【内定者顔合わせ】目的やタイミングは？注意点を押さえてより良い場にしていくために

2023/8/29更新ー 2023/6/7作成ー

「内定者顔合わせはどのタイミングでするのがいいんだろう…」
「内定者顔合わせで気をつけるべきことはあるのだろうか…」

そのようなお悩みをお持ちの方が多いのではないでしょうか。

内定者顔合わせは、これから一緒に仕事をしていく仲間を知る大切な時間です。内定者は、どんな人と一緒に働くか、ということについて不安を感じているためです。

ラーニングエージェンシー社による内定者意識調査によると、内定者が不安に感じている4〜6位が人間関係に関するものになっていることがわかります。

また、最近の若者は、SNSを通じて、学校等の入学前に友達がいる状態にしないと不安という方もいます。内定者の不安を解消し、入社後により良いスタートをきるためにも、入社前から周囲と関係構築できる機会を設けていくことが大切です。

そこで今回は、内定者顔合わせの目的を確認した上で、顔合わせのタイミングや意点などをお伝えします。内定者顔合わせをすることで、内定者に安心して自組織に入社できる状態になったもらいましょう。

監修者プロフィール

近藤 ゆみ

アーティエンス(株)にて、研修講師、組織開発・人材育成のコンサルタント、コラムの監修・執筆などに従事。前職の大手人材紹介会社では、転職希望者のキャリアカウンセリングから転職サポートまでを一貫して担当。

１）内定者顔合わせの目的

内定者顔合わせの目的は、大きく３つあります。

それぞれ説明します。

人間関係における不安解消

内定者顔合わせを行うことで、人間関係における不安を解消することができます。入社前に、同期となる他の内定者や既存社員と交流し、どのような人たちと一緒に仕事をするのかある程度把握できるからです。

内定者顔合わせの場で、同期や既存社員と入社前に知り合い、コミュニケーションを取ることで、入社してからいきなり交流する場合に比べて、安心感を持つことができます。

その安心感があると、入社前後のギャップも軽減され、内定辞退防止も期待できます。

内定者同士の横の繋がり強化

内定者と顔合わせで、内定者同士の横の繋がり強化も期待できます。選考中や内定式ではなかなか自由に会話できる時間がありませんが、顔合わせであれば、お互いに緊張感もほぐれ、リラックスした雰囲気で交流できるためです。

趣味や最近ハマっていること等、プライベートについての話題も多くなるので、会話が弾みやすく、共通点も見つけやすいです。内定者同士の人柄や知る機会にもなり、同期の中を深めることに繋がります。

【参考】内定者研修・懇親会にも！内定者のチームビルディングを高める施策とポイント

既存社員との縦の繋がり強化

内定者顔合わせを、既存社員も含めて実施する場合、内定者と既存社員の縦の繋がりを促進できます。既存社員がいることの緊張感はありつつも、面接の過程では聞くことのできなかった具体的は仕事の話や、面接の場では聞きにくかったことなどを既存社員に聞く機会も作れるためです。

また、顔合わせの場での既存社員同士の関わりあいや、既存社員の仕事に対する思い、既存社員の言動から、どういう人がいる組織なのかを知る機会にもなります。

例えば、既存社員が自然体で対等に話をしている様子をみると、フラットに意見を言い合える環境そうだということがわかります。そして、そのことが分かると、自分がどのように既存社員と接したらいいのかも見えてきます。

内定者顔合わせで、既存社員と気軽に対話をすることでお互いについてより知ることができ、縦の関係性を構築しやすい状態にすることができます。

２）内定者顔合わせのタイミング

内定者顔合わせのタイミングは、内定式前に顔合わせする場合もありますが、内定式が顔合わせの場となることが多いです。

よくある内定式の流れは以下のようになっています。

この中の、「３、内定者の自己紹介」が内定者同士の顔合わせの場、そして「５、内定者懇親会（グループワークや食事会）」が既存社員も含めた顔合わせの場となります。

上記２つについて詳しく説明します。

内定者の自己紹介

内定者が内定式参加者全員の前で自己紹介をします。この場が、内定者にどんな人がいるのかを知る最初のタイミングとなることが多いです。

内定式でよく見られる自己紹介の内容としては、出身校や専攻、入社を決意した理由、入社後の抱負等です。その他、趣味や特技、人柄が伝わるような項目も盛り込んでおくと、その後の内定者懇談会でも話がしやすくなります。

内定者一人ひとりの個性やキャラクターを知る機会になるため、できる限り、自分らしさが伝わる内容を事前に考えておいてもらいましょう。

内定者懇親会（グループワークや食事会）

内定者同士や先輩社員との親睦を深めるために、懇親会が行われることが多いです。この場は、自由に話をする時間が増えます。懇親会の内容は会社によってさまざまですが、グループワークを行なったり、食事会を行う場合があります。

グループワークは、相互理解やチームビルディングを目的としたものや、会社についての理解を深めるような内容を実施している企業が多いです。

食事会では、お酒が入ることも多いので、かしこまった場所では聞きづらいようなやや砕けた質問や趣味の話などができる時間になります。内定者との食事会の詳しい内容は 内定者との食事会の準備はこれを見れば完璧！内定者食事会の準備〜本番までの流れを徹底解説のコラムをご覧ください。

内定者懇談会では、フランクな環境の中で内定者同士や既存社員と話をすることができるため、相手の中身を深く理解することのできる機会となります。

以上のように、内定者顔合わせのタイミングは、内定式での内定者自己紹介や内定者懇談会の場で行うことが多いです。

３）内定者顔合わせの注意点

内定者顔合わせをより良い場にしていくために、３つの注意点をお伝えします。

アイスブレイクを行い、話しやすい雰囲気を構築する

内定者顔合わせの場を設けても、発言が少なかったり、相互コミュニケーションが行われなかったら関係性の向上に繋がりません。むしろ、逆効果になってしまう恐れもあります。

そうならないために、はじめにアイスブレイクを行うことを推奨しています。

アイスブレイクとは、双方が緊張している状況を氷（アイス）に例え、それを壊す（ブレイク）することが語源となっています。アイスブレイクは、参加者同士の緊張をほぐし、相互の関係を構築し、円滑なコミュニケーションを促進する役割を果たします。

内定者顔合わせの場など内定者が大勢集まるときにおすすめなアイスブレイクは以下のようなものです。

これらの詳しい実施方法は、内定者とのアイスブレイクは必須！アイスブレイクの効果と具体例を紹介で紹介しています。興味のある方はぜひご覧ください。

参加する既存社員の選出方法を意識する

内定者顔合わせに参加する既存社員の選出方法にも注意が必要です。選出の際、意識したいポイントは３つです。

ロールモデルになってほしい人に参加してもらうことで、内定者の入社や仕事に対するモチベーションを高める効果を期待できます。また、組織にとっても、ローモデルとなる人を内定者が目指してくれることで、活躍する人を増やすことができます。

また、内定者顔合わせの目的を理解し、目的達成のために主体的に動ける人でないと、内定者顔合わせの場が良くなりません。内定者顔合わせを意味のないものだと思っている人が参加すると、その場の雰囲気を悪くする可能性が高くなります。

そして、既存社員が組織の縮図となることもポイントです。内定者に、このような人たちがいる環境であることを理解してもらうためです。同じような特徴を持った人しか参加していないと、内定者がイメージする既存社員のイメージが現実とかけ離れてしまいます。そうすると、実際に入社したときにイメージと違ったというショックが大きく、組織に定着するまでに時間がかかってしまうことになります。

既存社員を選出するときは、この３つのポイントを意識して選出するようにしましょう。

【参考】内定者も既存社員も入社が楽しみになる座談会とは

継続的に内定者同士がつながり、関係性を強化できるフォローを行う

内定者顔合わせ後も、継続的に内定者同士がつながり、関係性を強化できるようにフォローを行いましょう。内定者同士で連絡を取り合えるようにすることで、入社前に同期間の関係性を構築することができます。同期となる人と関係性を築けていると、入社前後の不安を相談し合えることができ、ストレスになる要素を減らすことができます。

最近だと、内定者の社内チャットグループを作成し、内定者が好きなように活用して良い場所を設けている会社も多いです。

そのような場を作っておくと、例えば、今度の内定者研修の服装どうするかとか、持ち物の確認などを、内定者同士で行うことができます。積極的に発言しない方も中にはいるかもしれませんが、そのやりとりをみて、同期のキャラクターなどを知る機会にもなります。

【参考】内定者フォローでお悩みの方必見！具体的な施策10個をご紹介

４）まとめ

今回は、内定者顔合わせの目的を確認した上で、顔合わせのタイミングや意点などをお伝えしました。内定者顔合わせの目的は、大きく３つあります。

そして、内定者顔合わせをより良い場にしていくために、３つの注意点をお伝えしました。

内定者顔合わせをより良い場にしていくことで、内定者の不安を解消し、入社後早期に馴染み、活躍していける状態を入社前から構築していきましょう。

当社の新入社員研修では、入社前後のオンボーディングの支援も行っています。内定者や新入社員の受け入れにご不安がある方は、ぜひお気軽にご相談くださいませ。