コラム

新入社員のためのコミュニケーション研修|成果とモチベーションにポジティブな影響を与える

 会議をしている様子 

2023/1/5作成ー

・最近の新入社員は、確認したら報連相してくれるけど、なかなか自分から伝えに来てくれない
・指示したことはしっかりやってくれるけど、新入社員からの意見や提案が無い

最近の新入社員に対して、このようなコミュニケーションのお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
コミュニケーションについては、人事や上司・トレーナーの皆さんだけでなく新入社員自身も課題に感じています。

下記の表は、リクルートマネジメントソリューションズ社が2022年3月~4月に全国で開催した新入社員導入研修受講者525名に対して実施した調査の内容です。コミュニケーション力を身につけたい、伸ばしたいという割合が6割以上ということで、多くの新入社員もコミュニケーションに課題を感じていることが分かります。

Q:あなたがこれから身につけたい・伸ばしたいと思っている力は何ですか?
(最大3つまでの複数選択/pt=ポイント)

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※ 2022年3月~4月に全国で開催した新入社員導入研修受講者525名に対して実施
【引用】【調査発表】新入社員意識調査2022|プレスリリース| 人材育成・研修のリクルートマネジメントソリューションズ

コミュニケーションは、仕事に欠かせないスキルです。コミュニケーション力を身につけることによって他者との認識のズレをなくし、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることができます。

そこで、今回は、新入社員に向けたコミュニケーション研修の目的や効果、研修内容についてお伝えします。
本コラムを最後までお読みいただけると、自組織の新入社員にとって、どのようなコミュニケーション研修を実施したらいいかが分かります。

1)新入社員に対するコミュニケーション研修の効果とは

新入社員に対するコミュニケーション研修の効果は、他者(コミュニケーションを取っている相手や、関わっている人)との認識のズレをなくし、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることができます。

仕事の全てはコミュニケーションによって成り立っています。そのため、コミュニケーション力を高めることで、クライアントや社内でのコミュニケーションをスムーズに行えてパフォーマンスが上がり、成果が出ることによってポジティブに仕事に取り組むことができるようになります。

例えば、議事録の作成を行うときも一言コミュニケーションを取って、この資料を誰が見るのかを確認するだけで、話し合った内容の記録だけでなく、参考資料の保存場所を追記したり、補足情報を加えることができるかもしれません。コミュニケーションによって、求められていることをしっかり確認し、+αの提案を行うことが出来たら、周囲にポジティブな影響を与えることになります。

一方、コミュニケーションスキルが低いと、言われたままをするだけにとどまり、ポジティブな影響を周囲に与えることが難しくなります。仕事は期待を超えることを求められているため、このような状態では周囲から評価されることが少なく、新入社員自身の仕事に対するモチベーションにも影響しかねません。

このように新入社員に対するコミュニケーション研修は、他者との認識のズレをなくし、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることを目的に実施することが必要だと考えています。

【参考】当社で実施しているパルスサーベイGrowthの数値の回答結果から悩みのランキングを出したところ、「遠慮せずに、周囲・上司とコミュニケーションをとれていない」という悩みが第3位でした。

ランキング 悩み内容 低評価の回数 比率
1位 自分の役割でないことで、周りのためになると思ったことについて働きかけられていない 111 25.5%
2位 自分なりの意見を持って仕事に取り組めていない 60 13.8%
3位 遠慮せずに、周囲・上司とコミュニケーションをとれていない 59 13.5%
4位 仕事において何を期待されているのか理解しきれていない 50 11.5%
5位 周囲・上司を巻き込めていない 47 10.8%
6位 自身やチームの目的・目標を意識しきれず、仕事に意欲的に取り組めていない 42 9.6%
7位 自組織で成長していけると感じない 32 7.3%
8位 自組織で成長を実感できていない 29 6.7%
9位 より良い仕事をするために学び続けていない 6 1.4%

【調査データ】
セルマネジメントとリーダーシップ開発に関して、当事者意識を育む9つの設問とフリーコメントを毎月1回、計12か月回答
・調査企業:アーティエンス株式会社
・調査期間:2021年4月~3月
・調査対象者:2021年度新入社員
・合計サンプル数1,331

※低評価の基準:5段階評価のうち1,2の数値を付けているものを指す

実際のコメントには以下のような内容がありました。

・全体業務の引継ぎも終えていよいよ本腰になってきたと感じるがいまだに遠慮をしてしまう。上司にも心を開いてほしいといわれた。気兼ねなく相談できる環境は自分からも積極的に作らなければと思う

・忙しい環境には有りますが、質問を後回しにされたりする機会が多く、声をかけにくくなってしまっています。

・同じチームの先輩、上司の方が地方出張や外出などで会社にいないことが多く、連絡が LINE中心のため、コミュニケーションを取ることの難しさを感じています。また、すでに進行しているチームの中に参加しているので、現状どこまで物事が進んでいるのかといった現状把握の難しさも感じています。

この結果からも、新入社員がコミュニケーションに課題を感じていることが分かります。

2)新入社員に対するコミュニケーション研修の種類とは

コミュニケーション研修の種類は大きく2つに分けられます。

関係性構築を目的としたコミュニケーション研修

問題解決を目的としたコミュニケーション研修

です。具体的に説明します。

関係性構築を目的としたコミュニケーション研修

関係性構築を目的としたコミュニケーション研修では、新入社員が自身のあり方を見つめ、​周囲とのコミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶとよいでしょう

関係性構築について方法論だけを学ぶと浅くなります。そのため、まずは自身のあり方や態度がとても影響を与えていることを知る必要があります。あり方を見つめ、コミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶことで、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えていきます。

関係性構築を目的としたコミュニケーション研修は、大きく次のような流れになります。

① 自身の存在や態度・行動が周りにどのような影響を与えているのか?を知る
  ⇓
② 相手を知るためにはどうしたらいいのか?関係性を育むコミュニケーションをどう取っていくのかを学ぶ

これらを学ぶことにより、上司・先輩社員に対して持っている不満や不安など人間関係の問題を解消していきます。上司・先輩社員への不満があると、エンゲージメントは上がらず、仕事へのコミットはなくなり、成果も出ず、パフォーマンスも上がりません。そして離職につながる場合もあり、周囲に対して悪影響を与えていきます。関係性構築を目的としたコミュニケーション研修では、この課題を解消していきます。

【関係性構築を目的としたコミュニケーション研修で目指す効果】
・仕事で成果を出すために、関係の質を高めていくことを意識する
・相手への価値観を拒絶するのではなく、一旦受け止める意識を持つ
・関係性を育む方法があることを理解し、周囲との関係性を自ら育む意識と行動を持つ

①自身の存在や態度行動が周りにどのような影響を与えているのか?について、例えば捉え方の違いを見てみることで気が付くことができます。なぜなら、人それぞれの捉え方で、観えている世界が変わるためです。

捉え方の違いを見るためには、相手に関心を持って自分との違いを見る体験が必要になります。
当社では、例えば1つの出来事について、新入社員自身の目線と、上司・トレーナー目線を仮説として考えるというワークを行います。そうすることで、自分以外の立場になったときの捉え方の違いを知り、コミュニケーションで良く起きる認識のズレを体感することができます。

コミュニケーションによって、相手と自分の理解が異なることがあることを認識できると、捉え方の違いを意識したコミュニケーションを意識できるようになります。

②相手を知るためにはどうしたらいいのか?については判断保留のスキルが挙げられます。

判断保留とは、良い悪い・好き嫌いなどの判断を保留して、ありのままに受け止めて観ることです。判断を保留することで、判断の質が上がり、観察や関心、傾聴の質にも影響を与えていきます。

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※ 当社 関係性構築力研修の一部抜粋

例えば、他の方からの意見をすぐに良い悪いで判断するのではなく、少し時間をおいて受け止めてみます。そうすると、相手の意見の背景まで考えることができ、「あの人は、〇〇という立場だから、このような意見を言っていたんだな」と理解することができます。一度意見を受け止めることによって、意見の違いを理解しやすくなり、相手の理解に繋がります。

また、関係性を育むコミュニケーションについては、上司・トレーナーと素晴らしい関係性を創るための行動指針・アクションプランを策定するワークを行うなどが方法としてあります。アクションプランでは、次のようなアウトプットが出てきます。

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※ 受講生のアウトプット

このように、新入社員自身のあり方を見つめ、​周囲とのコミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶことで、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることができます。

問題解決を目的としたコミュニケーション

問題解決を目的としたコミュニケーション研修では、ニーズの把握や要件定義を行い、「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法を学ぶと良いでしょう。

相手(顧客・上司)のニーズを把握し、相手(顧客・上司)に適切に提案することで、相手の期待に応えたり超えたりします。それは成果に繋がりますし、相手から感謝されます。仕事に対して、より前向きになりますし、成果も出やすくなります。結果として、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えていきます。

問題解決を行うにあたり、相手のニーズの把握や要件定義を認識のズレなく行うこと、そして相手の想い・考えを意識した共感レベルを前提とした伝える能力を高ることが必要になります。分かりやすく伝えることで、相手に肯定的感情を与えることを理解した上で、相手への伝え方として、話す構成と情報を可視化するスキルを学びます。

【問題解決を目的としたコミュニケーション研修で目指す効果】
・ヒアリングスキル、トーキングスキル、アウトプットの手法を知り、実践できる状態になる
・ニーズを深掘りして行動・成果の質を高めようとしている
・周囲とのコミュニケーションを通じて共創を目指す意識を持てている

他社との認識のズレを無くすためのコミュニケーションとしては、次のようなヒアリングスキル・トーキングスキルについて伝えています。

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※ 当社 ソリューション提案力研修より一部抜粋

また、わかりやすく「伝える」ことに関しては、なぜ分かりやすく伝えることが大切かを考えて、その後「分かりやすい説明」を意識していく上で大切なことを伝えています。

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※ 当社 ソリューション提案力研修より一部抜粋

このように、ニーズの把握や要件定義を行い、「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法を学ぶことで仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることができます。

新入社員に対するコミュニケーション研修については、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えるために、関係性構築を目的としたコミュニケーション研修と、問題解決を目的としたコミュニケーション研修を組み入れて設計をすることをお勧めします。

3)新入社員に対するコミュニケーション研修 実施例

研修の専門家として、当社アーティエンスがお勧めする、新入社員を対象としたコミュニケーション研修の実施タイミングと内容はこちらです。

コミュニケーション研修の種類 研修目的 研修内容 実施
時期
アーティエンスで対応している研修
関係性構築を目的としたコミュニケーション研修
          
問題解決を目的としたコミュニケーション研修
上司との協働体験を通して、仕事の品質が上がることを知り、チームで仕事をする当事者意識・主体性を持つことの重要性をぶ ・上司との協働体験し、成功体験を積み重ねる
          
・自身の当事者意識や主体性を強化する
          
・経験に対して深く内省を行えるようになる
4月 上司との協働体感研修
関係性構築を目的としたコミュニケーション研修 「周囲を巻き込み、成果を出す」楽しさを実感し、自身の強みの活かし方、課題との向き合い方を学ぶ ・周囲との相互作用によって、自身の成長・成果に繋がることを理解する
          
・メンタルモデルを広げる
          
・巻き込み力を強めるネクストアクションを考える
5月 巻き込み力研修
自身のあり方を見つめ、​関係者とのコミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶ ・職場でのコミュニケーションは伝達の手段だけでなく、​「関係性」を育む有効な手段であることを認識する
          
・多様性を受け入れる
          
・関係性を高めていくためのコミュニケーション手法を学び、体験し、活用できるようにする
6月 関係性構築力研修
新入社員とトレーナーが、お互いの関係性や成長を通して、育成風土を醸成する一歩を踏み出す ・振り返りによって成長を実感する
          
・新入社員とトレーナーの対話を通じて、​お互いの理解を深める
          
・今後の成長について考える​
9月 新入社員・OJTトレーナー合同研修
問題解決を目的としたコミュニケーション研修 相手の期待に応えるために​“仲間と共にロジックを創る方法”を繰り返し学ぶ ・ロジカルシンキングの考え方とメリットを理解する
          
・ロジカルシンキングの型(ロジックツリーとマトリックス)を学び、体験し、活用できるようにする
7月 ロジカルシンキング研修
「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法(可視化すること)を学ぶ ・分かりやすく伝えることで、相手に肯定的感情を与えることを理解する
          
・相手に伝える(説明する)際の構成パターンと、方法について学び、体験し、活用できるようにする
          
・​情報を可視化するスキルについて学び、体験し、活用できるようにする
8月 ドキュメンテーション研修
顧客・社内の課題を正確に把握し、​課題を解決していくために必要なヒアリング・トーキングスキルを実践的に学ぶ ・ニーズ・課題の深堀りの重要さを理解する
          
・ヒアリングスキル、トーキングスキルの手法を学び、体験し、活用できるようにする
11月 ソリューション提案研修

組織によって状況や課題はそれぞれあるため、一概に今からお伝えする内容がベストとは言えないのですが、参考にはして頂けるかと思います。

研修ごとの実施タイミングは、新入社員や組織の悩みに対応できる時期になっています。当社で実施した調査によると、組織によって配属時期が異なるため、多少のズレはありますが、基本的には以下のようなタイミングで課題や不安を感じていることが分かりました。

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このような不安や悩みが起きるタイミングで、研修を実施すると、新入社員が主体的に学ぼうとする姿勢を強められるためお勧めです。上記の内容を参考に、自組織ではどのようなタイミングで、どのようなコミュニケーションに関する課題が起きているのかを明確にすることで、実施時期と内容を決めていくことができます。

4)今の新入社員にコミュニケーション研修で伝えるべきこと

今の新入社員にコミュニケーション研修で必ず伝えるべきことは、コミュニケーションを向上させることのメリットです。

なぜなら、最近の新入社員は何に対しても意味を求めますし、実利主義の傾向が強いためです。コミュニケーションについても、なぜコミュニケーションを取る必要があるのかという意味を求めます。自分にもメリットがあることが分かると、コミュニケーションを取るように行動できるようになります。

最近の新入社員は、今まで育ってきた環境によって、自分が関わりたい人としか関わらないようにすることができていました。そのため、自分と合わない人、関わりたくない人とコミュニケーションを取る機会が少ないまま社会人になっていることが多く、そのような人たちとコミュニケーションを取ることにストレスを抱えることがあります。そのため、特にコミュニケーションを取る必要性を理解してもらう必要があるのです。

コミュニケーションを向上させることのメリットとしては、社内やクライアントとの関係性を築くことで、パフォーマンスの向上に繋がることがあります。そのことを新入社員に知ってもらうために、例えば、関係性が築けている営業Aさんと関係性が築けていない営業Bさんのどちらから商品を買いたいと思うか考えてもらうなどすると、理解してもらいやすくなります。

最近の新入社員は、自分が好きな人(芸能人やYouTuber)が紹介している商品を買いたくなる、ということを経験していると思うので、そのようなことを例にして伝えるとコミュニケーションの大切さが理解できるかと思います。

【参考】周囲の社員が新入社員とのコミュニケーションで気を付けた方が良いポイント

「~べき」など決めつけでコミュニケーションを取らない

多様性や個性を認め合う環境で育ってきた新入社員は、決めつけられることを嫌います。
Z世代で一括りにされて話されることも、個人として見てもらえていないような感じがして嫌だと感じる人もいます。価値観を押し付けるのではなく、お互いの価値観の違いを受け入れたうえでどうしていくかを考えるようにしましょう。

プライベートを無理やり話してもらおうとしない

プライベートと仕事は分けたいと考えている新入社員も多く、ズケズケとプライベートのことに踏み込まれると嫌気がする人もいます。
プライベートの話をどれだけ行うのかは、関係性や個々の価値観によるもののため、プライベートのことを話したがらない場合は、そういう人なんだなと受け入れましょう。

フィードバックを行う時はポジティブフィードバックを意識する

特に最近の新入社員は、コロナ禍でアルバイト活動の減少に伴い、他者からの指摘・叱られる機会が減少していたため、アドバイスのつもりで伝えたフィードバックを重く受け止めすぎてしまう傾向が見られます。
イメージとしては「ポジティブ:ネガティブ=5:1」の割合が良いです。これは、夫婦の離婚率予測で有名なジョン・ゴットマン博士(Dr. John Gottman)が、この割合で互いに関わることが良好な夫婦関係の維持においては非常に重要である、という研究結果を導き出したからです。博士はこの研究結果を基に、リーダーシップやフィードバックの分野においても大きな影響を与えています。
無理やり良いことをでっちあげて褒めるのではなく、日々のちょっとしたやり取りをポジティブに行うという意識を持つことがポイントです。

フィードバックについて詳しく知りたい方は、下記のコラムもご覧ください。
新入社員が育つフィードバックとは?基本となる考え方や方法を詳しく解説

5)まとめ

今回は、新入社員に向けたコミュニケーション研修の目的や効果、研修内容についてお伝えしました。

コミュニケーションは仕事に欠かせないスキルです。コミュニケーション力を身につけることによって他者との認識のズレをなくし、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることができます。

新入社員に対するコミュニケーション研修の内容は大きく次の2つに分けられます。

・関係性構築を目的としたコミュニケーション研修
・問題解決を目的としたコミュニケーション研修

関係性構築を目的としたコミュニケーション研修では、新入社員自身のあり方を見つめ、​周囲とのコミュニケーションをより円滑にする方法を学びます。

問題解決を目的としたコミュニケーション研修では、ニーズの把握や要件定義を行い、「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法を学びます​​​。

これら2つのコミュニケーション研修を実施する際の実施内容と実施時期について、研修のプロからお勧めもお伝えしました。

コミュニケーション研修の種類 研修目的 研修内容 実施
時期
アーティエンスで対応している研修
関係性構築を目的としたコミュニケーション研修
          
問題解決を目的としたコミュニケーション研修
上司との協働体験を通して、仕事の品質が上がることを知り、チームで仕事をする当事者意識・主体性を持つことの重要性をぶ ・上司との協働体験し、成功体験を積み重ねる
          
・自身の当事者意識や主体性を強化する
          
・経験に対して深く内省を行えるようになる
4月 上司との協働体感研修
関係性構築を目的としたコミュニケーション研修 「周囲を巻き込み、成果を出す」楽しさを実感し、自身の強みの活かし方、課題との向き合い方を学ぶ ・周囲との相互作用によって、自身の成長・成果に繋がることを理解する
          
・メンタルモデルを広げる
          
・巻き込み力を強めるネクストアクションを考える
5月 巻き込み力研修
自身のあり方を見つめ、​関係者とのコミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶ ・職場でのコミュニケーションは伝達の手段だけでなく、​「関係性」を育む有効な手段であることを認識する
          
・多様性を受け入れる
          
・関係性を高めていくためのコミュニケーション手法を学び、体験し、活用できるようにする
6月 関係性構築力研修
新入社員とトレーナーが、お互いの関係性や成長を通して、育成風土を醸成する一歩を踏み出す ・振り返りによって成長を実感する
          
・新入社員とトレーナーの対話を通じて、​お互いの理解を深める
          
・今後の成長について考える​
9月 新入社員・OJTトレーナー合同研修
問題解決を目的としたコミュニケーション研修 相手の期待に応えるために​“仲間と共にロジックを創る方法”を繰り返し学ぶ ・ロジカルシンキングの考え方とメリットを理解する
          
・ロジカルシンキングの型(ロジックツリーとマトリックス)を学び、体験し、活用できるようにする
7月 ロジカルシンキング研修
「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法(可視化すること)を学ぶ ・分かりやすく伝えることで、相手に肯定的感情を与えることを理解する
          
・相手に伝える(説明する)際の構成パターンと、方法について学び、体験し、活用できるようにする
          
・​情報を可視化するスキルについて学び、体験し、活用できるようにする
8月 ドキュメンテーション研修
顧客・社内の課題を正確に把握し、​課題を解決していくために必要なヒアリング・トーキングスキルを実践的に学ぶ ・ニーズ・課題の深堀りの重要さを理解する
          
・ヒアリングスキル、トーキングスキルの手法を学び、体験し、活用できるようにする
11月 ソリューション提案研修

この実施案は、当社の調査で明らかになった、新入社員や組織の悩みに対応できる内容と時期になっています。組織によって状況や課題はそれぞれあるため、一概に今からお伝えする内容がベストとは言えないのですが、参考にはして頂けるかと思います。

自組織の新入社員にとって、どのようなコミュニケーション研修を実施したらいいかを検討し、実施に向けて準備を進めていただければと思います。皆さんの新入社員がコミュニケーション研修によってコミュニケーションスキルを与え、仕事のパフォーマンスとモチベーションにポジティブな影響を与えることを願っています。

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