新入社員歓迎会を成功に導く！4つのステップと実施時のポイント

新入社員の歓迎会は、新入社員が職場に馴染み、関係性を築いていく大切なイベントです。

そこで本コラムでは、新入社員の歓迎会の目的を明確にした上で歓迎会の流れとポイントをお伝えします。お読みいただくと、歓迎会前～当日～事後に何をすべきかが分かります。

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１）新入社員歓迎会は「関係を築くきっかけ作り」

新入社員の歓迎会は、社員と関係を築くきっかけ作りとしてとても大切です。会話をするタイミングがなければ、相手を知ることも、関係性を築くこともできません。

ただ、歓迎会のほんの数時間だけでは良好な関係性は築かれません。継続的にコミュニケーションをとり続けていくことが重要です。歓迎会は「コミュニケーションをとり続けるきっかけ作りの場」といった意識を持てると良いでしょう。

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２）新入社員歓迎会の開催前後の流れ

社員と関係を築くきっかけを作る、新入社員の歓迎会の流れを順に説明します。

事前準備

事前準備で行うことは以下の通りです。

日程調整

日程調整は早めに行いましょう。事前に予定を確保しておかないと、全員揃って参加できる日がなくなってしまいます。日程調整のツールもあるので、それらもうまく活用して参加者に負担をかけることなく日程調整をおこないます。

また、日程確定後はすみやかに告知し、以後の不参加はできる限り早く連絡をいただくよ促します。

新入社員の歓迎会の目的・内容作成

新入社員の歓迎会の目的を考えて、内容を検討します。
例えば、新入社員の歓迎会の目的を「新入社員と既存社員がお互いの顔と名前を一致させることができ、今後話を聞いてみたいことを１人１つ見つける」としたとします。
すると、顔と名前を一致させてもらうためには名札を座っても見える位置につけてもらう必要があることがわかります。また、自己紹介で趣味や特技、ハマっていることなどを伝えてもらうことで話すきっかけを作れそうだと考えることができます。他にも、全員と話せるように、席替えをしていく必要があるかも知れないという案も出てきます。

このように、新入社員の目的を明確にし、そのために必要な内容を作成していきましょう。

役割がある人へ依頼

新入社員の歓迎会で参加者の確認、司会、タイムキーパー、乾杯の挨拶などを行なってもらう人には事前に依頼をしておきます。当日振られると、混乱が生じる可能性があるためです。

また、参加者全員に自己紹介を行なってもらう場合は、そのことを事前に伝え、他の人の印象に残るような趣味や特技、ハマっていることなどを考える時間を作りましょう。そうすることで名前と性格や個性が一致しやすく覚えやすくなります。

食べ物のアレルギーや宗教などの確認

新入社員の歓迎会は、食事をしながら行うことが多いです。食事を行う場合は、食品アレルギーや宗教上の問題で食べれないものがないか事前確認します。
食べ物に配慮することで、全員の参加者が心置きなくその場を楽しむことができます。

会場選択・予約

会場は職場からアクセスの良い場所にしましょう。緊急対応が入ってしまった場合でも、終わり次第すぐに顔を出すことができます。

案内連絡

歓迎会当日の詳細案内を行います。新入社員の歓迎会の目的、日時、会場、会場のURLのリンク、会費の情報を送ります。終了の目安時間も記載しておくと、特に初めて参加する新入社員は安心できます。
新入社員の歓迎会の目的は、事前に参加者全員に共有しておくことで、皆が意識しやすくなり、目的を達成しやすくなります。

社員と関係を築くきっかけを作る、新入社員の歓迎会を実施するためには、このような準備を行うことが必要です。

歓迎会当日

当日の流れは、目的によって変わってきますが、一般的な当日の流れは以下の通りです。

出欠確認・席案内（名札作成）

出席確認と席の席の案内をします。席は自由でも良いですが、新入社員は新入社員同士でくっついて座る傾向があります。新入社員には既存社員と話してもらいたいため、新入社員と既存社員の位置くらいは決めておくとコミュニケーションを促せるようになります。
また、名前を顔を一致させることを目的としている場合は、来た人から名札を書いて、見える位置につけておいてもらいましょう。

司会挨拶

新入社員の歓迎会の目的を改めて伝えて、参加者が同じ目的意識を持って参加できるようにします。そのほか、お手洗いの位置や注文方法などを伝えておくと、スムーズです。

代表者挨拶・乾杯

参加者の中で一番上の立場にいる人から挨拶の言葉をもらいます。新入社員を歓迎していることや、歓迎会を通しての期待を伝えてもらえると参加者の方向性を合わすことができます。
挨拶と乾杯を別の人にお願いしても良いです。

自己紹介

食事の取り分けがある程度終わったタイミングで、自己紹介を始めます。自己紹介でその人のことを知れるように、もう少し情報が欲しいと思った場合は、司会から質問をしても良いでしょう。できる限りその人の特徴を掴めるような内容を伝えてもらうことがポイントです。
自己紹介にプラスして、他の人からその人の印象や性格を教えてもらうことも、一つの方法です。そうすることで、より深く知ることができます。

歓談

自己紹介が終わったら、歓談タイムです。自己紹介で出てきたワードをきっかけに、お互いの理解を深めていきます。
全員の顔と名前を一致してほしいという目的を持っている場合は、席替えをして、全員と会話をできるようにする工夫も必要です。ただ、今まで話していた人が皆入れ替わってしまうと会話が始めからになり、同じ話を何回も繰り返す、ということになりかねません。そのため、今まで話をしていた人を残しながら人を入れ替えるやり方がおすすめです。

閉会の挨拶

閉会の挨拶をして新入社員の歓迎会を終了します。終わりの支度をするまでに少し時間がかかるため、お店を出ないといけない10分前あたりにアナウンスをしておくとスムーズです。

社員と関係を築くきっかけを作る、新入社員の歓迎会の当日の流れの一つの例をお伝えしました。

事後フォロー

新入社員の歓迎会の事後フォローとして行うことは以下の通りです。

歓迎会だけで関係性を築くのは難しく、継続的なコミュニケーションが必要になるためです。

新入社員に積極的に声をかける

歓迎会で得た情報を用いて、積極的に声をかけましょう。歓迎会から時間が経つほど、個人の特徴や話した内容を忘れていってしまうため、翌日から積極的に声をかけることをおすすめします。

新入社員と近日中にランチに行く

歓迎会から近いうちにランチに行くこともおすすめです。業務時間内で話せる時間には限りがあるためです。ランチだと、仕事以外の話をしやすく、お互いのことをより知ることができます。新入社員から誘うことは勇気がいるため、既存社員から声をかけるようにしましょう。

歓迎会後にコミュニケーションをとる機会を作ることで、新入社員と既存社員の関係性が築かれていきます。

このように丁寧な準備と、皆が過ごしやすい空間作り、そしてフォローを行うことで、社員と関係を築くきっかけを作る、新入社員の歓迎会とすることができます。

３）新入社員が歓迎会を安心して楽しめるようにする４つのポイント

新入社員の歓迎会を参加者全員が安心して楽しめるようにするためのポイントを４つ紹介します。

・アイスブレイクを入れる
・評価と感じるような言葉を使わない
・プライベートのことに首を突っ込みすぎない
・飲み物や食事を強要しない

順に説明します。

アイスブレイクを入れる

歓迎会の初めにアイスブレイクを入れましょう。参加者同士の緊張をほぐし、相互の関係を構築し、円滑なコミュニケーションを促進するためです。
歓迎会の場を設けても、相互コミュニケーションが行われなかったら関係性の向上に繋がりません。むしろ、逆効果になってしまう恐れもあります。

アイスブレイクは、自己紹介以外にも下記のようなものがあります。

・Good&New
・共通点探しゲーム
・プチQuestion

これらについての詳しい説明は「内定者の緊張をほぐす！【場面別】簡単にできるアイスブレイク７選」からご覧ください。その場に適したものを取り入れるようにしましょう。

評価と感じるような言葉を使わない

新入社員の歓迎会の場では評価をしないことを意識しましょう。評価の場になっていることを認識すると、新入社員は緊張感を感じて安心することができなくなるためです。

歓迎会で無意識のうちに行っている評価としては、例えば以下のようなことがあります。

・〇〇大学出身なんだ！頭いいんだね。成績抜かされないか心配だ。
・〇〇さんはあまり人と話すのが好きじゃないタイプ？営業は話せないとやっていけないよ。
・〇〇さん、そんなことも知らないの！？それはヤバいね。

このような言葉をかけられると、緊張感や不安の感情が強くなり、関係性を築くという目的を達成することが難しくなります。相手に評価だと受け取られそうなことを伝えないように意識しましょう。

プライベートのことに首を突っ込みすぎない

プライベートのことに首を突っ込みすぎないようにしましょう。自分にとって信頼できる人かを判断できていない段階では、怖さを感じやすいためです。

趣味や好きなことについては抵抗感を感じる人は少ないですが、住んでいる場所やパートナーについて、お金に関することなどは、抵抗感を感じやすいです。
また、最近は仕事とプライベートを分ける人も多く、職場の人にプライベートのことを話したくないという新入社員も増えています。

プライベートについては無理に聞き出そうとせず、相手から話し始めたとき以外は、趣味や最近話題になっていることなど話しやすい話から入るようにしましょう。

飲み物や食事を強要しない

飲み物や食事の強要をしないことも大切です。強要されると、上下関係を意識することになり、一緒に協力していく仲間という認識にならないためです。

先輩から言われたことはやらないといけない、という世代もありましたが、今はそうではありません。そのようなことをすると、パワハラだと言われてしまう可能性もあります。自分がそのようにされたから、という考えではなく、今の時代にあった対応を取れるようにしましょう。

４）まとめ〜アーティエンスは研修で関係性の構築をサポート〜

本記事では、新入社員の歓迎会の目的を明確にした上で歓迎会の流れとポイントをお伝えしました。ご参考になれば幸いです。

しかしながら、一度の歓迎会だけで信頼関係性を築くことは難しく、その後も定期的にコミュニケーションを取り続けることで関係性が強まっていきます。新入社員の歓迎会は、コミュニケーションをとり続けるための「きっかけ」と捉えて、より良い場にしていけるよう企画していただけるとよいでしょう。

参考：企業の歓迎会プロデュースならNEO FLAG.