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内定者×先輩社員の座談会の設計方法|内定者も既存社員も入社が楽しみになる座談会とは

内定者懇親会

2023/9/19更新ー 2023/6/14作成ー

「内定者×先輩社員の座談会は、どんな内容が良いのだろう?」
「内定者×先輩社員の座談会を企画する上での注意点は?」

このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないかと思います。

内定者×先輩社員の座談会とは、内定者と既存の先輩社員が集い、会社や仕事内容に関する理解を深める場です。年齢の近い先輩社員が参加するため、面接の場よりも質問がしやすく、働く人や環境のよりリアルを知ることができます。また、内定者が感じている不安や疑問を解消し、入社意向を高める機会にもなります。

本記事では、内定者×先輩社員の座談会の目的や内容、企画〜運営までの流れについて詳しく解説していきます。内定者×先輩社員の座談会が内定者、組織、両方にとって良い場となり、内定者も既存社員も4月の入社が待ち遠しく、楽しみになっている状態を作りましょう。

監修者プロフィール

山下 絢加

2013年にアーティエンスに入社。組織開発・人材育成のコンサルタントとして、大手企業から中小企業まで、幅広く研修プログラムの企画・開発・運営を実施。子育てを機に、現在は主にマーケティングプランニングを担当。

1)「内定者×先輩社員の座談会」を行う目的

内定者×先輩社員の座談会を行う目的は、大きく3つあります。

・内定者が仕事のやりがいや大変さを正しく理解する
・内定者の不安や疑問を解決する
・縦の繋がりを作る

順番にお伝えします。

内定者が仕事のやりがいや大変さを正しく理解する

先輩社員からリアルな仕事内容を聞くことで、内定者が仕事のやりがいや大変さ、仕事内容のリアルを正しく理解できます。内定者がイメージしている仕事の内容と実際の仕事の内容に乖離があることも多いためです。

ただ、この時に注意が必要なのは、辛くネガティブな部分の印象が強くなってしまい、内定者のモチベーションを落としてしまうことです。先輩社員が体験してきた大変さやネガティブな部分だけではなく、やりがいや楽しさなどのポジティブな部分を、先輩自身の言葉でありありと伝えることで、内定者の心に響くものとなっていくでしょう。

また、採用時に「仕事のやりがい」で魅力付けしている企業の場合、先輩社員の話を聴くことで、イメージとのギャップにショックを受ける内定者がいるかもしれません。しかし、実際にそのような仕事内容を行っているのであれば、リアルな実情を事前に理解してもらった上で、入社を決めてもらう方が良いです。入社後に、「イメージと違った」と組織に馴染めず、早期離職に繋がるリスクがあるからです。

内定者の不安や疑問を解決する

内定者×先輩社員の座談会を行うことで、内定者の不安や疑問を解決できます。ラーニングエージェンシー社による内定者意識調査によると、内定者の8割以上が「不安・心配」な気持ちを抱えていることがわかっているためです。内定者に不安な気持ちが大きいと、入社に対してポジティブな気持ちを持てず、内定辞退にも繋がりかねません。

座談会では、内定者と同じ道を経験している先輩社員が内定者の気持ちに共感しながらも、アドバイスを伝えることで、内定者の不安を軽減することができます。

また、同社の同様の調査によると、内定者が最も不安に感じていることとして「自分の能力で仕事についていけるか」ということがあげられました。

ラーニングエージェンシー社による内定者意識調査より引用

「自分の能力で仕事についていけるか」という内定者の不安に対しては、先輩社員がそれぞれ、どのような工夫や努力をして困難を乗り越えていったのかを伝えることが大切です。また、入社後、組織や上司・先輩からのフォローやサポートについても伝えることで、組織への信頼や安心感の醸成にもつながります。

縦の繋がりを作る

内定者×先輩社員の座談会を行うことで、縦の繋がりを作ることができます。入社前から縦の繋がりを構築できると、内定者は安心感を持ち、組織に加わることに対してポジティブな印象を持ちます

座談会では、先輩社員と、面接と比べてリラックスした雰囲気で話せるため、本音やプライベートの話も出てきやすく、関係性が深まりやすいです。

内定者は、組織の中でうまく人間関係を築けるかも不安の要素の一つとなっています。先輩社員にどんな人がいるのか知り、その人たちとうまく関係性を築けそうだということがわかると、入社に対する安心感も強まります。そして、内定者と先輩社員を座談会を通して繋ぐことができると、入社後の受け入れもスムーズに進めることができるようになります。

【参考】リアリティショックとは
「現実と理想のギャップに衝撃を受けること」と定義されています。アメリカの組織心理学者のE.C.ヒューズによって提唱され、マサチューセッツ工科大学のエドガー・シャイン教授によって広められました。
リアリティショックは大きく4つに分類できます。

リアリティショックは誰しもに起きます。しかし、内定者が描いていたイメージと、実際の仕事内容や人間関係などの乖離が極端に大きくなってしまうと、不安感や喪失感、諦めの気持ちを抱き、場合によっては早期離職や休職を招く大きな要因になります。

そうならないために、内定者×先輩社員の座談会など内定者フォローを行う際は、リアリティショックを軽減するという視点を持って取り組むことが大切です。

2)「内定者×先輩社員の座談会」の内容例

内定者×先輩社員の座談会でよく実施される内容は下記のような内容です。

・新入社員との交流会
・若手社員への質問会
・先輩社員のストーリーテリング
・ワールド・カフェ

これらについて、具体的に紹介します。

新入社員との交流会

内定者と新入社員が交流するための交流会を行います。新入社員は、ほんの1年前まで同じ内定者でした。そのため、内定者の不安や疑問に共感しながらも具体的なアドバイスや自分なりの工夫、リアルな感想などを内定者に伝えることができます。

内定者は、自身と目線が近い新入社員と話をすることで、半年後の未来をより具体的に想像できるようになります。

<実施例(実施時間の目安:60分)>

1、内定者4~5名と新入社員1~2名のグループを作成する
2、新入社員が簡単な自己紹介をする
3、内定者から新入社員に質問をする
  グループによって、1問1答形式でも、1つの質問を深掘りしていっても良い
4、15-20分毎に新入社員が入れ替わり、自己紹介を終え次第、内定者からの質問に受け答えしていく

【実施イメージ】

若手社員への質問会

内定者と若手社員が交流するための交流会・質問会を行います。若手社員は新入社員よりも社歴や経験もあるため、チーム・組織視点での話や仕事の全体像をふまえながら、具体的にどのような仕事を行っているのかを伝えることができます。

また、若手社員がどのような部署に配属になって今があるのかも知ることができます。例えば、もともと、営業部からカスタマーサービス部へ行き、今はPR部門にいる、という人がいると、そのようなキャリアの進み方もあることを内定者は知ることができます。(実施例は、前項目の新入社員の座談会と同様です)

先輩社員のストーリーテリング

ストーリーテリングとは、自身の経験や想いをオープンに、且つ人間味を持ってストーリーとして伝える方法です。抽象的な単語や情報を羅列するよりも相手の記憶に残りやすく、得られる理解や共感が深くなります。スタンフォード大学 Jennifer Aaker教授によると、ストーリーで話す方法と論理的・数値的に話を伝える方法とでは、人の記憶の残りやすさに最大22倍差が生じるとの研究結果もあります。
ストーリーテリングを用いることで、先輩社員の失敗や成功体験、そこから何を学び取ったのか等がありありと内定者に伝わり、認知変容を促すこともできます。

<実施例>
【事前準備】
・ストーリーテリングを行う人の選出
基本的には、入社後にロールモデルとなってほしい人を選出いただくとよいでしょう。
数名参加してもらえる場合は、勤続年数の異なる人を選出すると、働くイメージを深めることができます。

・事前打ち合わせ
おおよその話す内容を考えておきます。その際には、下記のようなシートを事前に作成してもらうと、ストーリーとして語りやすくなります。ただし、注意点としては、話す内容を準備しすぎないことです。プレゼンテーションのように理路整然と話すのではなく、ありありとその場で思い出しながら話してもらうことを意識しましょう。

【当日】
実施時間の目安:1名のストーリーテリングにつき30分程度

1、ストーリーテリングを行う人(ストーリーテラー)を中心にシアター形式を作成する
2、ストーリーテラーから簡単な自己紹介を行う
3、入社時から今までの仕事を振り返りながら話してもらう(15分程度)

特に大変だったことや辛かったことをどのようにして乗り越えたのか、その経験からどんなことを得られて、それが今後の仕事でどう活きたか、を意識して伝えます。
聞き手が映像をイメージできるくらいありありと話します。

4、話が終わったら、内定者から感想や質問を受け付ける(10分程度)
5、キリの良いタイミングで終了する(内定者同士で小さなグループをつくり、対話を行ってもよい)

ワールド・カフェ

ワールド・カフェを行うこともあります。ワールド・カフェとは、カフェのようなリラックスした雰囲気の中で、少人数に分かれたテーブルで自由な対話を行う対話手法の一つです。Round1~3と3回の対話の中で、他のテーブルとメンバーをシャッフルしながら対話を行うことで、参加者全員の意見や知識を集めることができます。

<実施例(実施時間の目安:80分)>

イントロ:対話の目的・ルールの確認(5~10分)
Round1:テーマに対して探求する(15分)
Round2:アイディアを他花受粉する(15分)
Round3:気づき・発見を共有・統合する(20分)
全体シェア:集合的な発見を収穫する(15~20分)

ワールド・カフェを行うことで、働くことに対する当事者意識や主体性を育み、インサイドアウト(内発的動機づけ)を促します。

3)「内定者×先輩社員の座談会」当日の進め方

基本的な、内定者×先輩社員の座談会の進め方は、以下のようになります。

オープニング→座談会→クロージング

オープニング

オープニングでは、挨拶やアイスブレイクを行います。
挨拶では、内定者に時間を作ってもらったことの感謝と、内定者×先輩社員の座談会の目的・目標を伝えましょう。目的・目標を伝えることで、参加者全員が同じ方向をむき、良い場にしていくことができます。

また、座談会に入る前に、アイスブレイクをして緊張感を溶かし、内定者が安心して居られる場をつくります。内定者は初めましての人や、まだそこまで親しくなれていない人と同じ空間にいるため、緊張している人が多いためです。

内定者が大勢集まるときにおすすめなアイスブレイクは、下記のようなものです。

・他己紹介
・3秒自己紹介
・実は○○の自己紹介
・Good&New
・共通点探しゲーム
・プチQuestion

具体的な実施方法は、内定者とのアイスブレイクは必須!アイスブレイクの効果と具体例を紹介に記載していますので、ご覧ください。

座談会

座談会では、前章でお伝えした下記のような内容を目的に合わせて実施しましょう。ここでは、座談会を成功させるために意識したい4つのポイントお伝えします。

内定者にとって安心・安全な場をつくる

座談会の特徴は、堅苦しすぎず、先輩社員とフランクに話すことができるます。しかし、そのためには、内定者が安心して場にいられて、安心して発言できる状態を作る必要があります。安心・安全な場をつくるには、グランドルールを設けることもポイントです。
また、発言内容によって、「内定取り消しとなることはない」としっかり伝えておくことも重要です。
内定者の発言量が少なかったり、発言に戸惑っているようであれば、その人にとって安心の場が作られていない可能性が大きいです。実施中も内定者をよく観察し、安心して話せているか確認しましょう。

内定者に、参加する先輩社員の情報を事前共有しておく

座談会に参加する先輩社員がどんな人なのかを事前に内定者に共有しておきましょう。先輩の情報があると、内定者は座談会で質問しておきたいことを考えやすくなります。
先輩社員が内定者の時にどんなことに悩んでいたのか、座談会でどのような質問をしたのかを記載しておくのもおすすめです。内定者が座談会でどの程度の質問をしていいのかイメージしやすくなるためです。

内定者からの「よくある質問」は、参加する先輩社員に事前共有しておく

内定者からよくある質問について、リスト化されている場合は、参加する先輩社員に事前共有しておきましょう。そうすることで、内定者が知りたいことに対して、ある程度準備しておくことができます。
現状、そのようなリストがない場合は、本記事の最後によくある質問をまとめてありますので、ご活用ください。組織の制度や福利厚生に関する内容など、回答が決まっているものについては、回答も一緒に伝えておくことで、スムーズに回答できます。

座談会の時間は限られています。できるだけ多くの内定者に寄り添うことができるように、できる範囲の準備は行えるようにしましょう。

場を観察し、必要に応じてフォローする

内定者は面接までとはいかなくとも、先輩と会話することに緊張していることが多いです。そのため、「何か質問があれば答えます」と伝えても、なかなか反応が返ってこない場合もあるかもしれません。
そのような時に、内定者から質問がなかったので、特に何も話しませんでした、で終わらないようにしなくてはいけません。もし、質問が出てこない場合は、「前年度はこのような質問をもらいましたよ。例えば〜」とよくある質問について話す、というのも一つの方法です。その話をもとに、会話が広がっていく可能性があります。
また、もし質問が多すぎて対応しきれない、という場合は、内定者が聞きたいことを紙に書いて先輩社員に渡し、質問に答えていく、という方法もあります。この時に匿名で記載していくと、聞きづらい質問も出やすくなります。

場の状況を見て、適切にフォローしていくためには、2人以上の運営体制で行うこともポイントです。

上記4つのポイントを意識して座談会を行うことで、座談会の目的を達成しやすくなります。

クロージング

クロージングでは連絡事項やアンケート、そして終わりの挨拶を行います。連絡事項についてはメールで伝えることもできますが、確認漏れがある可能性があります。そのため、メールした内容と重なっても、大切な要件については、このような機会に言葉で伝えましょう。 アンケートを実施する目的は2つです。

・内定者の振り返りのため
・運営の振り返りと改善のため

内定者は座談会を通して多くの情報を受け取っています。「色々聞いたけど、覚えていない」という状況に陥らないため、アンケート項目に座談会を振り返る設問を設定し、その場で一度整理して振り返る機会を設けましょう。

また、アンケートは座談会の運営の振り返りと改善のためにも活用します。後日、運営メンバーでアンケート振り返り、座談会の目的や目標の達成度合いや改善点を確認することもできます。

4)「内定者×先輩社員の座談会」の企画~運営までの流れ

内定者座談会

本章では、内定者×先輩社員の座談会の企画~事前準備~当日の運営までの流れを詳しく解説します。

企画 ~目的・目標を定めよう~

まず、企画段階で座談会の目的や目標をしっかりと定めることが重要です。何となくで実施すると、内定者が座談会に参加した意味が理解できずに無駄な時間を過ごしたと思われかねません。そうすると、内定者からの組織の印象が悪くなり、内定辞退されてしまう可能性もあります。内定者が先輩社員との座談会に参加する意味を、目的や目標として言語化し、関係者の認識をすり合わせるようにしましょう。

目的や目標が定まれば、関係者の方向性が合わせやすく、準備段階で迷いが生じることも減ります。また、目的や目標が定まっていると、実施後に振り返りも行えるため、毎年より良くしていくことができます。

その他、下記内容についても検討し、企画を詰めていきます。

・予算の設定
・参加人数の決定
・日程の決定
・会場の手配

準備 ~場創りを丁寧に行う~

目的・目標と概要が定まったら、具体的な準備を進めていきます。準備が当日の場作りに影響するため、丁寧に行いましょう。

準備として決定すべきことは、次のようなことです。

・内定者への案内
日時、場所、概要が決まり次第、内定者に案内をします。内定者は学生で、学校やバイトなどの都合があります。そのため、できるだけ早い段階で案内を送りましょう。目安は1ヶ月前です。

<内定者への内定者×先輩社員の座談会 案内メール例>

〇〇さん
お世話になっております。
△△会社の◇◇です。

最近、急に寒い日が増えましたが、体調は大丈夫ですか?
私は夜の冷え込みが辛く、カフェインレスのホットティーを飲み始めました。
だんだんと寒くなっていくようなので、お体お大事にしてください。

さて、以前お伝えさせていただいた通り、10月20日に内定者×先輩社員の座談会の開催を行います。
面接では聞きづらかったけど気になっていることなどありましたら、ぜひこの機会に解消しましょう。(何を聞いても内定が取り消しになることはないので、ご安心ください。)

日時:10月20日(金)9:00~12:00 開場は8:45です
場所:本社ビル 7階 708号室
   GoogleマップのURL
服装:オフィスカジュアル
   昨年の内定者×先輩社員の座談会の様子です。こちらの写真から、服装をイメージしてい
   ただけるかと思います。昨年の内定者懇親会の様子が掲載された記事のURL
目的:内定者も既存社員も4月の入社が待ち遠しく、楽しみになっている状態を作る
目標:内定者の不安や疑問を解消し、仕事を正しく理解する
概要:・挨拶
   ・座談会
   ・今後の案内

内定者×先輩社員の座談会について、わからないことがありましたら、下記のアドレスまでご連絡ください
aaaaa@co.jp

また、どうしても参加が難しくなってしまった場合は、そのことが分かり次第すぐにご連絡をお願いいたします。

〇〇さんとお会いできること、楽しみにしています!

△△会社
◇◇

内定者懇親会に参加してもらう既存社員の選定と案内
組織の雰囲気を感じてもらうことや、縦と横のつながりを持てるようにすることを目的・目標としている場合は、既存社員の参加が必要です。事前に内定者×先輩社員の座談会の目的・目標と、あなたを選出する理由を伝えて、内定者×先輩社員の座談会を良い場とするために協力してもらいましょう。

・レイアウト・配置の決定
内定者や先輩社員がコミュニケーションを取りやすい机と椅子のレイアウトを検討しましょう。

・備品の手配
座談会の中で備品が必要な場合は、その準備も忘れずに行いましょう。名札は作っておいた方が、参加者同士で声をかけやすくなります。

・タイムスケジュール作成
内定者×先輩社員の座談会が問題なく進行できるようなタイムスケジュールを作成しましょう。タイムスケジュールには、誰が見てもわかるようにすると、当日参加している先輩社員がそれぞれ協力しあうことができます。

当日 ~歓迎の気持ちを伝えよう~

当日は内定者を歓迎し、目的の意識を持って行動しましょう。当日はハプニングや予想もしていなかったトラブルが起きる場合もあります。しかし、どんな時も目的を意識して行動できると、目的からズレづらくなります。

前章の内容を参考に進めましょう。

フォロー ~座談会と事後フォローは必ずセットで行おう~

座談会実施後は、次の3つのフォローを実施しましょう。

内定者向けのフォロー

・参加者へ感謝のメッセージを送付
内定者は時間を作って参加してくれているため、参加してくれたことへのお礼を伝えましょう。その時に、具体的に話した内容を含めたメッセージにすることで、自分を認識してくれていることがわかり嬉しくなります。また、何か連絡事項がある場合は、お礼の内容の後に記載すると、読んでもらいやすくなります。

【参考コラム】【場面別】内定者へのメッセージカード例文集|感謝と期待を伝えよう

・内定者同士で連絡が取り合えるツールの作成
内定者同士で連絡を取り合えるようにすることで、同期間の関係構築につながります。同期となる人と関係性を築けていると、入社前後の不安を相談し合えることができ、ストレスになる要素を減らすことができます。
最近だと、内定者の社内チャットを作成し、内定者が好きなように活用して良い場所を設けている会社も多いです。

運営側のフォロー

・アンケートから次年度に活かすことを検討
今回の実施を元に、次年度よりよくするための施策を検討しましょう。そうすることで、より良い内定者×先輩社員の座談会の実施に繋がります。

内定者×先輩社員の座談会の企画〜フォローまでの流れをご紹介しました。

目的意識を持って丁寧に準備を行うことで、参加者全てが満足できる内定者×先輩社員の座談会を実施できます。

5)「内定者×先輩社員の座談会」で内定者からよくある質問

内定者×先輩社員の座談会で内定者からあるよくある質問を紹介します。これらの質問をもらう可能性が高いため、これらに対しては答えられるようにしておきましょう。

Q. 仕事内容について知りたい

・具体的な業務内容を教えてください
・1日の仕事の流れを教えてください
・今の仕事のやりがいは何ですか?
・仕事をしていて、楽しいことや嬉しいことはどんなことですか?
・今までで一番の失敗はなんですか?それをどう乗り越えましたか?
・今後の目標を教えてください
・仕事を進める上で大切にしていることは?

Q. 組織の雰囲気や人間関係について知りたい

・お昼休みはどのように過ごしていますか?(外食?社食?弁当持参?)
・プライベートでも遊びにいったりする方はいますか?
・業務後の過ごし方について教えてください。
・休日はどのように過ごされることが多いですか?
・職場で飲み会はあったりしますか?頻度はどのくらいですか?
・先輩は同期同士で今でもよく話したりしますか?
・職場の雰囲気はどのような感じですか

Q. 給与や制度、福利厚生などについて知りたい

・在宅で仕事をすることはありますか?頻度は?
・残業時間は平均してどれぐらいありますか?
・有給休暇の消化率はどれくらいですか?
・最初の配属はどうでしたか?(希望がどれくらい通るのか実態が知りたい)

Q. 入社までの準備に関することについて知りたい

・会社近辺で一人暮らしをするなら、どのあたりがおすすめですか?
・入社までに読んでおいた方が良い本はありますか?
・入社までに取得すべき資格や、勉強しておいた方がよい内容などはありますか?
・髪色や髪型はどの程度までなら許されますか?
・普段、職場の方々はどのような服装で出勤されていますか?

6)まとめ

本記事では、内定者×先輩社員の座談会の目的を確認した上で、内定者×先輩社員の座談会で行う内容、企画〜運営までの流れ、についてお伝えし、座談会で内定者からよくある質問を紹介しました。

内定者×先輩社員の座談会をより良い場にしていくためには、事前の企画や場のデザインがとても重要です。それらについてご相談がある場合は、お気軽にお問い合わせくださいませ

なお、当社の新入社員研修では、新入社員を受け入れる体制創りとしてオンボーディングの支援も行っています。オンボーディングが上手くいくと、内定者を新入社員として迎えてから組織に定着できる期間が早く、早期離職を防ぎ、早期活躍を期待することができます。

内定者や新入社員の受け入れに不安がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

内定者×先輩社員の座談会が内定者、組織、両方にとって良い場となり、内定者も既存社員も4月の入社が待ち遠しく、楽しみになっている状態を作りましょう。

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