コラム

新入社員研修をオンラインで行っても、研修品質と効果を最大限高めるためには

PC 仕事をする女性

2023/1/24作成ー

コロナ化になり新入社員研修をオンラインで行ってきたが、対面より学びが弱くなっているように感じる…
新入社員研修をオンラインで行っているものの、新入社員の成長を促せているような感覚が持てていない…

このようなことでお悩みになっている方も多いのではないでしょうか。実際に当社でもそのようなお悩みをいただくことは多くあります。

「オンラインならば研修を実施する意味がないのではないか。動画やe-learningでいいのではないか」や「(オンライン研修では)グループワークも盛り上がり、新入社員の状態としては、熱量も高かった。しかし、その後の新入社員の行動や態度を見ると、研修受講前となんら変わりないという状態であった。研修の意味が本当にあったのだろうかと思う」と仰っていた方もいらっしゃいます。

もちろん、マナー研修での名刺交換や、機械を操作するような実技を扱う研修は、その場で講師やトレーナーからフィードバックをすることができないため、オンラインで同程度の学びを与えることは難しいです。
しかし、だからしょうがないで終わらせるのではなく、その中でもオンライン研修の品質を高めていくことが必要になります。

そこで今回は、質の高い新入社員研修をオンラインで実施する際の注意点などをお伝えします。この記事を読んで、オンラインでの実施だと学びが弱くなるのではという不安を解消し、やり方を工夫してより良い新入社員研修を実施できるようにしましょう。

1、新入社員研修(オンライン)の品質・効果を高めるための方法

新入社員研修をオンラインで行う際に、品質・効果を高めるための方法として、次の4つを意識することが大切です。

・研修プログラムの設計
・講師のアサインとトレーニング
・新入社員の参加姿勢
・現場に繋げる振り返り

新入社員研修をオンラインで行う際に、対面で実施していたことをそのままオンライン化しても品質や効果が弱い内容になってしまうため、オンラインで実施することを意識した工夫が必要になります。それぞれ詳しく説明します。

研修プログラムの設計

教室型研修の内容をそのままオンラインに移行するときに生じる課題に対して対策を打つことで、オンラインの品質と効果を高めます。
教室型研修の内容をそのままオンラインに移行するときに課題となるのは主に次の3つです。

・グループワークの活性度合いが低くなる
・講義の参加度合いが低くなる
・集中力が低くなる

・グループワークの活性度合いが低くなる グループワークの活性度合いが低くなるという課題については、オンラインだと音声が重なると聞き取れなくなるということから、スピード感を持って話すというより、一人一人の話を最後まで聞くようになります。
そのため、話し合いのスピード感が遅くなり、グループワークの活性度合いが低くなると感じることがあります。

そのための解決策としては、グループの人数を少なくすることです。教室型のグループは4~6名を1グループにしているのに対し、オンラインでは3~4名にします。
そうすることで、1名辺りの発言時間や回数を増やし個人のグループへの影響を強めることができます。人数が少なくなると個人の影響が強くなるためグループワークで手を抜くのではなく、真剣に向き合ってもらうことができるようになります。グループワークが活性化するということは、個々の主体性・当事者意識が高ることになるため、研修効果を高めることに繋がります。

・講義の参加度合いが低くなる 講義が長いと参加度合いが低くなるという課題については、講師や事務局が目の前にいないため緊張感が薄れることが原因として考えられます。そのため、解決策としては、

・相互作用を生む仕組みを取り入れる
・講義の時間を短く区切る
・アウトプットを中心とした研修設計にする
・基本的には画面をONにしてもらう

という対策が考えられます。相互作用を生む仕組みというのは、例えば、チャットやアクションボタンで反応してもらうなどです。都度反応が求められると、ただ聞いているだけでなく、集中して聞かなければという意識になります。

講義の時間を短く区切るようにするのも方法です。
例えば、教室型では3つのスキルについてまとめて話していたところを、1つのスキルごとにプチワークを入れて1回の講義の時間を短くすることで、参加度合いを落とさないようにします。アウトプットを中心とした研修設計にして、講師の講義をアウトプットのフィードバックのなかで伝えるようにするという方法もあります。フィードバックとして伝えられると講義を受けているというより、アドバイスをもらっているような感覚になるため、一方的な感じが抑えられます。

また、基本的には画面をONにしてもらうことで、講師が新入社員の様子を確認できるようにしておくことも、緊張感を高めるためには効果的です。講師から新入社員へ一方的に話すのではなく、相互作用を生む仕掛けや、講義の時間の工夫などによって程よい緊張感が生まれ、研修に参加している意識を保ってもらえるようにします。

・集中力が低くなる 集中力が低くなるという課題については、画面を通して参加しているため、通常より眼精疲労が起きやすくあんることが原因として考えられます。そのため、解決策としては、休憩時間をこまめにそして長めに取るようにします。

教室型の場合は、90分ごとに10分の休憩を取ることが多いですが、オンラインの場合は、例えば60分ごとに5分とか、90分ごとに15分などの感覚で取ることで、集中力の低下を防ぎます。もちろん休憩の時は画面をOFFにしてもらいます。
また、休憩から戻った後に伸びをしてもらったり、アイスブレイクを入れることで、切り替えを行うことも大切です。研修プログラムの課題に対して、このような解決策を行うことでオンライン研修の質と効果を高めることができます。

講師のアサインとトレーニング

講師・ファシリテーターが教室型研修のやり方でオンラインに移行するときに生じる課題に対して対策を打つことで、オンラインの品質と効果を高めます。教室型研修の内容をそのままオンラインに移行するときに課題となるのは主に次の3つです。

・ワークの説明がわかりづらく受講生の迷いが多くなる
・ネット環境などの不具合の対応に追われて研修が進まない
・受講生の観察ができずに状況に応じたフィードバックができない

新入社員研修をオンラインで行う際に、対面で実施していたことをそのままオンライン化しても品質や効果が弱い内容になってしまうため、オンラインで実施することを意識した工夫が必要になります。ワークの説明がわかりづらく受講生の迷いが多くなるという課題については、受講生の状況を把握し辛いことが原因となります。そのため、教室型の研修以上に、ワークの説明など、オペレーションを細かく行うことが必要になります。

当社では、シミュレーションワークといった、設定をしっかり理解しておかないとワークを進められない内容をオンラインで実施しますが、その際は設定やオペレーションの説明を通常の1.2倍から1.5倍程度時間を使ったり、受講生同士で進め方を確認し合う時間を設けるなどしています。
ワークの説明が適切でないと、実践練習に身が入らず学びが弱くなってしまうため、ワークを受講生に分かりやすく伝えるためにどのように伝えるのが良いのかは充分に工夫して頂きたいです。

ネット環境などの不具合の対応に追われて研修が進まないという課題については、研修内容以外のトラブルに対しても講師が対応していることが原因として考えらます。そのため、受講生に対して事前に確認できることはしてもらうということと、講師ではなく事務局やアテンドスタッフが対応を行うなど、役割を決めておくと良いです。

当社でオンライン研修を実施するときは、アテンドスタッフをつけて、出欠確認やネットワークトラブル対応、資料の送付やブレイクアウトルームの設定などをアテンド側で行っています。
そうすることで、講師は研修に集中すことができ、また、研修の内容や受講生の学び度合いを確認することができるため、研修の質や効果も高くなります。受講生の観察ができずに状況に応じたフィードバックができないという課題については、受講生の反応が分かりにくくなることと、グループワークになると作業プロセスが見えにくくなることが原因として考えられます。

受講生の反応が分かりにくいということに関しては、受講生からリアクションボタンを押してもらったり、合図をしてもらうなどして反応をもらうように投げかけるということを行うことで解決できます。

グループワークの作業プロセスが見えにくいということについては、3つの対策が考えられます。

・講師が「受講生がワークを行うプロセス」に関わる研修設計にする
・受講生のアウトプットから仮説という前提を伝えてヒアリングしフィードバックを行う
・アテンドがグループを巡回して状況を講師に伝える

講師が「受講生がワークを行うプロセス」に関われる研修設計の例として、当社ではシミュレーションワークの中で、上司役の講師に頻繁に報連相を行う機会を設けるようにしています。
そうすることで、講師は受講生のプロセスを確認することができます。受講生のアウトプットから仮説という前提を伝えてヒアリングしフィードバックを行うについては、例えば次のようにお伝えすることがあります。

受講生が最終アウトプットを発表した後のフィードバックで、「アウトプットの良い点は、顧客ニーズを抑えていること。改善点は、企画内容に論理構成に飛躍がありと、現場のことを考えていないため協力を得られないのではないでしょうか。このようなアウトプットが出たのは、丁寧な議論が行われるというより、言われたものをこなすというよう対応になったのではないでしょうか。」というようなフィードバックです。このように受講生とやり取りをしながら、フィードバックを行う、ということを行います。

アテンドがグループを巡回して状況を講師に伝える、ということについては、講師からアテンドへ観察するポイントを伝えおくとオンラインでも場の状況を把握しやすくなります。観察するポイントとしては、受講生の言動・行動や参加姿勢などの事実を観て伝えるということです。アテンドの意見と事実が混ざらないように講師へ伝えるということが大切です。

例えば、新入社員研修をオンラインで行うと、目線が度々外れるので他の作業をやっていそうだなとか、グループワーク中に仕事で対応をするために少し抜けるということが起こります。その時は事実として、こういうことが起こっているということを伝えた上で、アテンド個人の意見があれば伝えてもらうように依頼しましょう。講師の課題に対して、このような解決策を行うことでオンライン研修の質と効果を高めることができます。

新入社員の参加姿勢

新入社員の参加姿勢に関する課題に対して対策を打つことで、オンラインの品質と効果を高めます。教室型研修の内容をそのままオンラインに移行するときに課題となるのは主に次の3つです。

・研修への参加意欲が低い
・ITリテラシーによる参加度の違い
・新入社員同士の熱量が伝播しにくい

新入社員研修をオンラインで行う際に、対面で実施していたことをそのままオンライン化しても品質や効果が弱い内容になってしまうため、オンラインで実施することを意識した工夫が必要になります。研修への参加意欲が低いという課題については、オンラインになると研修を自宅から受けることもあり、気持ちの切り替えが弱くなることが原因として考えられます。そのためにできることとしては、

・オープニングやアイスブレイクの時間を多めに取る
・事前ワークを用意して研修の受講マインド(レディネス)を高める
・短時間の研修を複数回に分けて実施することで負担感をなくす

ことが解決策として考えられます。事前ワークについては、例えば、当社では振り返りシートという、自身で半年間を振り返る課題を出すことがあります。振り返りを行うことで、研修に臨む準備がされて研修への参加意欲の向上に繋がります。
振り返りシート 他にも、当社の新入社員フォロー研修では新入社員のOJTトレーナーや先輩にインタビューワークを行ってもらうことがあります。インタビューワークを行うことで、新入社員自身が研修を受ける準備を無意識にすることになるため研修に臨む姿勢が高まっていきます。

またOJTトレーナーや先輩社員にも影響を与えることができています。OJTトレーナーや先輩社員はインタビューに答えることで、新入社員が研修で学びを深めてくれることに期待を持つことができるためです。新入社員が研修に参加すると業務に支障が出てしまうこともありますが、こういうことを学ぶならと快く送り出してくれるようになりやすいです。その対応が、結果的に新入社員の受講マインド(レディネス)を高めます。

ITリテラシーによる参加度の違いについては、ITスキルにばらつきがあるため操作に差が出てしまうことが原因です。そのため、研修で活用するツールを伝えて操作方法に慣れてもらったり、使用方法をまとめた資料を配布するなどして対策を行います。事前ワークとして、事前にグーグルスライドや、ジャムボードに研修参加への一言など簡単なコメントなども書いてもらい、ITツールになれてもらうのもいいでしょう。

最近の新入社員はデジタルネイティブのため、初めて活用するツールも問題なく使いこなしていることが多いです。グループワークの中では、操作ができる人が使い方を教えたり、操作の得意不得意を活用して役割分担を行っている様子もみるため、チームで役割分担を持って行動するということが自然に生まれているようにも見えます。

新入社員同士の熱量が伝播しにくいという課題については、周囲の様子が感じられないことが原因として考えられます。講義の際は、全員が発言できる設計にして言葉から熱量が伝わるようにすることができます。グループワークの際は、休憩明けのタイミングで、「他のグループでこのような質問がありましたが…」など、他のグループの状況を講師から伝えることを行うことも一つの方法です。

新入社員の参加指定という課題に対して、このような解決策を行うことでオンライン研修の質と効果を高めることができます。

現場に繋げる振り返り

新入社員をオンラインで実施した場合、研修で学んだことを現場でどう活かすかを振り返る時間がとても大切になります。振り返りを行うことで、研修で学んだことの学びを定着させたり、現場で活かすことにつながりやすくなるため、研修の効果を高める上で欠かせません。

当社では、研修の最後に次のような内容の振り返りを行ってもらいます。
振り返りアンケート ブリッジシート この振り返りを行うことで、何を学んだか、学んだことをどう活かすかが明確になり、明日からの現場で意識しやすくなるためです。

また、研修1週間後あたりに、研修レコードを受講生に送付することもお勧めします。当社の研修レコードには研修当日の様子がわかる写真や学んだことがわかる資料、どんな発言があったかがわかる内容になっています。この資料を新入社員に見てもらうことで、研修で学んだことがリフレクションされ、研修から今まで、研修で学んだことを活かせているかいるかを考えるきっかけとなります。
このように研修後に振り返りや、リフレクションを起こさせるアクションを行うことで、研修の効果をより高めることができます。
住クリー様ンショット 新入社員研修 新入社員研修をオンラインで行う際は、研修の品質・効果を高めるために、

・研修プログラムの設計
・講師のアサインとトレーニング
・新入社員の参加姿勢
・現場に繋げる振り返り

という4つを意識するようにしましょう。

2、新入社員研修(オンライン)の成功事例〜知っているとできるを認知しより成長するための学びを得る〜

新入社員研修として12月にフォロー研修をオンラインで実施した事例をご紹介します。

【企業情報・状況】
業種:SIer
企業規模:約350名
新入社員:8名 研修時期:配属前の総復習として5月、配属後のフォローとして12月に研修を実施 12月の研修コンテンツ:ロジカルシンキング研修(1日8時間)

研修プログラムの設計

当社のロジカルシンキング研修は、「相手の期待に応えるために“仲間と共にロジックを創る方法”を繰り返し学ぶ」ことを目的に設計しています。午後の9割はシミュレーションワークの時間です。 ※研修内容の詳細はこちらをご覧ください。 当社のシミュレーションワークは、設定が細かいということと、報連相の頻度を増やしてフィードバックをすやすためにオペレーションが少し複雑です。
その点について、オンラインで行う際に混乱が起きる可能性があると判断し、以下のようなオペレーションで対応することにしました。

・教室型の場合:時間になったらグループ全員で講師の元に行って報連相を行う
・オンラインの場合:時間になったら講師がグループの部屋に行き、講師がきたら報連相を行う

このように、オンラインで実施することを意識してシミュレーションワークのオペレーションを調整したことで、混乱は起きず、新入社員はワークに専念することができました。

講師のアサインとトレーニング

シミュレーションワークでブレイクアウトルームに別れて作業を行う時間もあったため、講師の他にアシスタントを1名入れて研修を実施しました。
アシスタントは資料の送付やネットワークトラブルの対応、そしてワークの様子や進捗具合を確認して講師に伝え、タイムスケジュールや内容を相談する役割をしていました。

当社のシミュレーションワークは、講師が上司役となり、上司の部屋で待機しておく必要があるため、講師は頻繁に受講生の様子をみることができません。(シミュレーションワークのアウトプットをGoogleスライドで行っているため、その内容からある程度状況を把握することはできています。)そのため、アシスタントと連携して状況を確認することが必要になるのです。

例えば、グループの中で、グループで協力しあいながらというより1人の意見の力が強くなって、その人のいう通りに進めるという状態になってしまっていた時は、その旨をアシスタントから講師に報告しました。その話を受けて、講師はグループに対してのフィードバックとして、皆で意見を出し合って決めているかを確認する質問を行うということを伝えました。

そのフィードバックを受けたグループは、次から「〇〇さんはどう思う?」というような会話が行われるようになり、チームで仕事をするということを体験する機会になっていました。

新入社員の参加姿勢

この会社の新入社員のみなさんは、参加意欲が高く、講師に対するリアクションや集中度は高かったです。また、過去にもオンライン研修を受講されたことがあったため、Zoomの活用方法も問題ありませんでした。

ただ、やはり疲れてくると思考が停止して他の人に任せてしまったり、注意が散漫してしまっている様子も見えたため、こまめに休憩をとってアイスブレイクを入れてから本題に入るとか、今後のスケジュールを伝えて、ゴールを見えるようにすることで、常に主体的で入れるような工夫を行いました。

そのような工夫を行ったことで、受講生からは時間が早く感じたという声もあったほど、集中して取り組んでもらうことができました。

現場に繋げる振り返り

4つの方法で振り返りを行いました。

1)講師からの総括・メッセージを伝える
2)グループメンバーのよかった点・より良くなるためのアドバイスを伝え合うワークを行う
3)研修後の振り返りアンケートを行う
4)レコードを共有する

1つ目の講師からのメッセージとしては、ロジカルシンキングは日々の仕事の中で活用しないと使えるようにならないから、毎日1回は活用することを意識してほしいというメッセージです。
講師が伝えたいことを視覚からも理解できるように、チャットで文言を送ったり、習慣化するための参考資料を投影したりチャットで共有する、ということはオンラインだからこそできることです。現場に戻った時も1回はロジカルシンキングを活用できるようにする、というイメージを持つことができます。

2つ目の、研修の最後に、グループメンバーのよかった点・より良くなるためのアドバイスを伝え合うワークの実施については、自分の良い点を認識して良いところを現場でも意識して伸ばしていくということと、より良くなるためのアドバイスを実践することで、現場の成長に繋げていくことができます。この内容も言葉で伝えるだけだと、どんな言葉をもらったか全てを記憶するのは難しいですが、オンラインだとチャットで送り合うことができるため、保存して後から見返すことができます。

この会社の新入社員のみなさんは、良い関係性を築けていたこともあり、お互いが思いやりを持って率直な意見を伝えあっていたことが記憶に残っています。人事の方も、「こんなに率直に伝えあって大丈夫かなと心配になった部分もありましたが、お互いが素直に受け止めあっていたので良かったです」とおっしゃっていました。

3つ目の、研修後の振り返りアンケートについては、当社の内容ではなく、先方の会社で活用されている内容で振り返りをしていただきました。その中には次のような回答をしている方もいて、現場につなげる意識を持てていることがわかります。

【受講生のアンケート内容の一部】
スクリーンショット 新入社員研修 4つ目のレコードの共有については、研修の内容や様子を振り返ることのできる資料を当社ではレコードと呼んでおり、それを人事から受講者にも共有していただいています。
オンラインでブレイクアウトルールに分かれて対話を行うと、どうしてももう一方のグループが何を話していたのかが全くわかりません。そのため、レコード内に全グループの会話の一部を記載することで、「こんなこと話していたんだ」というような新たな気づきを生み出すこともできます。
スクリーンショット 新入社員研修 レコードを研修終了から1週間あたりで受講生に共有すると、研修内容を思いだす機会にもなり、現場で学んだことができているか、という問いかけを促すこともできます。
このように新入社員研修のオンラインでの実施でも、対策を取ることで品質・効果を高めることができます。

3、新入社員研修(オンライン)を外部に依頼するときの会社の選び方

新入社員研修をオンラインで行う際に、品質・効果の高い研修会社の選び方として意識したいのは、次の4つの軸です。
※ 教室型でも確認する内容も含まれます。

① 研修プログラムの品質
② 講師の品質
③ 納品の品質
④ フォローの品質

下記よりチェックシートをダウンロードいただけます。ご活用ください。 ▶アーティエンスが推奨する新入社員研修(オンライン)を外部依頼する際に確認したい12項目チェックシート

アーティエンスでは、新入社員をオンラインで実施している経験も多く、オンラインで品質・効果を高めるための方法や、上記で記載した4つの品質についてもクリアしています。

品質・効果の高い新入社員のオンライン研修を実施したい方は、ぜひお気軽にお問合せください。

スクリーンショット 新入社員研修

4、まとめ

今回は、質の高い新入社員研修をオンラインで実施する際の注意点をお伝えしました。
新入社員研修をオンラインで行う際に、品質・効果を高めるための方法として、次の4つを意識することが大切です。

・研修プログラムの設計
・講師のアサインとトレーニング
・新入社員の参加姿勢
・現場に繋げる振り返り

新入社員研修をオンラインで行う際に、対面で実施していたことをそのままオンライン化しても品質や効果が弱い内容になってしまうため、オンラインで実施することを意識した工夫が必要になります。

新入社員研修をオンラインで行う際に、品質・効果の高い研修会社の選び方として意識したいのは、次の4つの軸です。

① 研修プログラムの品質
② 講師の品質
③ 納品の品質
④ フォローの品質

ぜひチェック表を用いて、確認してみてください。

本記事を読んで、オンラインでの実施だと学びが弱くなるのではという不安を解消し、やり方を工夫してより良い新入社員研修を実施できるようにしましょう。

新入社員のオンライン研修で、ご相談がある場合はぜひお問合せください。

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