具体例あり｜会議の議事録に必要な【２つの条件】と記載時のポイント

「部下の会議の議事録が分かりづらい。しかし、改善点はどう教えたらいいのだろう…」
「会議の議事録作成を依頼されたけれど、どう書いたらいいか分からない」

議事録について、このようなお悩みをよく耳にします。

会議の議事録は若手社員が依頼されやすい業務の一つです。一方で、細かな指示が少ないことが多いのではないでしょうか。特に新入社員は、会議の議事録の書き方に迷ってしまうことも多くあるようです。
良い議事録には必要な2つの条件があります。

本コラムでは、会議の議事録に必要な2つの条件と、具体的な書き方をお伝えします。

本コラムを読むことで議事録の書き方のポイントが理解でき、議事録の質が上がることを実感できるでしょう。
会議の議事録の質を高め、会議での内容を負担なく確認・遂行できる状態を作りましょう。

１）会議で議事録を書く目的から考える、良い議事録の２つの条件

良い議事録とは、次の２つの条件を満たしている議事録です。

なぜなら、会議で議事録を書く目的は次の３つだからです。

・会議で決まったこと/TO DOを確認し、実行するため
・会議で話した内容を確認/振り返るため
・欠席者や関係者に情報を共有するため

これらの目的を達成するためには、２つの条件を満たした議事録である必要があります。
２つの条件について詳しく説明します。

条件1. 会議で決まったこと/TO DOが明確に記載されている

会議で決まったこと・TO DOが明確に記載されていることは良い議事録の条件として欠かせません。

決定事項やTO DOが議事録に明確に記載されていることで、各メンバーが自分の役割と責任を明確に認識でき、進捗状況の確認や管理が容易になります。誰がいつまでに何をするかが明確になっていると、メンバーがサポートしやすくなり、共創・協働を生むことにもつながります。

また、会議に参加できなかったメンバーや関係者にも透明性が確保されます。情報の共有と伝達がスムーズに行われ、組織全体の連携が強化されます。

条件2.会議の要点が正しく・わかりやすくまとまっている

会議の要点が正しく・わかりやすくまとまっていることも、良い議事録に必要な要素です。

正確な情報が記載されていることで、会議中に決定された事項や議論されたポイントが明確に伝わります。誤解や認識のズレを防ぎ、全員が同じ方向に向かって行動できるようになります。

また、議事録がわかりやすくまとめられていることで、内容が理解しやすくなります。これは、後から議事録を見返す際にも非常に重要です。

前回の会議を振り返りながら次回の会議のアジェンダを設計したり、会議で前提を揃えるために前回の会議の振り返りから行う場合もあります。そうした際に会議から時間が経っていても、内容を瞬時に理解できることが求められます。

【参考】２つの条件が満たせていないと起きるネガティブなこと

「1-1. 会議で決まったこと/TO DOが明確に記載されている」と「1-2. 会議の要点が正しく/わかりやすくまとまっている」で説明した２つの条件が満たされていない議事録は、さまざまなネガティブな影響を与えることとなります。

ネガティブな影響１：責任が曖昧になる

誰が何をするべきかが明確に記載されていないため、参加者が自分の役割や責任を認識できません。
タスクの担当者が不明確な状態では、責任を押し付け合う状況が発生しやすくなります。結果として、仕事が進まず、プロジェクトの進捗が遅れます。

ネガティブな影響２：決定事項の遅延が起こる

TO DOが具体的に記載されていないと、具体的に何から手をつけたらいいのかが分からず、決定事項が実行されない事態になります。
また、目的を達成するまでのタスクが把握できないと、進捗状況の確認や管理も難しく、フォローアップもできないため、全体の進捗が停滞しやすくなります。

ネガティブな影響３：誤解と混乱が起こる

会議の内容が正確に記録されていないと、参加者や関係者間で情報の認識にズレが生じます。これにより、誤解や混乱が発生しやすくなります。

ネガティブな影響４：再確認と振り返りができない

会議で何が決定されたのかを振り返る際に明確な記録がないと正確に確認できず、同じ議題を繰り返し議論する無駄が発生します。

ネガティブな影響５：成果が低下する

会議の内容が曖昧になることで、正しい情報がわからなくなり、プロジェクトの進行や業務の効率が悪化します。
また、わかりやすくまとまっていないと、議事録を確認しようという気も起きず、意思決定の質を低下させ、組織全体の成果に悪影響を与えます。

これらのネガティブな影響を防ぐためにも、「会議で決まったこと/TO DOが明確に記載されている」「会議の要点が正しく/わかりやすくまとまっている」という２つの条件が揃っている必要があります。
議事録をしっかりと作成することで、会議の成果を最大限に活かし、組織全体の生産性向上に寄与できます。

２）会議前にできる議事録作成、３つの準備

良い会議の議事録を作成するために欠かせない２つの条件をクリアするための準備として行うべきことは次の３つです。

・フォーマットを作成する
・会議の目的・目標・アジェンダを共有を確認する
・事前に記載できる項目を記載する

詳しく説明します。

2-1. フォーマットを作成する

会議の議事録のフォーマットを作成しましょう。ある程度型が決まっている方が書きやすくなります。

フォーマットを作成する際は、以下の内容を記載できるスペースがあることが必要です。

これらの内容を記載するスペースがあれば、記載できていない箇所は空欄になるため、会議で決まったことやTO DOのスペース書き漏れが発生しなくなります。

記載漏れがないように、事前に書くスペースを設けておくことが必要です。

2-2. 会議の目的・目標・アジェンダを確認する

フォーマットを用意したら、会議の目的・目標・アジェンダを上司や司会・ファシリテーターに確認しましょう。
事前に議論のテーマを理解しておくと、必要な準備がしやすく、議事録が取りやすくなります。

2-3. 事前に記載できる項目を記載する

事前に記載できる項目は記載しておくのもポイントです。下記の内容については基本的には事前に記載できるはずです。

・会議名
・会議の日付
・会議の参加者
・会議の目的・目標
・アジェンダ

会議が始まると、速記することに集中する必要があるため、できるだけ事前に記載しておきましょう。
良い議事録を作成には、事前の準備が欠かせません。

【参考】議事録フォーマットのダウンロード

３）会議中の議事録の書き方

会議中は、２章で準備したフォーマットを活用し、ロジカルシンキングを用いて速記します。

速記をすると、誤字脱字があったり、日本語がおかしくなってしまうことがあります。必要に応じて、事前に了承を得られると良いでしょう。

丁寧に書くよりもスピード感を重視したほうが内容を漏れなく記載できます。そして会議が終わってから少し手直しして、すぐ送ります。

会議の議事録の書き方にそってポイントをお伝えします。

・速記する際のポイント
・ロジカルシンキングを用いる際のポイント
・理解しやすい議事録にするためのポイント
・見やすく書くためのポイント

それぞれ説明していきます。

3-1. 速記する際のポイント

速記するためのポイントは次の３つです。

・略語を自分の中で決めておく
・インデントを活用する
・記号を用いて簡略化する（矢印、○×など）

略語を自分の中で決めておく

会議でよく出てくるワードは、略語で記載すると速記しやすくなります。例えば、「プロジェクト」を「PJ」と記載するなどです。
他にも、自組織の中でよく使われる単語は自分で略語を略語を作り、誰もが理解できるように議事録の頭に意味を記載しておくと速記しやすくなります。

インデントを活用する

速記する際は、インデントを活用すると、話しているテーマごとに内容が整理されて、後から見たときにわかりやすくなります。

例えば、クレーム対応を会議で話していた場合に、緊急対応の内容と再発防止策に分かれていると感じたら、次のように記載します。

●商品○○のクレームに関して
　ー緊急対応
　　ーxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
　　ーxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
　ー再発防止策
　　ーxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
　　ーxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

このように話の内容がまとまっていると、後から見てわかりやすくなります。

記号を用いて簡略化する（矢印や○×など）

会議の中で「◇◇から変更があり△△になった」や、「◇◇については、施策Aはうまくいきましたが、施策Bはうまくいきませんでした」などの会話が出てきます。

その際に、文字で記載すると時間がかかるため、「→」や「○」「×」などの記号を用いて記録を簡略化しましょう。

例えば、下記のようなに記載するといいでしょう。

●変更点
　◇◇→△△

●◇◇に対する施策別の結果
　施策A→ 〇
　施策B→×

速記は聞こえてきたことをひたすらに書くとスピードが間に合わないことが多いでしょう。話している情報を理解して整理しながら書くスキルが必要です。

これら３つのポイントを意識して実践してみましょう。

3-2. ロジカルシンキングを用いる際のポイント

ロジカルシンキングを用いて情報を整理しながら議事録を作成することで、議事録の質を上げることができます。

ロジカルシンキングで整理された議事録は、参加者の思考整理も促します。会議中にみれる状態にしておくと良いでしょう。

具体的には、下記内容を押さえるといいでしょう。

・結論を明確にする
・内容のレベル感を合わせる
・抜け漏れが無いようにする

結論を明確にする

議事録では、結論が何かを明確にすることが必要です。何が結論か分からなければ、認識の一致は生まれません。

内容のレベル感を合わせる

内容の項目のレベル感があっていることが必要です。レベル感が一緒でないと、思考の整理を読み手にゆだねることになり読み手の負担が増えます。

抜け漏れが無いようにする

抜け漏れが無いようにすることが必要です。抜け漏れがあることで、大切な論点を見過ごしたり、あとで抜け漏れの指摘があると手戻りが発生する可能性まで出てきます。

上記内容の重要性は、を具体例から見てみましょう。
「パターン1.」のほうがロジカルシンキングを用いたよい議事録と言えます。

【パターン1.】
●施策Aを、一か月間実施し、効果測定を行う
   -QCDの観点から、施策Aの実施が良い
     　▶施策Aは、他の施策と比べ品質が高い
     　▶施策Aは、他の施策と比較し、コストも低い
     　▶施策Aは、他の施策と短納期で納品が可能
   -本格導入前に、一か月間テスト期間の導入を設ける
    　▶施策Aを提供するパートナー企業○○は、まだ納品実績が少ない 
   　 ▶施策Aが自組織の状況にとって、ベストな施策かは不明
   　 ▶施策Aは競合他社での実績がすくないため、業界で通用するかの把握も必要
   -効果測定を行うことで、施策の質上げていく
 　  ▶施策Aの質を上げていくためのPDCAと効果測定を決める
   　▶施策Aを、自組織によりマッチするためにも、PDCAを回す必要がある
   　▶施策Aが当社や業界にマッチしていない場合、他の施策の参考になる数値を得る

   【パターン2.】
・施策Aは競合他社での実施がないため、業界で通用するかの把握も必要
・施策Aが当社や業界にマッチしていない場合、他の施策の参考になる数値を得る
・施策Aを提供するパートナー企業○○は、まだ納品実績が少ない
・施策Aを、一か月間実施し、効果測定を行う
・施策Aは、他の施策と比べ品質が高い
・効果測定を行うことで、施策の質上げていく
・施策Aを、自組織によりマッチするためにも、PDCAを回す必要がある
・施策Aは、他の施策と比較し、コストも低い
・施策Aは、他の施策と短納期で納品が可能
・一か月間テストとしての実施が望ましい
・施策Aが自組織の状況にとって、ベストな施策かは不明
・施策Aの質を上げていくためのPDCAと効果測定を決める

同じ内容が記載してあっても、ロジカルシンキングの活用の有無で読みやすさに大きな影響があります。

3-3. 理解しやすい議事録にするためのポイント

後から議事録を見返した時に理解しやすくするために４つのことを意識して記載しましょう。

・主語と述語を丁寧に捉える
・事実と意見を分ける
・数字を正確に捉える
・担当者を明確にする

主語と述語を丁寧に捉える

口語では、テキストに比べて主語と述語がわかりづらい場合も多いです。
そのため、話していることをそのまま書くのではなく、主語と述語を自分の中で整理しながら記載するようにしましょう。

事実と意見を分ける

議論の中では事実と意見が混ざっていることが多いです。
そのため、話を聞きながら、どこまでが事実で、どこからが意見なのかを考え、分けて記載するようにしましょう。

数字を正確に捉える

数字が出てきたら、正しく記載しましょう。数字は重要な要素で、例えば納期などの日時や、受発注の数量、備品のサイズなどが間違っていると、大きな混乱を招いてしまいます。
もし聞き取り辛かった場合は、その場で確認するようにしましょう。

担当者を明確にする

議論の中ではやることは決まっても、具体的に誰が担当するかの話し合いがなされないまま次の話題に移ってしまうことも多いです。
議事録を記載していると、そのことに気づきやすいため、「その担当者はどなたになりますか？」などと伝え、担当者を明確にしていく役割も担えると、その後がスムーズに進みます。

3-4. 見やすく書くためのポイント

見やすく書くためのポイントは次の２つです。

・適度な余白がある
・重要な箇所に下線をつけたり太文字にする

適度な余白がある

議事録が文字でいっぱいになっていると、読む気が失せてしまい確認しなくなります。そのため、適度に余白を作るようにしましょう。インデントを活用していれば、そこまで意識しなくても、自然と余白が作られやすくなります。

重要な箇所に下線をつけたり太文字にする

決定事項やTO DOについての内容については、下線を引いたり太文字にするなどして、目立つようにしておくと、後から見たときに目に入りやすく理解しやすくなります。

４）会議後の議事録の扱い方

会議を終えたら、議事録を整えてすぐに議事録を共有しましょう。
参加者が会議後に議事録を確認できる状態を作ることで、決めたことに対して誤認やズレなく早く進められます。

2つの点を実施し「議事録を整える」

議事録を整えるというのは、具体的に以下の２つのことを行います。

・自分にしか理解できない略語を変更する
・決まりごと、TO DOを改めて項目化してまとめる

議事録を書いている中で、自分にしかわからない略語を使用している場合は、その略語を一斉変換などで、皆が分かる単語に変更しましょう。また、速記の場合は敬称を記載していない場合も多いはずです。必要に応じて記載します。

そして、会議で決まったことやTO DOについては、誰もが理解しやすい言葉にして、「会議で決まったこと」や「TO DO」の欄に記載しましょう。
5W2Hの内容が含まれていたら、基本的には問題ないでしょう。

「すぐに議事録を共有する」３つのメリット

すぐに議事録を共有することによるメリットは3つあります。

・すぐに議事録を把握でき、参加者がTO DOを進めやすい
・速記で送るため、誤字脱字や日本語の「てにをは」などのミスに関してのハードルが下がる
・仕事を手元に置かないため、議事録を書かなければならないという思考がなくなる

特に「速記で送るため、誤字脱字や日本語の「てにをは」などのミスに関してのハードルが下がる」に関しては、時間を置けば置くほど議事録の清書を求められます。早く送る方が多少言葉が整い切っていない議事録であっても許されることが多いですし、すぐに送ると仕事が早いという好印象も持たれます。

【参考】議事録係になると得られる５つのメリット

議事録係になると、次のようなメリットがあります。

・積極的な参加意識の醸成
・仕事の理解が進む
・関係者とやり取りできる機会が生まれる
・ロジカルシンキングのトレーニング
・責任感の醸成

①積極的な参加意識の醸成

議事録係になると、会議中に発言や議論の内容を正確に記録する必要があるため、自然と会議の内容に積極的に関与することになります。
単に参加するだけではなく、発言者の意図を理解し、要点を整理しようという意識が働いているため、発言の曖昧さを無くしたり、抜け漏れなく議論することにも繋がります。

②仕事の理解が進む

議事録を取る役割を担うことで、会議で扱われる議題やプロジェクトについての理解が深まります。
会議中に多岐にわたるトピックが議論されるため、それらを整理し記録する過程で、業務全体の流れや各プロジェクトの進捗状況、関係者の役割などについての知識が増えていきます。

③関係者とやり取りできる機会が生まれる

議事録係は、会議後の議事録の配布や内容確認のために、関係者と頻繁にコミュニケーションを取る必要があります。
この過程で、上司や同僚、他部署のメンバーなど、様々な関係者とのやり取りが発生し、人脈を広げる良い機会となります。議事録の内容について確認や質問が必要な場合、直接話し合うことで、普段あまり接点がない人とも関係を築けます。

④ロジカルシンキングのトレーニング

議事録作成は、会議の内容を整理し、重要な情報を的確に記録する作業です。これには、議論の流れを理解し、要点を抽出し、論理的にまとめる能力が求められます。つまり、議事録係を務めることで、自然とロジカルシンキング（論理的思考）のトレーニングが行われます。
ロジカルシンキングのスキルは、議事録作成だけでなく、あらゆる業務において重要であるため、他の仕事にも活かせます。

⑤責任感の醸成

議事録係は、会議の内容を正確に記録し、関係者に情報を提供する重要な役割を担っています。そのため、役割なく参加している人と比較して会議における責任感が醸成されやすいです。
また、議事録を通じて、会議の進行や意思決定に関与するため、責任を持って業務を遂行する意識も強まります。

議事録係は面倒だという認識になってしまっている人も多いでしょう。
しかし、自身の成長に繋げられるメリットも多く存在します。
議事録係を依頼する際は、このようなメリットも一緒に伝えると、主体的に取り組んでもらいやすくなるかもしれません。

５）まとめ｜良い議事録のためには、適切な準備とロジカルシンキングが必要

本コラムでは、会議の議事録の具体的な書き方についてお伝えしました。良い議事録の条件とは、次のことを満たしているものです。

１、会議で決まったこと・TO DOが明確に記載されている
２、会議の要点が正しく・わかりやすくまとまっている

会議で議事録を書く目的は次の３つだからです。

・会議で決まったことやTO DOを確認し、実行するため
・会議で話した内容を確認したり振り返るため
・欠席者や関係者に情報を共有するため

これらの目的を達成するためには、２つの条件を満たしている議事録である必要があります。

良い会議の議事録を作成するために欠かせない２つの条件をクリアするための準備として行うべきことは次の３つです。

・フォーマットを作成する
・会議の目的・目標・アジェンダを共有を確認する
・事前に記載できる項目を記載する

このような準備ができていると、会議中での記載をスムーズに行えます。

会議中は、準備したフォーマットを活用して、ロジカルロジカルシンキングを用いて速記します。会議の議事録の書き方についてのポイントは次の４点です。

・速記するポイント
・ロジカルシンキングを用いるポイント
・理解しやすい議事録にするためのポイント
・見やすく書くためのポイント

これらのポイントを意識して議事録を作成することで、正確な情報をわかりやすく記載できるようになります。

そして会議が終えたら、議事録を整えて、すぐに議事録を共有しましょう。参加者が議事録を確認できる状態を作ることで、決めたことに対して誤認やズレなく早く進められるためです。

なお、議事録を正確でわかりやすく記載するために必要なロジカルシンキング力については、鍛えることで上達できます。アーティエンスで実施しているロジカルシンキング研修では、基礎となる型を学び、シミュレーションワークを通して議事録にも応用できる力を身につけます。

ロジカルシンキングは議事録だけでなく、さまざまな仕事で必要になるスキルのため、一度丁寧に学ぶ機会を作ることをおすすめします。
ロジカルシンキング研修について詳細を知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。

会議の議事録の質を高め、負担なく会議の内容を確認できる状態を作りましょう。