【目的別】若手社員向けコミュニケーション研修一覧

「若手社員のコミュニケーションに課題を感じる…。何か良い研修はないかな？」
このようなお悩みをお持ちの方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

若手社員は今後の組織の成長を支える大事な社員です。やがて今よりも多くの人と関わりチームをまとめ、複雑な仕事を任されていくことが期待されますが、それらにはコミュニケーションスキルが欠かせません。

そこで本コラムでは若手社員におすすめのコミュニケーション研修についてお伝えします。コミュニケーション研修を実施することで若手社員の課題を解消し、若手社員の成長に期待できるようにしましょう。

１）若手社員に必要な２つのコミュニケーション

若手社員に必要なコミュニケーションとは、業務を遂行するため、そして関係性を構築するためのコミュニケーションです。
仕事を一人で行うことはなく、必ず誰かと一緒に進めます。誰かと共に仕事を行うということは、信頼関係が築かれていて、情報を共有し合えている必要があるためです。
そのためにコミュニケーションは欠かせません。

コミュニケーションは大きく２つに分けて考えられます。
「状況説明や自分の意見を伝えるためのコミュニケーション」と「相手や相手の話を理解するためのコミュニケーション」です。

状況説明や自分の意見を伝えるためのコミュニケーション

コミュニケーションにおいて、状況説明や自分の意見を伝えることは不可欠です。伝えることをしなければ相手は何も理解できないためです。
例えば、次のような場面で重要なコミュニケーションスキルです。

・顧客への営業報告を上司に行う
・会議で自分の意見を伝え建設的な議論を行う
・顧客からのクレームに対応する

特に若手社員は、上司や先輩と共に仕事を進めることのほうが多いため、状況や自分の意見を相手に共有することで、共通の理解を築くことで業務遂行をスムーズにします。

また、このような状況説明や自分の意見を伝えられるようになると、上司やクライアントは若手社員のことを信頼できるようになり、結果的に相手との信頼関係も構築されます。

このように相手に対して状況や自分の意見をわかりやすく伝えるコミュニケーションができることで、若手社員の仕事の質が高まり、信頼関係も築けるようになります。

相手や相手の話を理解するためのコミュニケーション

コミュニケーションにおいて、相手や相手の話を理解することも不可欠です。誤解や混乱が起きないように相手の状況や意見を理解し、適切な受け答えをするためです。

例えば、次のような場面で重要なコミュニケーションスキルです。

・上司からの仕事の依頼を理解する
・後輩からの悩み相談に乗る
・顧客が自身でもまだ気づいていない本質の課題を見出して適切に解決する

相手や相手の話を理解するためのコミュニケーションができると、本質的な問題解決や信頼関係の構築に貢献できるようになります。

２）若手社員におすすめのコミュニケーション研修

若手社員向けのコミュニケーション研修について、２つの目的に合わせて３つずつ紹介します。

目的	コミュニケーション研修で身に着けるスキル
状況や自分の意見・考えを伝える	論理的思考力
	可視化する力
	アサーティブコミュニケーション
相手や相手の話を理解する	傾聴する力
	質問する力
	自分と相手の価値観・固定概念の理解

論理的思考力を鍛える研修

状況や自分の意見・考えを伝えるためには、論理的思考力が必要です。自分の主張や立場を明確に整理し、相手に説得力を持って伝えられるようになるためです。

論理的思考力を鍛えるために、アーティエンスのロジカルシンキング研修では次の２つのことを意識することを伝えています。

●PREPの型を意識する
●事実と意見を切り分けて話す

PREPの型を意識する

PREPの型とは、分かりやすく情報を伝えるためのフレームワークのことです。

導入結論→理由→具体例→最終結論の順番に話すことで、情報を分かりやすく・簡潔に・的確に相手に伝えられます。

たとえば、上司にお客様からのクレームを報告する機会があったとします。この場合にPREP法を使って上司に伝えると、次のようになります。

PREP法を用いることで上司は何をすべきなのかが即時に伝わり、クレームにもすぐに対処できます。このように整理されて伝えてもらうことで意思疎通がしやすく、誤認が起きづらくなります。

事実と意見を切り分けて話す

事実と意見を切り分けて話すことも大切です。事実と意見が混同していると、何をどうすればいいのか、相手は次のアクションを起こせなくなるためです。
若手社員に対して、「事実はわかったから、あなたの意見としてはどうなの？」や「あなたの意見はいいから、まずは事実を教えて」など、を伝える機会が多い場合は、事実と意見のどちらか一方のみしか伝えない不十分なコミュニケーションをしてしまっていると言えます。

例えば、事実と意見を切り分けて話せていないと、次のようなことが起こります。

このようなコミュニケーションでは上司として安心して仕事を任せられません。事実と意見を切り分けで伝えられるようになると次のようになります。

事実と意見を伝える際は、報告や会議などのコミュニケーションで特に必要となります。「事実」を客観的に伝えたうえで、自身の「意見」を述べるという順番を意識することが大事です。

この２つのことを意識するだけでも、自分の主張や立場が明確に整理されるため、相手に説得力を持って伝えられるようになります。

可視化する力を鍛える研修

状況や自分の意見・考えを相手にわかりやすく伝えるためには、可視化する力も必要です。言葉だけでは説明が難しい・伝わりにくいことがたくさん出てくるためです。

情報や意見を図やイラストとして記載し、それを用いて思疎通を図ることで、自分が伝えたいことが伝わりやすくなります。

アーティエンスのプレゼンテーション研修では、可視化するためのさまざまな型をお伝えし、シミュレーションワークを行う中で、適切なタイミングで適切な可視化方法を選択できるようになることを目指しています。※プレゼンテーション研修テキストの一部

このような可視化方法を知っていれば、たとえば、複数の対策案の中から優先順位を決めて着手するという仕事があった時にもわかりやすく伝えられるようになります。
この場合、縦軸にそれぞれの対策を挙げ、横軸には重視している要素を書き、それぞれどの程度の重みがあるのか、〇△×や点数などを記入していくと、どの対策を優先すべきかが一目でわかります。このフレームワークはマトリックスと言うもので、とても汎用性が高いツールです。

こういったフレームワークを用いずに対策案の優先順位について報告しても、相手は理解しきれず、「もう一度説明してほしい」「よく分からなかった」と無駄なコミュニケーションが発生してしまいます。

相手に口頭だけでは伝わりづらいと判断した場合に、フレームワークやマトリックスなどで可視化して伝えることで、相手に理解してもらいやすく伝えられるようになります。

アサーティブコミュニケーションを鍛える研修

状況や自分の意見・考えを相手との関係性を悪くならないように伝えるためにはアサーティブコミュニケーションも必要です。

アサーティブコミュニケーションとは、相手の立場や意見を尊重しつつ、自分の主張も伝えるコミュニケーションです。

若手社員がこの伝え方を身につけることで、上司・後輩・他部署との板ばさみになる状況を打破できたり、クライアントに対してサービスを安売りせずに良い関係を保つことができるようになります。

アーティエンスでは関係性構築力研修の中で、相手の立場や意見を尊重しつつ、自身の主張を正確に伝えるアサーティブコミュニケーションの手法を習得します。

アサーティブコミュニケーションをトレーニングするためにアメリカの心理学者ゴードン・バウアーらによって提唱された「DESC法」が有効です。DESC法とは、4段階に分けて自分の意見を主張する方法を指します。DESCは、「Describe」「Express」「Suggest」「Choose」の頭文字です。

自分の意見を伝えるということは、伝え方を間違えると相手を不快にさせてしまいかねません。若手社員の伝え方によってクライアントを不快にさせてしまうと取引にネガティブな影響があったり、同僚を不快にさせてしまうような伝え方をするとチーム力が下がってしまいます。

そのようなことがないようにするためにも、相手の立場や意見を尊重しつつ、自分の主張も伝えられるコミュニケーションスキルを身につける必要があります。

状況や自分の意見・考えを伝えられるようになるために、このような３つのスキルを身につけておく必要があります。

傾聴する力を鍛える研修

相手や相手の話を理解するためには、傾聴する力が必要です。相手の話を集中して聴き、相手が伝えてくれることを一旦受け止めることで、相手が伝えたいことを深く理解できるためです。また、相手との信頼関係を構築され、相手から積極的に話してくれやすくもなります。
若手社員にとってクライアントにヒアリングする際や、後輩の育成を行う際に役立ちます。

仕事の中で傾聴していることを伝えるためには、次のような姿勢を意識すると良いです。

このような姿勢があると、自分の話を真剣に聞いてくれているな、ということを感じられます。

若手社員は仕事に少し慣れてきて、なんとなくこう言われたらこう返そう、というような自分なりのパターンが作られている人も多いです。もちろん、そのことが求められる部分もあります。ただ、相手のことをよく理解しようとすると、言葉の奥にある本当の願いが見えてくるようになり、その願いに気づけるとより良い提案や、良い関係性につながります。

【合わせて読みたい】
傾聴って何？3つの種類と意識すべきポイント｜「育成しやすい土壌創り」に繋がる傾聴とは

質問する力を鍛える研修

相手や相手の話を理解するためには質問する力が必要です。自分が理解しきれていないことや、もう少し深く知りたいことについて尋ねることで、納得感を持って理解できるためです。

若手社員は、クライアントと話す機会や、上司から仕事を依頼される機会が増えます。しかしそれらはどちらも情報が不十分な状態で話されることが多いです。そのため、仕事を進めるために質問する力は不可欠です。

アーティエンスのプレゼンテーション研修では、問いを投げかける際のポイントとして次の２つのことを伝えています。
●Why（なぜ）よりも、What（何を）・How（どうやって）を意識すること
●オープンクエスチョンを意識すること

Why（なぜ）よりも、What（何を）・How（どうやって）を意識すること

Why（なぜ）よりも、What（何を）・How（どうやって）を意識するのは、Why（なぜ）ばかりで問われると、責め立てられているような印象を感じさせてしまうためです。

以下の例を見ると、伝え方を変えることで聞こえ方の印象が違うことがわかります。

オープンクエスチョンを意識すること

オープンクエスチョンを意識するのは、相手側に自由に話してもらうようにするためです。
※問いには、クローズドクエスチョンというYes/Noで回答できるものと、オープンクエスチョンというYes/Noに収まらず自由に回答できる2種類があります。

オープンクエスチョンを用いると次のようなメリットがあります。

このような２つのポイントを意識して質問できるようになると、相手や相手の話をより深く理解できるようになります。そして、深い関係性が築けるになったり、より本質的な提案をしやすくなります。

自分と相手の価値観・固定概念を理解する研修

自分と相手の価値観・固定概念を理解しておくことも、相手や相手の話を理解するために重要です。相手の言動や意見がどのような背景から来ているのかを理解することで、対立を防ぎ、建設的なコミュニケーションを促進できるようになるためです。

価値観は人によって違うことを理解していないと、意見のすり合わせをしようとせず、拒否反応を示すようになってしまいます。

アーティエンスの関係性構築力研修では、自分が持っている価値観と他の人が持っている価値観に気づくワークなどを行います。すると相手へ価値観を否定したり、決めつけるのではなく、一旦受け止める意識を持てるようになります。

若手社員は、育ってきた環境として、自分と気のある仲間とだけ仲良くして、それ以外の人との接点を持たないようにしてきた人も多いです。そのため多様な価値観があることを理解しきれておらず、なんでそんなことを言うのかが理解できない、と言う状態になってしまうこともあります。
しかし、価値観が異なることを理解できていると、相手を否定するのではなく、違いを受け入れた上で今後どのように関わるかを検討できるようになります。

このように自分と相手の価値観や固定概念を理解しておくことで、相手がなぜそのような言葉を伝えてくるのかの背景を考えられるようになり、対立が起きるのではなく、お互いの考えを統合していけるようになります。

相手や相手の話を理解できるようになるために、このような３つのスキルが必要です。

今回紹介した６つの内容は、若手社員が適切なコミュニケーションを取れるようになるために不可欠なスキルとなるため、これらのスキルを身につけられるコミュニケーション研修を実施しましょう。

３）若手社員がコミュニケーションスキルを高めるメリット

若手社員がコミュニケーションスキルを高めるメリットは３つあります。

パフォーマンスの向上

コミュニケーションスキルが高まることで、パフォーマンスが向上します。コミュニケーションによる誤認が減ったり、相手の要望に的確に応えられるようになるためです。

例えば営業の若手社員の場合は、初対面の顧客と信頼関係を作る能力、相手の状況や意見を引き出すヒアリング力、相手のニーズに合わせた商品・サービスの提案力やプレゼンテーション力などが高まることでパフォーマンスを向上できます。

事務仕事の若手社員も、上司からの仕事の依頼を正しく理解できると、期待以上の質のアウトプットを出せるようになります。

コミュニケーションしないでできる仕事はありません。コミュニケーションスキルが高まることでパフォーマンスは必ず向上します。

トラブル軽減

コミュニケーションスキルの向上は、トラブル軽減にも影響します。意見の食い違いや誤解、不信感など、さまざまなトラブルの原因を解決できるためです。

わかりやすいコミュニケーションは誤解や意見の食い違いを防ぎます。また、相手を気遣えるコミュニケーションは関係性の構築と信頼の醸成にも貢献します。
さらに、伝え方が上手くなれば、何か不安や不満が溜まった時に我慢してしまうのではなく、適切に相手に伝えることもできるため、オープンなコミュニケーションが増え、感情が爆発してトラブルに発展するというリスクも軽減できます。

トラブルの主な原因であるコミュニケーションのスキルが高まることで、業務や人間関係のトラブルを軽減できるようになります。

信頼関係の構築

信頼関係の構築のためにも、コミュニケーションスキルが必要です。良好なコミュニケーションは、信頼を築くための基盤を提供し、個人や組織間の関係を強化するためです。

オープンで率直なコミュニケーションは、相手との信頼関係を築くための基本です。情報や意見を適切に共有し、自分の考えや感情を率直に表現することで、相手があなたを理解し、信頼しやすくなります。
また、相手の感情やニーズを理解し、それに対する適切な反応を示すことで、信頼関係が深まります。

信頼関係を築くためにはお互いを理解しあっている必要があり、お互いを知るためにはコミュニケーションをとることが欠かせません。そのため、コミュニケーションスキルを高めることで、信頼関係を構築できるようになります。

このようなメリットを得るために、適切なコミュニケーション研修を実施してコミュニケーションスキルを高めましょう。

４）若手社員へのコミュニケーション研修事例

若手社員へのコミュニケーション研修を実施して変容が起きた事例を２つ紹介します。

価値観の違いを理解し、適切な報連相が行えるようになった事例

項目	詳細
実施方法	公開講座
規模	1クラス平均5～8社程度の企業が参加
対象・実施時期	新入社員、若手社員・6月
目的	関係者の価値観の違いを理解した上で、コミュニケーションをより円滑にする方法を学ぶ
研修内容	関係性構築力研修
得られた効果	報連相の回数が増えた、上司の話を聴く態度が変わった

この組織で働く若手社員のAさんは、上司に対して、強い苦手意識を持っていて報連相がとても少ない状態でした。
しかし、関係性構築力研修でさまざまな価値観の人がいることを学んだ結果、研修終了後に実施した人事との1on1で「上司のことを今までは苦手で話したくないと思っていたけど、無理だと思って行動しないのではなく、上司のことを少しでも理解しようと思う」という発言があったとのことでした。上司との関わり方が変わり、報連相も以前より増え始めたとのことでした。

若手社員が自分の意思を出せるようになった事例

項目	詳細
業種	乳幼児用品メーカー
企業規模	300名程度
対象・実施時期	若手社員・2月
目的	自分の意見を出すことで、上司や顧客とのコミュニケーションにおいて、一つ上のレベルを目指す
研修内容	意思発信力研修
得られた効果	幹部社員へのプレゼンテーションの内容について経営者がとても高い評価をした

経営陣から、最近の若手社員は英語などのスキル習得は真面目だが、自分の意思を出さず、例年、研修の最後に行っているプレゼンテーションに対しても「毎回物足りなさを感じている」といった話があり当社へご相談がありました。

そこで、半年間における若手社員の育成プログラムの一つの研修として、意思発信力を養う研修を行いました。若手社員の意思発信の醸成と、いかに現場を巻き込むかということ研修でお伝えしました。
若手社員研修のプロジェクトを通して、若手社員自身が「自分たちの想いや考えを周りに伝えることで好影響が起きる」という成功体験をできたため、その後の業務で少しずつ意見を出す量が増えていったとのことです。

そして翌年のプレゼンテーションでは、「自身の想いをちゃんと伝えてくれた。上司をはじめ、現場ともしっかりコミュニケーションが取れていて素晴らしい」と、経営者からの評価がとても高くなったとのことでした。

コミュニケーション研修を実施することでこのような変化が生まれます。ぜひ自組織にあった研修を実施して、若手社員に対するコミュニケーションの課題を解決しましょう。

５）まとめ〜若手社員のコミュニケーション研修はアーティエンスにお任せ〜

本コラムでは若手社員におすすめのコミュニケーション研修についてお伝えしました。
若手社員に必要なコミュニケーションとは、業務を遂行するため、そして関係性を構築するためのコミュニケーションです。仕事を一人で行うことはなく、必ず誰かと一緒に進めます。誰かと共に仕事を行うということは、信頼関係が築かれていて、情報を共有し合えている必要があるためです。
そのために「状況説明や自分の意見を伝えるためのコミュニケーション」と「相手や相手の話を理解するためのコミュニケーション」を共に行えるようになることで、成果と成長を期待できるようになります。

若手社員向けのコミュニケーション研修は次の通りです。

目的	コミュニケーション研修で身に着けるスキル
状況や自分の意見・考えを伝える	論理的思考力
	可視化する力
	アサーティブコミュニケーション
相手や相手の話を理解する	傾聴する力
	質問する力
	自分と相手の価値観・固定概念の理解

今回紹介した６つの内容は、若手社員が適切なコミュニケーションを取れるようになるために不可欠なスキルとなるため、これらのスキルを身につけられるコミュニケーション研修を実施しましょう。

若手社員がコミュニケーションスキルを高めるメリットは主に次の３つです。
・パフォーマンスの向上
・トラブル軽減
・信頼関係の構築

このようなメリットを得るために、適切なコミュニケーション研修を実施してコミュニケーションスキルを高めましょう。

なお、アーティエンスでは若手社員向けのコミュニケーション研修を実施しています。

それぞれの詳細を知りたい方はお気軽にお問い合わせください。

コミュニケーション研修を実施することで若手社員の課題を解消し、若手社員の成長に期待できるようにしましょう。