織を選んでよかった」と、思ってもらえるような場にしましょう。なお、当社では「周囲から応援される『やり抜く』新入社員の育成」をコンセプトに、今の新入社員の変化と成長を促す新入社員研修を実施しています。内定者が入社後もいちはやく組織になじみ、活躍するための研修をお探しであれば、ぜひお気軽にご相談ください。