内定者食事会で辞退を防ぐ！人事向け実践ガイドと流れ

「内定者との食事会をどのように進めていけばいいのか知りたい…！」

そのような思いをお持ちの方が多いのではないでしょうか。

内定者との食事会は、組織への入社意欲を高める重要な場です。

また内定者がリラックスした雰囲気で話ができるため、素直な感情や本音がでやすくなります。本音での会話・相談があれば、必要なフォローに繋げられる場合もあるでしょう。

本コラムでは、内定者との食事会の目的を確認した上で、

企画｜準備｜運営｜実施後のフォロー

のプロセスに沿って詳細に記載しています。

内定者との食事会の企画・実施をスムーズに行い、内定者に「この組織を選んでよかった」と、思ってもらえるような場にしましょう。

１）内定者との食事会の４つの目的

内定者との食事会の目的は、大きく４つあります。

それぞれ説明します。

①内定者同士のつながり強化・関係構築

内定者との食事会は、内定者同士がコミュニケーションを取り、関係構築するきっかけになります。内定式や内定者研修とは異なり、美味しい料理やお酒を楽しめる場なので、お互いに緊張感もほぐれ、リラックスした雰囲気で交流できるためです。

趣味や最近ハマっていること等、プライベートについての話題も多くなるので、会話が弾みやすくなります。楽しい、面白い、という感情が出やすいです。内定者同士の人柄を知る機会にもなり、同期の中を深めることに繋がります。

②内定者と既存社員との関係性促進

内定者との食事会を、既存社員も含めて実施する場合、内定者と既存社員の関係性を促進できます。既存社員がいることの緊張感はありつつも、食事の場になることでかしこまった場ではなかなか話せないことも話しやすくなるためです。

改まって聞くようなことではないと思っていたことや、お互いのプライベートについても話をすることができるようになります。お互いについてより知ることができると、関係性を構築しやすいです。

なお、既存社員との座談会については、以下のコラムにて詳細を記載しています。あわせてご覧ください。内定者×先輩社員の座談会の設計方法｜内定者も既存社員も入社が楽しみになる座談会とは

③社風・組織文化の理解

既存社員も含めた内定者との食事会の場合は、社風や組織文化の理解に繋がります。既存社員同士の関わり合いや、既存社員の仕事に対する思い、既存社員の言動から、どういう人がいる組織なのかがわかるためです。

例えば、既存社員が自然体で対等に話をしている様子をみると、フラットに意見を言い合える環境そうだということがわかります。食事会のなかでも、既存社員同士のやりとりをみることで、組織文化を知ることに繋がります。

④内定辞退の防止

内定者との食事会によって、内定辞退の防止に繋がります。内定者との食事会は、内定者に対して会社からの歓迎や期待を示す機会でもあるためです。

内定者が、食事会を通じて自身が組織にとって大切な存在であることを実感できると、その思いに応えたいという思いが出てきて、入社への意欲やモチベーションを高めることに繋がります。

【参考】
【チェックシート付】内定者の内定辞退を防止に一番必要なのは信頼関係！構築のポイントは？
【内定者研修の内容一覧】これをみたら自組織にあった内定者研修の企画が作れる
【人事向け】内定者懇親会の全て｜企画・運営・フォローの流れを徹底解説

２）内定者との食事会の流れ

内定者との食事会を実施する際は、フォローまでを含めて次の流れで行います。

企画

内定者との食事会の目的を設定します。会社として食事会を開催する場合、「何となく楽しかったね」で終わってしまうのは非常に勿体無いことです。実施後にしっかり振り返りができるよう、目的を設定しましょう。また、目的が定まれば、準備段階で迷いが生じることも減ります。

目的を設定するためのヒントとなる問いをいくつか紹介します。

これらの問いと、「１）内定者との食事会の４つの目的」でお伝えした内容を踏まえ考えると、自組織ならではの目的を設定しやすくなると思います。

準備

目的が定まったら、その目的を達成するための準備を進めていきます。準備が当日の場作りに影響するため、丁寧に行いましょう。

準備として決定すべきことは、次のようなことです。

当日の運営

当日は、内定者を歓迎し、目的を意識して行動しましょう。当日はハプニングや予想もしていなかったトラブルが起きる場合もあります。しかし、どんな時も目的を意識して行動できると、目的からズレにくくなります。

内定者との食事会の当日の流れの一例をお伝えします。

実施後のフォロー

実施して終わりではなく、内定者と今後の内定者との食事会に対してフォローを行います。
実施後のフォローとしては、次の２つのことを行いましょう。

内定者との食事会を実施する際の流れをご紹介しました。

３）内定者との食事会の実施事例

当社で実施している内定者との食事会を紹介します。
当社の内定者が１名だった時の例です。当社では、内定者とのオンラインランチ会を内定者との食事会として実施しています。

企画

当社では、内定者とのオンラインランチ会の目的・目標を次のように定めています。

準備

Zoom情報や時間、参加者の共有などです。
内定者がZoomを使うのが初めての場合は、事前にZoomアプリのダウンロードや設定方法に関する資料もお渡しします。

当日の運営

当日の流れは、チェックイン⇒食事・会話⇒チェックアウトという流れです。

・チェックイン
時間になったら、チェックインから始めます。
チェックインで、今の状態や先に出しておきたいことを伝えることができ、自身が安心することができます。例えば、ネットの調子が悪くて音声が途切れてしまうかもしれない、という心配を先に出しておくことで、自身が安心して参加することができます。

・食事・会話
食事をしながら会話を楽しみます。
当社の場合は、オンラインランチ会の前までに面接のなかで会っている人が多いため、改まった自己紹介は行っていません。
会話の内容は、今行っている仕事の内容や、今話題になっているトピックなど、ざっくばらんに話しています。

・チェックアウト
5~10分前くらいになったら、チェックアウトを始めます。会話の感想でも良いですし、気づきやモヤモヤしていることを出すこともあります。

実施後のフォロー

食事会のお礼と共に、今後の案内をメールで送ります。

当社の内定者が１名だった時は、このようにオンラインランチ会を内定者との食事会として実施していました。オンラインランチであれば、時短勤務者や遠方からでも参加しやくなります。

４）内定者との食事会に関するお悩みに対するQ&A

内定者との食事会を実施する際に、よく聞くお悩みについてお答えします。

質問１：食事会はどのタイミングで行うべきですか？

内定者との食事会を行うタイミングは、内定式の後に実施する組織が多いです。
同じ日に行うことで、内定者のスケジュールが調整しやすくなります。また、内定式の段階でどのような人かを知ることで、入社までのメールでのフォローがしやすくなります。

質問２：食事内容で注意することはありますか？

アレルギーや苦手なものだけでなく、参加者の宗教的な制約やヴィーガンなどに注意し、メニューの選択に配慮しましょう。
また、飲み物でアルコールを提供する場合も、宗教や不得意な人がいることを考慮して準備をすることが大切です。

質問３：内定者との食事会をオンラインで実施する方法はありますか？

「３）内定者との食事会の実施事例」でお伝えした事例のようなやり方も一つの方法です。
それぞれでご飯を用意する方法だと、費用も多くはかからないため、予算がない時でも実施しやすいです。他には、内定者の自宅にフードデリバリーをする事例もあります。オンラインでも同じ食事を共有でき、食事を切り口に会話を広げられるため、交流を深めやすいという特徴があります。

質問４：既存社員は参加するべきですか？どのように選出したら良いですか？

内定者に対して、社風の理解や縦の関係性構築を目的とする場合は、既存社員に参加してもらうことをお勧めします。
どのような人がいるかを知ることで、社風を理解しやすくなるためです。また、縦の繋がりを構築するには、既存社員の存在が必須です。

既存社員を選出する際に意識したいポイントは２つです。

内定者との食事会の目的を理解し、目的達成のために主体的に動ける人でないと、内定者との食事会の場が良くなりません。内定者との食事会を意味のないものだと思っている人が参加すると、その場の雰囲気を悪くする可能性が高くなります。

そして、既存社員が組織の縮図となることもポイントです。内定者に、このような人たちがいる環境であることを理解してもらうためです。同じような特徴を持った人しか参加していないと、内定者がイメージする既存社員のイメージが現実とかけ離れてしまいます。そうすると、実際に入社したときにイメージと違ったというショックが大きく、組織に定着するまでに時間がかかってしまうことになります。

既存社員を選出するときは、この２つのポイントを意識して選出するようにしましょう。
これらの内容も参考にしていただき、素敵な内定者との食事会を開催できるようにしましょう。

５）まとめ

今回は、内定者との食事会の目的を確認した上で、流れや食事会後のフォロー、注意点などをお伝えしました。内定者との食事会の目的は、大きく４つあります。

食事会の企画〜フォローまでを丁寧に行うことで、より良い内定者との食事会の場を作ることができます。
内定者との食事会に参加した内定者にとって良い時間となり、内定者に「この組織を選んでよかった」と、思ってもらえるような場にしましょう。

なお、当社では『選ぶ立場』から『選ばれる存在へ』をコンセプトに、売り手市場で採用した今の新入社員の変化を促す新入社員研修を実施しています。内定者が入社後もいちはやく組織になじみ、活躍するための研修をお探しであれば、ぜひお気軽にご相談ください。

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