失敗しない!管理職研修をオンラインで成功させる事前準備と進め方

更新日:

作成日:2023.7.4

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仕事のオンライン化が進む昨今、管理職への負担軽減やコスト削減を目的に、オンラインでの管理職研修の実施を検討されている人事の方は多くいらっしゃいます。

その一方で、「オンラインだと、リアルよりも研修効果が下がってしまうのでは?」といった懸念の声もよくお聞きします。

結論をお伝えすると、オンラインであっても品質の高い管理職研修は実施可能です。
ただし、さまざまな条件をクリアすることが大切です。

本コラムでは、管理職研修をオンラインで実施する際の条件や進め方について詳しく解説していきます。

監修者プロフィール

迫間 智彦

大学卒業後、大手通信会社、アルー(株)勤務後、2010年にアーティエンス(株)を設立。業界歴17年。大手企業から、中小企業、ベンチャー企業の人材開発・組織開発の支援を行っている。専門分野は、組織開発、ファシリテーション。

合計500社以上の導入実績を誇るアーティエンスでは「管理職がプレイヤーから抜け出せていない」「管理職が昔の気質のままで変われない」といった企業さまへ「研修成功事例集」を作成しました。
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    1. 管理職研修をオンラインで実施するための3つの事前準備

    管理職研修をオンラインで行うためには、大きく3つの準備が必要です。
    下記内容をしっかり準備するといいでしょう。

    ・研修プログラムをオンライン用に設計変更する
    ・オンラインでの登壇経験が豊富な講師やスタッフをアサインする
    ・管理職の参加意欲を高め、受講環境を整える

    それぞれ説明していきます。

    1-1.研修プログラムをオンライン用に設計変更する

    研修プログラムは、オンライン用の設計を行う必要があります。オンライン環境では、講師が受講生とコミュニケーションを取れるタイミングが制限されたり、コミュニケーションツールが限定されるといったリアルの研修とは違った側面があります。違いをふまえて、既存の研修プログラムに

    ・ワークの進め方に関する情報を丁寧に記載する
    ・コミュニケーションツールを用意する

    といった、オンラインに適した形で構築する必要があります。

    例えば、オンライン研修でグループワークの際に講師の説明が不十分で、受講生に進め方が上手く伝わらないままにグループワークが始まったとします。
    グループワークが開始されると、基本的に、講師はグループごとの個別ルームに出向かなければ、受講生の様子を確認することができません。もし、グループワークが上手く進んでいなければ、個別のグループに一つ一つ回ってフォローしなければならず、時間的なロスが多く発生します。リアルの研修であれば講師がクラス全体を見回して、受講者の様子を見ながら適宜フォローすることができますが、オンラインではそうした対応が難しいのです。そのため、オンラインではリアルの研修よりもオペレーションについて丁寧な説明が必要です。

    また、リアルの研修で模造紙やホワイトボードなどを用いてグループワークを行っている内容に関しては、オンラインではグーグルスライドやジャムボードなどを用意しておく必要があります。

    このように研修プログラムをオンライン研修用に設計しなおし、質の高い管理職研修を納品することが大切です。

    1-2. オンラインでの登壇経験が豊富な講師やスタッフをアサインし、準備を進める

    オンラインでの登壇経験が豊富な講師やスタッフをアサインし、準備を進める必要があります。

    オンライン研修は講師と受講生とのコミュニケーションが発生しづらいです。しかし、開催経験が豊富な講師であれば、オンラインの特性を理解した上で受講生との相互コミュニケーションをスムーズに行うことができます。例えば、オンライン研修ではチャットを用いて話しかけやすい雰囲気作りができたり、チャットの発言を読み上げることで場が活性化されたりします。こうした工夫も、開催経験があってこそ、実施できる内容です。

    また、リアルの研修と比較して環境面でのトラブルが起きやすいです。
    よくあるのは、通信環境のトラブルです。当日トラブルが起きないように、事前の案内文で注意事項を送ったり、当日の緊急連絡先を用意しておくと良いでしょう。それでも、当日トラブルが起きた場合は、講師やスタッフが全体の研修に悪影響を与えないように、可能な限りフォローをしていきます。

    このようにオンラインの登壇経験が豊富な講師やスタッフをアサインし、準備を進めなければ、研修の場の活性化が上手く図れたり、トラブルにも対応しやすくなります。

    1-3. 管理職の参加意欲を高め、受講環境を整える

    管理職の参加意欲を高め、受講環境を整える必要があります。オンライン研修では管理職の受講意欲はリアルの研修よりも下がりやすいと考えるといいでしょう。ただでさえ管理職は、仕事の忙しさもあり、研修受講に後ろ向きなケースが多く見られます。

    よくあるケースとしてオンラインの場合だと管理職研修中に、自身の仕事を行っているケースがあります。オンラインでの研修はリアルの研修と比較して、通常の業務にアクセスしやすい、という状況があります。メールチェックやチャットツールのチェックなどだけではなく、時には企画書を作っていたというケースすら見られます。これらを防ぐには「研修実施前や研修中に、管理職の研修に対する当事者意識・主体性をどれだけ高められるか」がカギとなります。

    次の章では、この3つの準備を具体的にどのように行っていくかを含めて、オンラインでの管理職研修の進め方を説明していきます。

    研修成功事例集

    2. オンラインで行う管理職研修を進める際の5ステップ

    オンラインでの管理職研修の進め方として、下記プロセスで説明していきます。

    1. オンラインで行う管理職研修|企画
    2. オンラインで行う管理職研修|講師・スタッフのアサイン
    3. オンラインで行う管理職研修|納品前の準備
    4. オンラインで行う管理職研修|当日の進め方
    5. オンラインで行う管理職研修|事後フォロー

    それぞれ説明していきます。

    2-1. オンラインで行う管理職研修|企画

    オンラインでの管理職研修を成功させるためには、研修の企画段階で「オンラインに対応した研修の進め方」にすることが大切です。同時に、オンライン環境の制約に柔軟に対応していくことも大切です。
    オンライン研修では内容によっては、リアルの研修では活用できないITツールを使うことでリアル研修よりもグループワークを活性化させることができます。目的にあわせてツールを上手く活用するようにしましょう。
    また柔軟なスケジュールと時間配分も大切です。オンライン環境では、講師がオペレーションを丁寧に説明する分時間がかかります。また、受講生の集中力の維持のためにこまめな休憩が多く発生することもあります。適切な休憩時間やセッションの長さを設け、効果的な学習環境を提供することが大切です。
    オンラインでの管理職研修の企画は、オンライン専用の研修内容の設計、柔軟なスケジュールを持つことが重要です。

    2-2. オンラインで行う管理職研修|講師・スタッフのアサイン

    オンラインでの管理職研修の成功には、オンラインでの登壇が経験豊富な講師とオンライン研修実施経験のあるスタッフのアサインが不可欠です。オンラインの研修では、リアルの研修よりも講師やスタッフが受講生への対応を行ったり、技術サポートを円滑に行うことが求められます。講師・スタッフを適切にアサインすることで、受講生の学習度合いを高め、研修の効果を高めることができます。

    具体的には、講師・スタッフをアサインする際には、下記を確認するといいでしょう。

    ①オンライン研修の対応数
    ②オンライン研修でどのようなトラブルがあって、どのような対応をしたか

    「②オンライン研修でどのようなトラブルがあって、どのような対応をしたか」は、「オンライン研修で工夫していることとその背景」や、「オンライン研修で大変だったことはあったか」など聞くと確認しやすいでしょう。

    これらに、問題なくかつ生々しく回答できれば、経験豊富な講師と判断して問題ないでしょう。このように、オンラインでの管理職研修では、オンラインでの登壇が経験豊富な講師とスタッフのアサインが必要です。

    2-3. オンラインで行う管理職研修|実施に向けた準備

    オンラインでの管理職研修の成功には、実施に向けた準備がとても重要です。
    研修当日に、受講生が迷いなくスムーズに研修を受講するための準備を行います。オンラインは、リアルの研修と比較して、不明点を周りの受講生や研修スタッフに聞くということが難しいです。そのため、受講生に迷いが生じてもすぐに解消されず、必要ないストレスを持つことになります。これらを防ぐためには、下記の内容を準備するといいでしょう。

    ・オンライン用の研修資料の整備
    ・オンライン研修で活用するツールの準備
    ・受講生への事前情報の共有
    ・講師・スタッフとの連携確認

    それぞれ説明していきます。

    オンライン用の研修資料の整備

    研修資料をオンライン研修に適した形で整備します。スライドやテキストの内容も更新することが必要です。講師が画面上で伝えられない内容であれば、別で撮影したビデオなどのコンテンツも必要です。

    オンライン研修で活用するツールの準備

    受講生が、グループワークなどで活用するオンラインツールを事前に準備します。Googleスライドやジャムボードなどを上手く活用しましょう。

    受講生への事前情報の共有

    受講生に対して、オンライン研修にログインするための方法を詳しく伝えます。また、テキストの配布なども必要です。できれば、研修当日までにログインができるかの確認を実施できると良いです。また、テキストをデータで共有している場合には、研修受講中もテキストを見られるように、印刷を促しておきます。

    講師・スタッフとの連携確認

    講師とスタッフが、研修当日にどのような連携(配布資料やグループ分けなど)を取るのかを打ち合わせします。

    このように、オンラインでの管理職研修の成功には、納品準備がとても重要です

    2-4. オンラインで行う管理職研修|当日の進め方

    オンラインでの管理職研修の当日の進め方は、受講生が無駄なストレスを感じることのないようにフォローし、積極的な参加を促すことが重要です。オンライン研修は、受講生が一人でリモートで研修に参加するため、集中力が保ちにくい場合もあります。そのため、講師・スタッフ・事務局は、受講生の参加度合いを高めるために、関心を持って関わり続ける必要があります。具体的には、下記のような働きかけを行うといいでしょう。

    ・迷いを生まない説明をする
    ・当事者意識・主体性を促すための働きかけ
    ・受講生を信じて、見守る
    ・トラブル時の適切な対応

    それぞれ説明していきます。

    迷いを生まない説明をする

    ワークなどの説明で迷いを生むと、受講生はストレスを持ち、研修に対して後ろ向きになります。リアルの研修でしたら、講師は受講生の状況を見てフォローができます。ただし、オンライン研修では、受講生の様子を見て適宜フォローすることができない場合が多いです。迷いを生まない説明が必要です。

    当事者意識・主体性を促すための働きかけ

    オンライン研修では「迷いを作らない説明」が必要ですが、あまりにもすべてを指示しすぎてしまうと、受講生は受け身になっていきます。そのため、「当事者意識・主体性を促す」働きかけを意識的に行う必要があります。例えば、全体での発表・シェアなどで、講師からすべて指名制にすると、受け身になりやすいです。そのため、受講生からの発言を待ったり、1人目のみを指名しその後はその発表した受講生が他の受講生を指名するといった形を取ると良いでしょう。
    ※ 参考
    実際に受講生に伝えるときには、「他の受講生を指名してください」では受講生の受け身が助長される可能性もあるため「他の受講生へバトンを渡す」などの伝え方が望ましいです。
    また、当事者意識や主体性を高めるためには、まずは「ライトな初めの一歩」を設定することが大切です。例えば、チャットで一言発言してもらう、アンケートに回答してもらう、などの形でも良いでしょう。

    受講生を信じて、見守る

    受講生を監視するという文脈ではなく、受講生を信じて見守るというスタンスで、グループワークなどを見に行くのもいいでしょう。この時に注意したいのが、講師から始めに伝えておくことです。「みなさんのグループワークの状況を、私やスタッフがみにいきます。何か困ったことがあったときは、声をかけてほしいです。また本日の研修をよりよくするために、皆さんの話している内容を参考とさせてください」などと伝えるといいでしょう。

    トラブル時の適切な対応

    トラブルが多いと、受講生にストレスがかかり、集中力が下がります。下記のようなケースがよく見られます。

    ・オンライン研修の場にログインできない/途中でログアウトしてしまう
    ・配布資料を受け取れない/オンラインツールが活用できない
    ・画面がオンにならない/音声がオンにならない
    ・周りがうるさくノイズが入る

    ※参考
    これらは基本は、スタッフや事務局が対応するにしましょう。講師が対応すると、研修がストップしてしまうためです。それぞれ対応方法をお伝えします。

    ・オンライン研修の場にログインできない/途中でログアウトしてしまう
    緊急連絡先の電話番号を事前に伝えておき、状況を確認してトラブルシューティングを行いましょう。「他の端末で入る」や、「他の場所に移動する」などを行うといいでしょう。

    ・配布資料を受け取れない/オンラインツールが活用できない
    オンライン研修では配布資料をチャットを使って送る場合が多いです。もしも受け取れない場合は「メールで送る」や「URL化して送る」などの方法があります。
    オンラインツールが活用できない場合は、個人ワークの場合はMicrosoft Officeであるパワーポイントやワード、エクセルなどのファイルで対応してもらうと良いでしょう。グループワークの場合は、オンラインツールを活用できる他の受講生に依頼し、画面をシェアしてもらいながら、行うように進めると良いでしょう。

    ・画面がオンにならない、音声がオンにならない
    まずは、パソコンなどの端末を再起動することをお勧めします。それでもうまくいかない場合は、他の端末からログインしてもらいます。
    ※ それでも難しい場合は見学してもらい、レポートを出してもらうなどの対応を取るといいでしょう。

    ・周りがうるさく、ノイズが入る
    まずは、場所の移動をお願いします。移動が難しい場合は、他の受講生への影響を抑えるために、自身が話す以外はミュートにするや、意見やコメントをチャットで送るようにします。

    このような対応を行い、受講生が無駄なストレスを感じることなくオンライン研修を受講でき、積極的な参加を促していくことが重要です。

    2-5. オンラインで行う管理職研修|事後フォロー

    オンラインで行う管理職研修の事後フォローは、基本リアルの研修とは変わりはありませんので、特に心配することはありません。
    ただし、オンライン研修だからこそできることもあります。それは、研修でのアウトプットを、容易に現場展開できることです。研修で作成する資料を、現場ですぐに活用できることを念頭にすすめると、より学びが定着します。また、研修でのアウトプットを一元管理し共有することで、受講生同士の閲覧が容易になります。
    またオンラインの研修では、研修会場までの移動時間が発生しないことから、管理職への時間的な負担が少なく、フォロー研修も実施しやすくなります。

    (参考)研修後のフォロー例
    研修後のフォローについて、4つの例をお伝えします。

    ①研修でのアウトプットのシェア
    ②事後課題
    ③バトンメール🄬
    ④受講生同士の勉強会(振り返り)

    それぞれ説明していきます。

    ①研修でのアウトプットのシェア
    研修の一週間後や次回研修までの間などに、事務局から研修でのアウトプットを受講生に送ります。アウトプットを見るだけで、内省(振り返り)につながり、認知変容・行動変容の継続に影響を与えていきます。
    ※受講生が アウトプットを実際に見ていなくても、メール受信の通知がくるだけで小さい内省(振り返り)が進むと言われています。

    ②事後課題
    事後レポートなどを行います。ただし、ボリュームが多すぎたり、難易度が高すぎると逆効果になるので注意が必要です。

    ③バトンメール🄬
    当社が開発したツールです。次回のフォロー研修・対話までや、一定期間の間に管理職がお互いの現場での活動を、交代で報告します。

    4~5名でバトンメールを実施した場合、一ヶ月に一度、管理職研修を受けたメンバーに対してテンプレートメールに沿ってメールを送るだけなので、そこまで負担はありません。また、一週間に一度は、他の管理職の現場での活動報告のレポートが送られてくるので、自身の内省にもつながります。基本受講者同士で進めるため、企画側の負担も少なくなるという利点もあります。

    ④受講生同士の勉強会(振り返り)
    事務局が振り返りのスケジュールと、進め方をセッティングして、受講生同士に振り返りをします。勉強会の中で終わる簡単なレポートなどを用意すると、受講生の状況把握も可能です。

    3.オンラインの管理職研修に向いている内容・向いていない内容

    オンラインの管理職研修で、向いているもの・向いていないものを、下記表にまとめました。

    オンラインの管理職研修に
    向いている
    オンラインの管理職研修に
    向いていない
    知識・スキル習得 座学での知識のインプット・習得 知識・スキル習得に体験をともなうもの
    グループワーク 内省によって解を生み出すもの スピード感が必要な話し合い
    状況把握 アウトプットから管理職の状況を理解するもの 管理職の行動・言動から状況を理解するもの

    それぞれ説明していきます。

    3-1.知識・スキル習得

    知識をインプットする内容は、動画を用いたり、反転学習(※)を活用すれば、オンライン研修でも効率や効果が高まります。その反面、体感を通して行うワークには適していません。どうしてもオンライン研修では、体で覚えることに限界があるためです。

    例えば、研修内容が「管理職として必要なファシリテーションスキルを学ぶ内容」であったとします。会議のデザインや1on1のデザインスキルなどは、オンライン研修でも学ぶことは可能でしょう。ただし、ファシリテーションスキルの一つである「観察(部下をどのように観察するかなど)」は、知識があってもロールプレイングなどを通さないと、実際に現場で実践できるレベルまで習得することは難しい部分があります。
    ※ 反転学習とは・・・事前に知識をインプットして、演習など中心に研修を行うことで学習効果を高める

    3-2.グループワーク

    オンライン研修は、自宅など空間から1人で参加するケースが多いため、周囲に惑わされず、自身の内側をみる内省を行いやすい環境です。また、スピード感よりも深く物事を捉えることが大切な対話なども、オンライン研修に向いているでしょう。半面、ディスカッションは活性化しづらい場合が多くあります。会話のキャッチボールにタイムラグが発生したり、対面と比較して「スピーカーの話を最後まで聞こう」という意識が発生したり「発言することへの抵抗感」が生まれやすく、どうしても会話のスピード感が遅くなります。

    (参考)研修でディスカッションを伴うグループワークを行う場合研修でディスカッションを伴うグループワークを行う場合は、3名、多くても4名の人数で行うことが望ましいです。それ以上の人数を増やすと、リアルの研修よりも議論に参加できない人が出てきて、活性化しないケースが多くあります。

    3-3.状況把握

    オンライン研修では、基本的にアウトプットがオンライン上に作成されます。そのため、一元管理しやすく、また、他の受講者との比較が容易にできるため、状況を把握できやすいです。また、PC上にデータがあるため、分析やレポートの作成も行いやすいです。
    一方で、オンライン上では画面越しの受講者の表情だけしか、管理職のことを観察できません。そのため、観察を通した情報が少なくなります。彼ら彼女らの真意をくみ取れない場合も多くあります。例えば前向きな発言をしているが、画面に映らない足元では、貧乏ゆすりをしてイライラしているなどの状況も、オンライン研修では見ることはできません。

    (参考)管理職研修はオンラインとリアルのハイブリッドがおすすめ!
    管理職研修は、組織によく悪くも大きな影響を与えます。どうしても、オンラインで実施しなければならない理由がない限りは、オンラインとリアルのハイブリッドで行うことをお勧めします。
    例えば、初日と最終日は、リアルで行うでもいいでしょう。初日で参加意欲を高め、その後のスキル習得や中間報告はオンライン実施、そして、最終日に再度リアルで研修を行い、現場での行動変容を促進させる、といった流れが良いでしょう。
    研修成功事例集

    4. 管理職研修をオンラインで行った時のメリット・デメリット

    メリット デメリット
    品質 講師からの声が正確に届く。投影画面が見やすい。 受講者の熱量が伝わりづらい。熱量を加味したフォローが行いづらい。
    コスト 交通費・宿泊費・会議室代が不要 特になし
    場所 場所を問わず、遠方からの受講が可能 場所がバラバラなため、研修前後に関係性を深める(懇親会等を開催する)ことができない
    受講生
    サポート
    チャットを通して、受講生に個別にサポートすることができる 状況把握が行いづらく、個別のサポートができない

    5.まとめ

    本コラムでは、管理職研修をオンラインで実施するために必要なことをお伝えしました。具体的には、

    1.管理職研修をオンラインで行うために必要な3つの事前準備
    2.オンラインでの管理職研修の進め方
    3.オンラインの管理職研修で、向いているもの・向いていないもの
    4.管理職研修をオンラインで行った時のメリット・デメリット

    の4点をお伝えしました。本コラムを通して、オンラインで実施する管理職研修の進め方と、メリット・デメリットを理解していただけたかと思います。

    「管理職研修をオンラインで実施したい」や「やはりリアルで管理職研修を実施したい」、「管理職研修を、オンラインとリアルでのハイブリッドで行いたい」などの考えが生まれ、研修会社に具体的に相談したいということがあれば、ぜひ当社までご連絡くださいませ。

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