【チェックシート付】内定辞退防止には信頼関係の構築が肝！具体策を詳しく解説！

「内定者の内定辞退をなんとか防止したい…！でも対応策がわからない…」
このようなお悩みをお持ちの方が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

リクルート社の『就職プロセス調査（2023年卒）「2023年3月度（卒業時点）内定状況」』によると、内定者の約6割が内定辞退の経験をしていることがわかります。

就活生は第一志望があっても、その企業から内定がもらえなかったケースを想定し、複数社選考を進めていくのが一般的です。そのため、第一志望やより好条件の企業から内定が出た場合は、それ以外の企業の内定は辞退することになります。

志望度合いが理由で内定を辞退されてしまうのは、その人から見た組織の魅力度に関係するため個別に対応することは難しいです。しかし、中には「連絡のレスポンスが遅いから」「懇親会の対応が悪かったから」など、実際の志望度合いとは関係の薄い部分で組織への信用度が下がり、内定辞退となることもあります。細かいことのように思うかもしれませんが、小さいことの積み重ねが信頼関係につながり、そして、その事実を踏まえながら内定者は就職する組織を決めるのです。

そこで本コラムでは、内定者辞退を防ぐための採用〜内定承諾後のフェーズごとの対策や、ポイントについて信頼関係という視点からお伝えします。内定者とのコミュニケーションの中で信頼関係を構築し、内定辞退を防ぐのはもちろん、入社後もエンゲージメント高く働いてもらえるようにしましょう。

１）【フェーズ別】内定辞退を防止する信頼関係の築き方

内定者の内定辞退を防止するための信頼関係の築き方をフェーズごとにお伝えします。

【採用フェーズ】できる限り多くの情報を開示する

採用フェーズで重要なことは、自組織の情報をできる限りオープンにし、信頼してもらうこと、そして、内定承諾後のギャップを生み出さないことです。
企業側も「良い人に来てもらいたい」という思いから、悪気なく、組織を良く見せようとしてしまいがちです。もちろん、伝え方を工夫することは必要なことではありますが、その内容が実際の様子とかけ離れていることがわかると、信頼関係は築けません。

よくあるのは、とにかく採用することが目的になってしまうことです。これは手段が目的化してしまっています。本来の目的は活躍する人材を採用することです。キラキラした部分だけではなく、地味なことや大変なことも伝えることで、内定者は組織に対して本当のことを伝えてくれているという安心感と信頼感を持てるようになります。

そのための具体的な方法を３つ紹介します。

ポジティブな情報だけでなく、ネガティブな情報もしっかり伝える

仕事内容や評価制度、働き方、待遇などについて、お互いに認識の相違がないように詳細を説明しておくことが必要です。 また、就活生に対しては、自社へのイメージや自身の理想の働き方、目指すキャリア、大切にしたい価値観などをヒアリングし、入社前後でギャップが生じなさそうか確認をするようにしましょう。

仕事の密着動画や記事の公開

社員の１日に密着した様子の動画や記事を公開することは、オープンに組織のことを伝える一つの方法です。社員がどのような１日を過ごしているのかを伝えることで、説明会や採用の機会に伝えきれない細かい仕事の部分も内定者は知ることができます。実際の仕事を知ることで、組織で仕事をするイメージがしやすくなり、組織への納得感が高まります。
近年は特に１日密着の動画や記事を公開する組織が増えています。

先輩社員によるストーリーテリング

ストーリーテリングとは、自身の経験や想いをオープンに、かつ、人間味を持ってストーリーとして伝える方法です。抽象的な単語や情報を羅列するよりも、相手の記憶に残りやすく、得られる理解や共感が深くなります。
先輩社員たちは、それぞれ困難を乗り越えて今があります。その経験を具体的に語ってもらいます。そうすることで、困難や失敗は成長のために必要なことや、大変な経験があるからこそ今があることを理解できるようになります。
組織が困難な部分も見せると、内定者もオープンに接しやすくなり、お互いの関係性が深まりやすくなります。

就活生の話を聞く

就活生の話に耳を傾け、就活生が気になっていることや不安に対してオープンに応えることも一つの方法です。就活生は自分が知りたいことを知れることで、安心感が高まります。また、就活生は親身に聞いてくれる姿勢に対して、感謝や嬉しさなどの感情を抱くようにもなります。そうすると、組織に対してポジティブな印象を感じるようになります。

採用フェーズでは、このように内定者との信頼関係を築くために自組織のことをオープンにすることを意識しましょう。

【内定承諾前】組織からの期待やフィードバックを伝える

内定を出す前後で大切なことは、「なぜあなたに内定を出したのか？」「どんな期待をしているのか？」を、内定者に正しく理解し、信頼してもらうことです。ポイントは２つあります。

最終的な評価ポイントを丁寧にフィードバックする

改めて、最終選考までの過程で「どんな点を評価し、どんなことを期待しているのか」といったポジティブなフィードバックを改めて本人に伝えましょう。極端な話に聞こえるかもしれませんが、そういったフィードバックがないと「どんな点を評価されたのだろうか。本当は人手不足で誰でもよかったのかもしれない…」とモヤモヤ考えてしまう就活生も少なくはないです。
自身の強みの認知にもつながりますので、できる限り具体的かつ詳細なフィードバックをしてあげるとよいでしょう。

【内定承諾後】接触頻度を高め、相互理解を促す

内定承諾後も、一定の接触頻度を保ち、フォローすることが大切です。理由は２つあります。

１つ目の理由は、内定承諾後も、内定者はさまざまな不安や疑問を抱えているからです。
例えば、「本当にこの会社に入社してよいのだろうか？」「職場の人たちや同期とうまくやっていけるのか？」「入社までに何か準備しておいた方がよいのだろうか？」といった不安や疑問です。このような不安や疑問を解消できると、組織に対して安心感や信頼感を持ちやすくなり、信頼関係の構築に繋がります。そしてその結果、内定辞退の防止にも繋がります。

２つ目の理由は、内定者は、複数内定をもらっている可能性が高いためです。
リクルート就職みらい研究所『就職白書2022』によると、22卒就活生の平均的な内定社数は2.46社となっています。

自組織を選んでもらうために内定者を心から歓迎していることを理解してもらうことが必要です。誰でもいいのではなく、あなたに来てほしい理由を伝えることで、内定者は組織に期待してもらっていることを感じ、期待してくれている組織で働きたくなります。

このような理由から、内定承諾後も組織から働きかけて関係性を築いていくことが必要です。そのための具体的な方法を８つ紹介します。

組織からの期待を伝える

内定承諾後は、内定者と経営陣が顔合わせする機会を設けられるとよいでしょう。
その際、経営陣が最終面接官であったならば、面接時の詳細のフィードバックを伝えてあげましょう。初めて顔合わせする場合でも、事前に人事から内定者の情報を聴いておき、「○○さんだね、内定承諾してくれてありがとうね。□□に興味をもってくれたらしいね。4月からぜひよろしくね。」と、言った具合に、内定承諾の感謝の気持ちと期待を伝えていきます。

会社からの期待を伝えることは信頼関係を高めるためのフォローになります。自分をしっかりと理解した上で内定を出してくれたことが理解できるためです。

ポイントは、内定者全体に対する漠然とした期待ではなく、個々人に対しての具体的な期待を伝えていくことです。単なる形式的なものになってしまうと、効果は半減してしまいます。
大人数で一度にまとまって会うのではなく、数分程度の短時間でもよいので、個別で顔合わせすることを推奨します。

内定式

内定式は、組織の雰囲気を感じることができ、また、内定者の同期となる人と会話をすることができる機会です。

内定式で、代表の挨拶や社員の方の話があると、代表や社員の人柄が見えます。その人たちに対して良い感情が持てると、この組織に参加できることに期待感を持てるようになります。
また、同期となる内定者と会い、会話する機会があることで、これから一緒に頑張っていく仲間にどんな人がいるのかを知ることができます。入社前に知り合いがいる、ということは、安心感に繋がります。

内定式で同期となる人と仲良くなれそう、この組織で頑張っていけそうと思えると、入社までの不安を軽減することができます。

懇親会、食事会、内定者と社員の交流会

内定者懇親会や食事会、社員との交流会は、組織が内定者と採用面接よりもフランクにコミュニケーションを図るための内定者フォローの一種です。

面接では、採用の可否に関わるため、自己開示をしづらく、本音で話し合うことは難しいです。そこで、内定者懇親会や食事会、交流会というカジュアルでフラットな場面を設けて、内定者は組織を、組織は内定者を知り合う機会を作ります。

話しやすい場を作ることで、本音が出やすく関係性が築きやすいです。

＜参考コラム＞
・内定者懇親会に迷ったらこれで解決！企画・運営・フォローの流れを徹底解説
・内定者との食事会の準備はこれを見れば完璧！内定者食事会の準備〜本番までの流れを徹底解
・内定者×先輩社員の座談会の設計方法｜内定者も既存社員も入社が楽しみになる座談会とは

職場見学

内定者に対して、職場を見学できる機会を設けます。職場に実際に行くことで、職場の雰囲気や空気感、実際に働いている人の様子を体感することができ、自分が職場で働くイメージを持ちやすくなるためです。
自分が働いているイメージを持ててワクワクする感情が出てくると、この組織で働きたい！という想いが強くなり、内定辞退を防止できます。

内定者研修

内定者期間に研修を実施することもフォローの一つです。研修によって、組織が内定者に期待していることを感じることができます。その期待を感じると内定者は組織に対する感謝や、期待に応えたいという想いが湧いてきて、この組織で働きたいという想いが強くなります。
また、研修を通して、入社前に少しでも必須スキルを身につけてもらうことで、組織に貢献できるのかという内定者の悩みを解消することもできます。

＜参考コラム＞
・【内定者研修の内容一覧】これをみたら自組織にあった内定者研修の企画が作れる
・内定者研修が面白いとモチベーションや学びの質が向上する！？「面白い」要素の取り入れ方とは

インターン

内定者にインターンやアルバイトとして仕事をしてもらうこともフォローの一つです。実際に仕事をすることで、一つの仕事を進めるために必要な工程がいくつもあることを知ったり、仕事を進めて良いというOKが出るまでに時間がかかることなどを知ることができます。これは、実際に働いてみないと見えにくいことです。

入社前にそれらのことを知っていたり、先輩の仕事の進め方を見ることで、仕事内容に対する不安を解消することができます。
また、実際に社員と触れ合うことで、関係が深まり、信頼関係が強くなることも期待できます。

＜参考コラム＞
・【人事必見】内定者インターンの設計方法と成功させる５つの鍵とは

定期面談

内定者面談では、内定者の迷いや不安の解消、信頼関係の構築、選考過程で伝えることのできなかったことを伝えることができるなど、内定者の状態に合わせてサポートすることができます。

入社前の不安な気持ちを丁寧に聞いてくれたり、自分の将来のことを考えてくれていると思えると、その企業に入社したいという思いが強くなります。自分と真剣に向き合っている人には、信頼感情を抱きやすくなるためです。

＜参考コラム＞
・【内定者面談のマニュアル】内定者面談の目的・流れ・注意点を解説！

内定者のメンター制度

若手・新入社員に内定者のメンターになってもらうこともフォローの一つです。内定者と年齢の近い社員だと、内定者は素直な気持ちを話しやすいです。また、若手・新入社員も自分の内定期間のことを思い出しやすく、共感やすいということもポイントです。
内定者は自分のことをわかってくれる人がいる、ということに対して安心感や信頼感を感じ、この組織で働きたいという想いが強くなります。

このように内定承諾後では、内定者と関わりを持てる機会を作ることで、お互いの理解を深めていくことを意識します。そうすることで、内定者との信頼関係を築くことができます。

フェーズごとに、このような施策を行うことで、内定者の内定辞退を防止するための信頼関係を築くことができます。

２）内定者と信頼関係を築くために意識したい４つのポイント

内定者と信頼関係を築くために意識いただきたい４つのポイントをご紹介します。

・クイックレスポンスを心掛ける
・就活生、内定者に耳を傾ける
・定期的に接触機会を作る
・既存社員が組織に誇りを持って働く

クイックレスポンスを心掛ける

内定者への連絡事項は早いタイミングで連絡し、内定者のリアクションに対して早いレスポンスを心がけましょう。迅速な対応は、相手に対する敬意や関心を示し、仕事への真摯な姿勢を表すためです。

内定者が参加する行事の連絡をする場合は、遅くても１ヶ月前までには連絡できるようにしましょう。内定者は学生のため授業やアルバイトなどの予定を調整する必要があるためです。

内定者から質問などがきた場合は、遅くとも３営業日以内には返信をするようにしましょう。もし確認に時間がかかる内容の場合は、その旨を先に連絡します。

内定者だからと後回しすることせず、対等な立場で関わることが大切です。

就活生・内定者に耳を傾ける

就活生・内定者が今抱えている悩みや本当に知りたいことに耳を傾けましょう。就活生・内定者の本心に向き合うことができたら、信頼関係が高まるためです。

そのため、採用フェーズでは、就活生が自分の考えを理解してもらえたと思ってもらえるようなコミュニケーションをとることを意識しましょう。例えば、なぜ他社ではないく自組織なのかや、興味があることの背景を深く聞くと就活生の価値観や考えの理解につながります。

内定後は、今抱えている悩みや不安を傾聴して、アドバイスしたり、相手が自分なりの答えに辿り着くためのヒントを渡せるようにしましょう。

相談から無理やり自組織に入社させることを強要するようなことはせず、相手のことを一番に考えた対応をします。そうすることで、信頼関係の構築につながります。

定期的に接触する機会を作る

内定者と定期的に接触する機会を作りましょう。特定の人物や物事に何度も繰り返し接触することで、好感度や評価が高まっていく、ということがアメリカの心理学者ロバート・ザイオンスによって1968年に発表されています。
そのため、１章で挙げたような内容を月に１回の間隔で行えないか検討してみましょう。イベントの実施が難しい場合は、内定者と簡単に連絡を取れるチャットで会話をする機会を作ることをお勧めします。組織に関するトピックや、何気ない会話をすることで、関係性を深めることができます。

既存社員が組織に誇りを持って働く

既存社員が組織に誇りを持って働いている状態を作ることが大切です。社員が皆誇りを持って感じていると、その雰囲気が就活生や内定者にも伝わるためです。逆に既存社員が組織に対して不満を抱えており、そのことをネット上に記載していると、組織への不信感が強くなります。

最近の就活生や内定者は組織の口コミサイトやSNS情報をよく調べており、その内容の方がリアルな声だと考えることが多いです。組織に対してネガティブな書き込みをみると、組織への信頼が弱くなってしまいます。

また、職場見学の中で、社員のエンゲージメントが低そうだと感じると、将来の自分と重ね合わせて、この組織で働きたいという思いは薄れてしまいます。

そうならないようにするためにも、既存社員のエンゲージメントを高めることも意識しましょう。内定者が絶対にこの組織で働きたいと思ってくれる状態を作れるのが一番良い状態です。

このようなポイントを意識して信頼関係を築くことで、内定辞退を防ぐことができます。

３）内定者が内定辞退する主な理由

内定者が内定辞退をする理由を５つお伝えします。これらの理由に当てはまらないように対策を行いましょう。

志望順位の高い組織から内定を取得したため

内定辞退の一番の理由は、志望順位の高い組織から内定を取得したためです。この理由に対しては、就活生によって魅力を覚える組織が異なるため、対策は難しいです。
ただ、一般的には、大企業で業績が伸びていて、労働環境が整った企業の優先度が高くなる傾向があります。そのため、就活生にとって志望度の高い組織になりたい場合は、それらの条件を整えることを意識しましょう。

希望している条件を満たしていないため

就活生が希望している条件を満たしていないことがわかった時も内定辞退が起きやすいです。この理由に対しては、誤解のないようにわかりやすく明確に伝えることを意識するようにしましょう。
具体的な数字や期間を用いて、誰が見ても同じ理解ができるような伝え方をすることが大切です。

不信感を抱いたため

組織に対して不信感を抱いた時も内定辞退が起きやすいです。不信感を感じるシチュエーションとしては、就活生や内定者からの質問に対して曖昧な回答をする、高圧的な態度をとる、レスポンスが遅い、既存社員が組織に対してネガティブなことを言っているなどです。

一度感じた不信感を取り除くのは、人間関係と同じようにとても大変です。そのため、就活生や内定者に不信感を抱かせないようにする対策を徹底的に行いましょう。

希望を持って働けているイメージが湧かない

内定者が組織で希望やワクワク感を持って働いているイメージができないと内定辞退につながる可能性があります。複数内定をもらっている場合は、自分がポジティブに働けているイメージを持てる方を選びたくなるためです。

この理由に対しては、組織に対して、ネガティブなイメージが強くなってしまっている可能性が高いため、内定者が感じているネガティブな要素を聞いてフォローしていきましょう。また、なぜ内定者がネガティブなイメージを持ったのか、という原因を探して、根本的な対応をすることも必要になります。

組織に対する印象と現実が異なっていることがわかったため

内定後のイベントを通して組織のリアルを知る機会が増えます。その中で内定者が組織に抱いていた印象と現実が異なることがわかると、内定辞退を検討します。

この理由に対しては、採用段階で組織の業務内容やカルチャーのことをオープンに話すことで解決できます。特にカルチャーの部分は組織にいると、それが当たり前のため、何が自組織のカルチャーかがわからずうまく伝えられないことがあります。そのため、中途採用で入社してきた人などにヒアリングし、自組織のカルチャーを就活生でもイメージできるような言葉で伝えられるようにしましょう。

内定者はこのような理由で内定を辞退する傾向があります。これらに対して対策を行うことで、内定辞退を防げるようにしましょう。

＜参考＞内定辞退が続出する際にみなおしたいポイント

内定辞退が続出する際にみなおしたいポイントをまとめました。下記のチェックリストを参考に、優先的に対策すべきところを確認してみてください。

フェーズ	確認項目	チェック
採用～ 内定承諾前	採用計画（採用基準やペルソナ、選考プロセス）は本当に適切か？
	とりあえず誰でもいいから採用することが目的になっていないか？（本来の目的は組織で活躍できる人材を採用すること）
	就活生がなぜ自組織を選んだのか理解し、その期待に応えられると感じたか？
	採用担当者が就活生と対等な関係で真剣に向き合っているか？
	採用での連絡について３営業日以内で対応しているか？
	募集要項を明確に誰がみてもわかる内容で記載しているか？
	仕事内容をオープンに伝えられているか？
	自組織のカルチャーについて伝えられているか？
内定承諾後	定期的に内定者との関わりを持てているか？
	内定者の不安や悩みに寄り添って解決しているか？
	内定者に自組織に来てほしい理由、入社後の期待を明確に伝えているか？
	内定者に関する行事を行う際は、早い段階で連絡をしているか？
	内定者からの連絡に対して３営業日以内で対応しているか？

４）まとめ

本記事では、内定者辞退を防ぐための採用〜内定承諾後のフェーズごとの対策や、ポイントについて信頼関係という視点からお伝えしました。ご参考にいただき、内定者との関係性を高めていただければ幸いです。

また、アーティエンスでは、内定者の内定辞退を防止するためのノウハウについて、当社の研修を受講いただいた組織の方にお伝えしています。内定者や新入社員の受け入れに不安がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。