【場面別】新入社員に伝えたい挨拶例と指導の仕方

2023/3/8作成ー

現場の社員から、新入社員は挨拶すらできないと言われた…
新入社員が元気のない挨拶をして、お客さまからクレームが入った…

このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
入社したての新入社員は、現場の社員やお客さまとの信頼関係が築けていない状態のため、挨拶ができていなかったり、挨拶が暗い感じだと、一緒に仕事をしたい、という思いを持ちづらくなります。場合によっては、クレームになることもあり、実際に、お客さんと接する際に挨拶がなかったとクレームが入ったという話も伺ったことがあります。

一方で、挨拶が元気で爽やかさがあると、「一緒にいて気持ちがいいな」、「頑張ってくれそうだな」と前向きな印象を持たれやすいです。

仕事で関わる人との関係性をよくするためにも、新入社員に挨拶をきちんと教えていく必要があります。挨拶は、人が出会った時に最初に交わす言葉で、人の印象に大きく影響を及ぼします。

カリフォルニア大学ロサンゼルス校（UCLA）心理学名誉教授、ア ルバート・メラビアンが発表した、メラビアンの法則では、人の第一印象は 3～5 秒で決まると言われています。挨拶を行う程度の時間で印象が決まり、その後の関係性にも影響するということです。そのため、挨拶は相手との関係性を築く上でとても重要なものということが分かります。

そこで今回は、場面別で新入社員に役立ててもらえる挨拶例と、挨拶を指導するときにお勧めな方法をお伝えします。ぜひ、新入社員の挨拶のレベルを高めるためにお役立てください。新入社員が挨拶をしっかりできるようになり、現場やお客さんと気持ちよく働ける環境を作りましょう。

１）【場面別】新入社員に伝えたい挨拶例

場面ごとに必要になる挨拶について、具体例とともに説明します。
※ 挨拶は、会社のルールなどもあるので、本内容は一般的な参考としていただければと思います。

入社式の挨拶

入社式での挨拶のポイントは、ハキハキと一生懸命話すことです。一生懸命話すだけで、好感が持てます。何を言っているかわからないような声のボリュームだと自信がなさそうに見えて不安になってしまいます。

挨拶の内容については、その場で考えることが苦手な場合は、あらかじめ準備して練習をしておくと、少し安心感を持つことができるでしょう。

挨拶の流れは、入社式を開催してもらったことへのお礼→自己紹介→抱負→指導のお願いの流れが基本的です。

入社式の挨拶で、新入社員のことを初めて知る社員も多いです。緊張するとは思いますが、大きい声でハキハキとした声で話すことを意識しましょう。言葉が詰まったり綺麗に話せなくても、一生懸命挨拶する姿勢が大事です。

配属先での挨拶

配属先での挨拶のポイントは、ハキハキ一生懸命話すことと、自分を覚えてもらうための自己紹介です。配属先の方には、これからさまざまな実務を教えてもらうことが多くなるため、「好感が持てるな」と思ってもらえるようにしましょう。

新入社員の人数が多いと、既存メンバーからすると誰が誰だかわからなくなるため、印象に残りやすい趣味や特技などを伝えると覚えてもらいやすいです。

挨拶の流れは、自己紹介→抱負→指導のお願いが基本的な流れになります。

配属先での挨拶で、これから一緒に仕事をしていくメンバーと初めて会うことも多いと思います。緊張感があると思いますが、皆に自分のことを知ってもらい、助けてもらえるように、好印象を持ってもらえるような挨拶にしましょう。

出勤時の挨拶

出勤時の挨拶のポイントは、相手の目を見て、元気で明るい印象で挨拶することです。暗い雰囲気だと話しかけづらい感じがしますが、明るい雰囲気があるとコミュニケーションを取りたくなり、関係性を築きやすくなります。

ただ、元々の性格や資質もあるかと思いますので、ものすごく声を大きくしたり、明るくしないといけないというわけではありません。自分なりに明るい印象になるように意識するだけでも印象は変わります。

出勤時の挨拶はシンプルで大丈夫です。可能であれば、名前も一緒につけるようにしましょう。誰に向けての挨拶かが分かりますし、名前を呼ばれることで好感を持ちやすくなります。

明るい印象を心掛けることは大切ですが、体調が悪い場合は、無理やり元気を装うのではなく、その旨を伝えるようにしましょう。そうすると、相手も「〇〇さんは今日体調が悪いから、少し元気がないんだな」と理解することができます。
もし何も伝えていないと、「〇〇さん、今日なんか元気ないけど大丈夫かな？昨日注意したことをまだ引きづっているのかな？」「〇〇さん、今日態度悪いな」などと、人によってそれぞれの解釈をされて、認識のズレが生じてしまうことがあるためです。

出勤時の挨拶で明るい挨拶をしてくれる新入社員がいると、空気が明るくなります。また、顔と名前も覚えてもらいやすくなります。ぜひ積極的に挨拶するようにしましょう。

業務中の挨拶

業務中の挨拶は、その状況に合わせて柔軟な対応が求められます。
業務中の中でも、さらに場面を分けて説明します。

社内での対面挨拶

社内での対面挨拶のポイントは、元気で明るい印象を持ってもらえるように挨拶することです。新入社員は、相手が気持ち良いと感じる挨拶をするだけで、良い印象を持ってもらいやすいためお勧めです。

社内でのメール・チャット挨拶

社内でのメール・チャットでの挨拶のポイントは、友達との会話ではなく、ビジネスの挨拶になっていることです。

チャットの文化は会社によってさまざまです。自組織の文化に合わせることを優先してください。チャットでは「お疲れ様です。〇〇です。」の挨拶が省略されることが多いため、その場合は、はじめに概要を記載すると読みやすくなります。

絵文字は、ビジネスではよほどの意図がない限りあまり活用しません。ただ、組織によってはチャット内で絵文字が推奨されている組織もあるため、組織の文化に合わせて調整してください。

また、「！、？」などの記号も基本的なビジネス挨拶では使用しません。フレンドリーすぎると捉える人もいるためです。関係性が深まってきて、このようなやりとりの方が自然な場合は良いですが、入社してすぐは控えた方が良いです。

宛名を記載する際は、名前の間違いに十分注意することも意識しましょう。
名前を間違えられることは、相手にとって不愉快であり、不信感を与えてしまうためです。特に旧字の漢字や、似たような漢字がある名前の場合は、十分な注意が必要です。

社外の方との対面挨拶

社外の方との対面挨拶のポイントは、相手に不快な思いをさせず、状況に応じた挨拶を使い分けることです。挨拶のマナーの知識を持った上で、その時の状況に合わせることを意識します。挨拶のマナーは、相手と気持ちよく接するためのものです。マナーだからこうしなきゃではなく、相手にとってどう対応することが望ましいかを考えて行動しましょう。

訪問時の挨拶について、当社のビジネスマナー研修で活用している動画がありますのでご覧ください。下記のダウンロードフォームに必要事項をご入力頂き、ご活用ください。

◎初回クライアントの方との対面挨拶
初めてお会いする方とは、相手に不快な思いをさせないことが重要です。初めにどのような印象を持ってもらうかがその後に影響する可能性もあるためです。

そのため、約束時間に余裕を持ち、身だしなみを整えることも意識しましょう。夏場に外を歩く際は、汗をかきやすいです。汗でびっしょりになっていると、清潔感を感じにくいこともあります。そのため、少し早く着いて汗を落ち着かせる時間をとったり、タクシーで向かうなど、お相手とお会いするまでの道のりも相手を意識して行動しましょう。
冬場で羽織やマフラーなどをつけている場合も、会社に入る前に脱いでおくなど、挨拶をする準備をしておくことも必要です。

そのほか、最低限の身だしなみチェックは、こちらの表を参考にしてください。

※ 当社、ビジネスマナー研修のテキストより抜粋

◎2回以上お会いしたことのあるクライアントの方との対面挨拶
2回以上お会いしたことのあるクライアントの方との挨拶では、お相手の顔を認識して自分から相手に気がつける状態になっておきましょう。相手からすると、自分を認識してくれていることは嬉しく感じてもらいやすいです。

◎外部パートナーの方との対面挨拶
こちらから業務を依頼する方との挨拶では、明るく一緒により良いものを作っていくパートナーとして接しましょう。たまに、委託する人が立場が上で、委託される方が立場が下だと考え、上から目線で物事を言ったりするようなことも見られます。しかし、それでは、委託業者側がこの人のために頑張ろうという思いを持つことはできず、良い関係性も築けないですし、より良いものにはなっていきません。

自分でできないことをお願いしてやってもらっている、ということを意識して、一緒に作っていく、という意識を持って挨拶の時点から接するようにしましょう。

社外の方といってもさまざまですが、共通して言えることは、相手に不快な思いをさせないように、状況や関係性に応じて挨拶を使い分けることが大切です。

社外の方とのメール・チャット挨拶

社外の方との文面での挨拶のポイントは、誰が見ても同じ理解ができるような言葉使いをすることです。文面だけだと、ニュアンスを伝えることは難しく、自分が意図したことと異なる理解をされてしまうこともあるためです。

フランクな印象を感じる人もいるため、基本的には「！」は使わず「。」を使用します。ただ、関係性が深まってきた場合は、相手のメールに合わせて使用しても大丈夫です。

退勤時の挨拶

退勤時の挨拶のポイントは、挨拶する人の状況をみて、相手の仕事の妨げにならないようにすることです。新入社員が退勤する際に、他の方はまだ仕事をしていることもあります。相手のタイミングや状況をみて、対応しましょう。

例えば、相手が電話中ですぐには終わらなさそうだと感じた場合は、軽く会釈をして、退勤します。相手の仕事の妨げにならないように挨拶するようにしましょう。

２）新入社員に挨拶の指導をするときにおすすめの３つの方法

新入社員へ挨拶の指導をする時にお勧めな方法は３つあります。

それぞれ説明します。

間違い探し（良い例と悪い例の比較）

良い例と悪い例を比較すると、受ける印象の違いを新入社員自身で感じることができるため、納得しやすいです。

当社のビジネスマナー研修では、悪い例をみてもらうことで、こんな挨拶だとダメだよね、一緒に仕事をしたいと思えないよね、という感想を持てるようにしています。そうすると、新入社員自身で自然と良くない例のようにならないようにしよう、良い挨拶をしようとと意識が向きやすくなります。

よろしれば、その動画の一部をプレゼントしておりますので、下記ダウンロードフォームよりお申し込みください。

下記のダウンロードフォームに必要事項をご入力頂き、ご活用ください。

その場で動画を撮影して客観的にみてもらう

新入社員は、自分はしっかりと挨拶できているという認知ですが、周囲から見たらできていない、というギャップがある場合は、新入社員が自身を客観的に見れる機会を作ることが効果的です。客観的に見ることで、自分が思ったよりできていないことに気がつけるようになります。

そのときに、一人だけに焦点を当ててしまうと、その人を責めているように見えてしまうため、新入社員全体に向けてのメッセージとして伝える方が良いです。

当社では、ビジネスマナー研修で挨拶について意識する前と後の姿を撮影し、その場で見てもらうことを行いました。意識をする前は、グダグダしていた挨拶ですが、意識をすることで一緒に仕事をしたくなるような姿勢に切り替わっていることがわかります。

始めのグダグダしている様子の自分達を客観視して、この姿の人と一緒に仕事をしたいとは思えない、というような危機感を覚えたことで意識が変化し行動に繋がっています。このように、新入社員が自分を客観視する機会を作ることも、挨拶を指導する際におすすめです。

挨拶の良い見本となる社員がいる

新入社員は、先輩の言動を参考にしています。そのため、新入社員に意識して欲しいことは、他の社員もその通りに挨拶できているようにしましょう。

挨拶について、新入社員の時のみ厳しくして、２年目以降になると挨拶について言及されなくなることが多いです。
しかし、挨拶は周囲の人と気持ちよく仕事をする際に大切です。また、社外の人とのやりとりをする際に、社内でできていないことを咄嗟にやるのは難しいです。

そのため、組織全体として新入社員に伝えることと同じような挨拶を行えるように指導をしていきましょう。この３つの方法を用いて新入社員の挨拶を指導すると、新入社員自身の気づきとして、挨拶への意識を持ちやすくなるためお勧めです。

３）まとめ

今回は、場面別で新入社員に役立ててもらえる挨拶例と、挨拶を指導するときにお勧めな方法をお伝えしました。

今回お伝えした場面別の挨拶はこちらです。

場面ごとに事例も掲載していますので、その内容を活かしていただけたらと思います。

新入社員へ挨拶の指導をする時にお勧めな方法としては下記の３つをご紹介しました。

ぜひ、新入社員の挨拶のレベルを高めるためにお役立てください。

当社のビジネスマナー研修では、信用や関係性を高めていくための自身と相手や場を大切にしたビジネスマナーの考え方をお伝えしています。
もちろん、挨拶についてもお伝えしますし、挨拶と関連する名刺の渡し方やエレベーターの乗り方などについても実践を通しながら学んでいただけます。

当社のビジネスマナー研修について、より詳しく情報を知りたいという方は、お問い合わせからお気軽にご連絡くださいませ。

新入社員が挨拶をしっかりできるようになり、現場やお客さまと気持ちよく働ける環境を作りましょう。