効果的なプレゼンテーション研修は【3つの能力】を高める実践的な研修

更新日:

作成日:2023.2.10

プレゼンをしている男性
「若手・新入社員の資料が、情報整理ができておらず見にくい。理解するのにひと苦労…」
「若手・新入社員の発表で、何が言いたいのか分からず困ることが多い」

上記のようなお悩みをよくお伺いします。
これらのお悩み解消に向けて、プレゼンテーション研修を実施することはとても効果的です。

プレゼンテーションスキルは、ビジネスのあらゆる場面で活用でき、業界・職種に関わらず、社会人として習得すべきスキルです。

≫プレゼンテーション研修の概要を知りたい方はこちらから

本コラムでは、プレゼンテーション研修の内容や効果的に習得するためのポイントについて解説していきます。本コラムをお読みいただくと、今実施すべきプレゼンテーション研修について理解でき、自社の研修企画のご参考にいただけるかと思います。

監修者プロフィール

近藤 ゆみ

アーティエンス(株)にて、研修講師、組織開発・人材育成のコンサルタント、コラムの監修・執筆などに従事。前職の大手人材紹介会社では、転職希望者のキャリアカウンセリングから転職サポートまでを一貫して担当。
youtube:中小企業の人材育成・組織変革 専門チャンネル

1)プレゼンテーション研修とは【3つの能力】を習得できる研修のこと

実施すべきプレゼンテーション研修とは、次の3つの能力を習得できる研修です。

相手のニーズを正しく把握し、要件定義を行うこと

ドキュメントに分かりやすく落とし込むこと

相手との共感を生み出すこと

研修で学ぶべき「プレゼンテーション」とは、資料に落とすスキルだけではありません。

実際、現場でプレゼンテーションを行う際は、まずはプレゼン資料作成に向けた情報収集からスタートします。多くは社内外の人達とのコミュニケーションを通して、資料にまとめるべき情報を収集していく場合が多いはずです。

その際は、相手が何を必要としているのか、どんな期待をしているのか、といった期待値をすり合わせていく作業(要件定義)が不可欠です。要件定義が正しく行えなければ、独りよがりなプレゼン資料になってしまいます。そのため、一つ目の「相手のニーズを正しく把握し、要件定義を行う」能力を養うことが、基本でありながら非常に重要な要素となってきます。

次に、その集めた情報を、誰が見ても一目で理解できるような構成に可視化していくことが必要になります。それが、二つ目の「ドキュメントに分かりやすく落とし込む」能力です。

要件定義と可視化のプロセスを経て、ようやくプレゼンテーションを行うフェーズに入ります。
プレゼンテーションでは、相手にただ単に「伝える」のではなく、相手の想いや考えを意識した「共感」レベルで伝え、相手の心を動かし、行動変容へと繋げていく意識を持つことがポイントです。これが、三つ目の「相手との共感を生み出す」能力です。

以上の3つの能力を習得できるプレゼンテーション研修こそ、いま実施すべきであると考えています。

2)プレゼンテーション研修を実施することで期待できる効果

社員のプレゼンテーション能力が向上することで、次のようなことが期待できます。

・日々のコミュニケーションが簡潔で分かりやすくなる
・業務効率の改善・生産性の向上につながる

日々のコミュニケーションが簡潔で分かりやすくなる

一つ目は、報連相などの日々のコミュニケーションが簡潔で分かりやすくなります。
なぜなら、伝えるべき情報を簡潔に整理し、相手目線に立った分かりやすい話の構成を習得できるからです。

例えば、相手に分かりやすく伝えるための説明の型の一つにPREP(プレップ)法があります。PREP法は、結論を先に提示したうえで、その理由・具体例と続けて論証していく方法です。相手を論理的に説得していくうえで効果的な説明手法です。

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※ 当社プレゼンテーション研修のテキストより一部抜粋

プレゼンテーション研修では、PREP法の他にも分かりやすい説明をするための構成を複数パターン学び、内容やTPOに合わせて使いこなすことを目指します。説明の構成パターンが身に付けられれば、普段のコミュニケーションでも「まずは結論から述べる」ことが意識付けられ、周囲から「結局、何が言いたいの?」といった指摘を受けることも解消されるはずです。

当社でも毎年、若手・新入社員向けにプレゼンテーション研修の公開講座を実施していますが、同研修の効果を最も実感する場面として、「報連相の質の向上」を挙げる受講生や人事担当者様が多くいらっしゃいます。

業務効率の改善・生産性の向上につながる

二つ目は、業務効率の改善や生産性の向上につながります。
その理由としては、相手のニーズを的確に把握する要件定義の習慣が身に付くため、業務の出戻りが減るからです。また、自分が伝えたいことを可視化し、簡潔に伝えることができるため、コミュニケーションロスが減少し、生産性の向上も期待できます。

ある企業の若手社員にプレゼンテーション研修を行った際の事例です。
研修前の若手社員は、情報を整理する前に、すぐに企画書作成に取り掛かってしまうという状況でした。企画書のデザインにはかなり力を入れていましたが、肝心の内容に関しては、上司が必要としている情報が記載していなかったり、論理構成が通っていない等でやり直しが何度も生じている状況でした。

プレゼンテーション研修実施後は、企画書作成において相手が何を求めているのかをすり合わせることを徹底して行い、その後、企画書作成に進むという段階を踏むようになりました。その結果、資料作成のやり直しも減り、業務効率もアップしていきました。

このように、プレゼンテーションについて体系的に学び、能力を習得できれば、業務効率の改善や生産性の向上に繋がります。

3)【実例から学ぶ】プレゼンテーション研修の具体的な内容

プレゼンテーション研修の具体的な内容について、当社のプレゼンテーション研修を例に挙げて詳しくお伝えします。

研修目的と目指す状態

研修目的

「相手にわかりやすく伝える」ために​必要な考え方と手法(可視化すること)を学ぶ

目指す状態

1)依頼者のニーズを適切に把握する方法を実践的に理解しプレゼン資料作成に活用する
2)相手が見やすく、理解しやすい資料を作成するための構成パターンと具体的手法を習得する
3)簡潔に分かりやすく伝え、相手の共感を生み、行動変容へと繋がるプレゼンテーションを習得する

研修プログラム詳細

プレゼンテーション研修は、下記のプログラム・流れで行います。

研修プログラム例

項目 概要 進め方
イントロダクション 研修目的の確認
事前講義 ・説明の「構成」と「方法」
・「可視化」をする
個人ワーク
グループワーク
シミュレーションワーク CASE A:​​年間契約解除の件を報告しよう! グループワーク
CASE B:​​年間契約解除の原因・理由を​明確にしよう!
CASE C:契約解除を白紙に戻してもらうための​対策を考えよう!
CASE D:契約解除を白紙に戻してもらうための​提案書を作ろう!
まとめ 本日の振り返り/今後に向けて

※推奨受講人数:最少9名~最大25名程度 ※研修時間:8時間(カスタマイズ可能(要相談)) ※研修形式:対面形式可能・オンライン形式可能

【参考:研修コンテンツ】
※研修内容はアップデートする可能性があります。

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アーティエンスのプレゼンテーション研修の特徴

第1章でもお伝えしましたが、「いま実施すべきプレゼンテーション研修」とは、次の3つの能力を習得できる研修を指します。

・相手のニーズを正しく把握し、要件定義を行うこと
・ドキュメントに分かりやすく落とし込むこと
・相手との共感を生み出すこと

アーティエンスのプレゼンテーション研修は、上記3つの能力を習得し、『現場で即使える』ことを目指しており、下記を最大の特徴としています。

特徴:要件定義~企画~プレゼンまでの一連のプロセスを実体験できる

仕事には前工程と後工程があり、ゆるやかに繋がりがあるものです。それは、プレゼンテーションにおいても同じです。いくら、プレゼンテーション資料の作り方や話し方を理解しても、資料に記載する情報を適切に収集できていなかったり、依頼者のニーズを押さえられていなければ、素晴らしいプレゼンテーションにはなり得ません。

当社研修ではシミュレーションワークを取り入れ、プレゼンテーションを行うまでの、要件定義、企画、資料作成を一連のプロセスを実体験していただきます。 講師が上司役となり、受講生のアウトプットに対して適宜フィードバックを行い、PDCAサイクルを回していくので、研修内で受講生自身の変化・成長も実感できます。

【参考①:研修風景】
講師が上司役になり、報連相のロールプレイングを何度も繰り返します。上司役講師からのフィードバックをいかしながら、グループで企画書を作成します。  プレゼンテーション研修 研修風景

【参考②:受講生アウトプット】
各グループ、企画書を基に最終発表を行います。講師は、各グループの企画書の内容とプレゼンテーションに対して「良かった点・改善点」のフィードバックを行います。  プレゼンテーション研修 研修風景

お客様の声・事例紹介

プレゼンテーション研修の受講生、人事担当者様からのコメントの一部をお伝えします。

受講生の声

・普段の報連相や提案を行う時など、どの場面でも活かせる内容だと感じました。先輩方への報告は先輩の時間を使っているという意識を改めて持ち、短時間で伝わる話し方を意識していきたいです。(サービス)

・上司や先輩を巻き込むことで成果物の完成度が上がり、プレゼンテーションの質が良くなることを体感できた。自分では気が付けない部分に気付かせてくれたり、違う目線でのアドバイスをもらえるので、上司や先輩を巻き込むことが自分の成長に繋がると気付いた。(メーカー)

・可視化することで、自分の頭の中も整理されて業務がしやすくなるし、上司にも内容がスムーズに頭に入り、その後の議論が活性化できると感じた。日々の業務でも意識したい。(出版)

人事担当者様の声

・研修に参加した若手社員が、上司への報連相の際、紙に書いて可視化して説明を加えるようになりました。それを受けた上司や先輩社員も、可視化して説明するようになりました。プレゼンテーションスキルが社内で伝播していくように活用され、研修の費用対効果が良いと感じました(メーカー)

・新入社員のフォロー研修の一つとして実施しました。フォロー研修後に、入社半年間の学びを経営陣にプレゼンする機会があったのですが、経営陣から「今年のプレゼンはとてもわかりやすい」と、ポジティブフィードバックがありました(広告)

事例紹介

プレゼンテーション研修の活用事例をお伝えします。

【企業情報】
・中堅IT会社
・社員数約1,500名
・3年目社員約60名(営業職、エンジニア、その他)

【プレゼンテーション研修導入前後での変化】

プレゼンテーション研修導入前 プレゼンテーション研修導入後
・資料作成やプレゼンテーション時に、論理の飛躍があり、分かりづらかった

・企画書・提案書に関して、大量の情報を入れ、とても分かりづらい状態だった

・一方的に調査して提案や、顧客の言われるがまま資料をまとめて提案になっていた

・資料作成において、結論とポイントを明確にすることで、資料が分かりやすくなり、プレゼンテーションも何を伝えたらいいかが明確になった

・資料作成において、可能な限りシンプル化するようになった

「顧客の共感を得るには?」という問いが生まれ、自身の想いと顧客のニーズを統合する働きかけが見える

4)プレゼンテーション研修を企画する際の3つの注意点

プレゼンテーション研修の効果を最大化していくために、次の3点に注意して企画いただくことを推奨します。

①受講対象者は基礎的な思考力を持っているか?
②研修講師のスキル・レベルは適切か?
③研修後のフォロー体制は整っているか?

①受講対象者は基礎的な思考力を持っているか?

受講対象者の基礎的な“考える力”、いわゆる論理的思考力を身に付けたうえで、プレゼンテーション研修を受講いただいた方が、より高い研修効果が期待できます。なぜなら、前述したプレゼンテーション研修で習得すべき3つの能力(要件定義する力、可視化する力、分かりやすく伝える力)は全て、論理的思考力がベースとなるからです。

当社でプレゼンテーション研修を実施させていただく際も、ロジカルシンキング研修とセットにして、提供させていただくことが多いです。

【参考】プレゼンテーション研修とロジカルシンキング研修をセット提供させていただいたお客様の事例
「覚悟」から始まる成果と自信 ─ キヤノンシステムアンドサポート株式会社様

②研修講師のスキル・レベルは適切か?

プレゼンテーション研修に相応しい講師は、講師としてのプレゼンテーション能力、登壇経験、そして実務経験も豊富な人物である必要があります。
なぜならば、プレゼンテーション研修内での講師自らのプレゼンそのものが、受講生の第一の見本になるため、高いプレゼンテーション能力が求められます。

また同時に、受講生のアウトプットや言動に対して、納得感があり改善行動も促される質の高いフィードバックを行えるかも重要なポイントです。そのようなフィードバックを行うためには、一定レベルの実務経験と登壇経験が不可欠です。

例えば、当社プレゼンテーション研修では、登壇経験と実務経験が豊富な講師をアサインしています。

【登壇講師一例】
※あくまで、当社講師陣の一例となり、実際に登壇する講師とは限りません。

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③研修後のフォロー体制は整っているか?

プレゼンテーション研修の効果を高めるためには、研修時の学びを忘れないように研修後も継続してフォローしていくことが重要です。

例えば、当社では研修後のフォローとして、下記のようなサポートを行っています。

研修レポートの作成・共有

毎回、研修実施内容のレポートを作成し、共有しています。レポートは、社内報告や受講生へのリマインド用としてご活用いただけます。

研修でのアウトプットの共有

Web上にお客様専用ページを作成し、研修概要やアウトプット資料を掲載しています。データ管理も簡単に行っていただけます。

【参考:お客様専用ページイメージ】  Sprout

5)まとめ

本コラムでお伝えした内容は以下の通りです。

いま実施すべきプレゼンテーション研修とは次の3つの能力を習得できる研修

・相手のニーズを正しく把握し、要件定義を行うこと
・ドキュメントに分かりやすく落とし込むこと
・相手との共感を生み出すこと

プレゼンテーション研修を行うことで期待できる効果

・日々のコミュニケーションが簡潔で分かりやすくなる
・業務効率の改善・生産性の向上につながる

プレゼンテーション研修を企画する際の3つの注意点

・受講対象者は基礎的な思考力を持っているか?
・研修講師のスキル・レベルは適切か?
・研修後のフォロー体制は整っているか?

プレゼンテーション研修を実施するならアーティエンス

アーティエンスのプレゼンテーション研修は、『ニーズ把握・要件定義を行い、ドキュメントに落とし、共感を生む』ことをコンセプトに、研修効果を高めるための3つの注意点も全て押さえて、社員のプレゼンテーション能力向上への支援を行っています。(公開講座・講師派遣型ともにご提供しております。)

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