研修・セミナーレポート

2022年8月9日 要件定義力研修ー公開講座研修レポート

 資料をもとに会議をしている様子 

2022/8/16作成ー

本内容は、2022年8月9日に開催した「要件定義力研修」の公開講座研修レポートです。

受講内容や、受講前と後の変化などをレポートとしてまとめていますので、ぜひご覧ください。
(参加受講者 : 新入社員・若手社員、参加企業数:6社、参加人数:28名、12グループ、対面型1クラス)

1)研修概要

■研修目的・学びのポイントと、当日のアジェンダ

アーティエンスの要件定義力研修では、分かりやすく伝えることがなぜ必要かを考え、自分たちの業務を進めやすくなることを理解した上で、説明の構成と方法、そして可視化の方法を学んでいきます。

ワークでは、上司役の講師への報連相を頻繁に求められるため、その都度、講師からのフィードバックを受け取ることができます。また、今回だけでなく、今まで学んできた知識も活かすことができるため、学んだことのリマインド機能もあります。

学んだことを研修が終わった後すぐに活かしてもらえるように、具体的なシミュレーションを設定したワークにグループで取り組んでもらうことで、学んだだけでなく使えるようになることを目指しています。

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2)受講者の研修の始めと終わりでの変化

■イントロダクション : 研修開始時のコメント

・報連相する際、論点がずれてしまっていることがよくあるので、「分かりやすく伝える」という今日のテーマは自分のためのように感じます。

・要件定義って何だろう・・・という感じです。

・相手に伝えることに苦手意識があるので、今日の研修で少しでも前進できればいいなと思います。

・上司から「つまり何がいいたいの?」と言われたことがあったので、今日のテーマはしっかり学びたいです。

・自分が課題としていることだと感じるので、しっかり学びたいと思います。

 要件定義力研修 受講生の様子 ※グループワークの様子

■振り返り : 研修終了時のコメントと、レポート

・話の内容を可視化するのが想像以上に難しいことに気づかされました。可視化の手段が様々ある中で、適切な手段を選ぶのが難しかったので、今後訓練していきたいです。

・伝え方次第で感情が左右されるのは面白いと感じました。

・自分の伝え方が文章になってしまいがちなので、足りていない部分だと実感しました。

・お客様に商品を提案することがあるので、その際に肯定的な感情を持って頂くために、相手にとって必要な情報を考えてから伝えていきたいです。

 

3)研修での内容・受講生の動き

■1カ月間の振り返り・共有~Growth ダイアログ~

研修に入る前に、前回の研修から今日までの自身の行動や意識について振り返りを行いました。
※ 前回の研修を受講していない方に関しては、一カ月前の自身の状態を振り返ってもらいました。

アーティエンスではパルスサーベイGrowthを提供していて、受講生の多くの方にも実施して頂いているため、Growthの結果を見ながら振り返りを行っていました。

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グループワーク内でのコメント

・先輩と1on1で「今どんな気持ち?」って聴いてくれて、色々と話せて以降、もっと頑張りたいと思えるようになった。

・先輩が忙しそうにしていて、ちょっと心配になる。

・自分の得意なこと、苦手なことが徐々にわかってきた。

・先輩に前よりも気軽に相談できるようになった。

 要件定義力研修 受講生の様子 ※グループワークの様子

 

全体シェアでのコメント

●今まではアウトプットすることに難しさを感じていましたが、自分だけのためではなく「相手のため」という視点を持てました。先輩が気付いていない視点を伝えられたのが成長できた点かなと思います。

講師コメント

素晴らしい姿勢です。まさに協働・共創を行えていると思います。よりアウトプットを高めるためにも共に創っていくことを意識してみてください。

●先輩と一緒に進めないといけない仕事があるのですが、ただでさえ忙しそうな先輩の負担をこれ以上増やしたくたい気持ちからなかなか相談できず、とは言え自分の仕事もなかなか進められないので、モヤモヤしています。

講師コメント

今後このような悩みはどんどん増えてくると思います。そのときに大切なのはスケジュールを事前にひいて共有し、先に報連相やレビューの予定を入れておくこと。この日のこの時間にこれをやりましょう、と抑えておき、仕事を前に進めていくことが重要です。先輩の負担を増やしてしまうのが心配な場合は、アウトプットの質を高めることを意識できるといいです。今日まさにそのためのスキルを学んでいきましょう。また、報連相を適切なタイミングで行うことは先輩の負担をむしろ減らしていくという認識も持つことも大切かとと思います。

●あまりやりたくないこと、興味のないことへの仕事のモチベーションが上がらないです。

講師コメント

興味がないことをやるのは誰でも難しいです。そういう時は時間を決めてこの時間で絶対やると決め切って下さい。脳科学的に、5秒間数えて「やるぞ!」と行動すると、やる気が出ると言われています。それでもやる気が出ないときは体が疲れている時。その場合は、瞑想や筋トレなど自分に合うものを取り入れて少し休んで下さい。

全体的な内容としては、自身の目標達成に向けどのように行動していくのか悩みながら取り組んでいるというコメントが多くありました。

 

■講義  分かりやすく伝えることは、どういうことか

「分かりやすく伝える」とはどういうことかについて解説しながら、その手法や可視化に役立つフレームワークについてショートワークを通して学んでいきました。

 

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※アーティエンス株式会社 要件定義力研修資料より抜粋

 

ショートワークを通して、お客様への接客の場面や上司への報連相など日常の場面でも、可視化するとわかりやすく、伝わりやすくなると実感し、業務の様々な場面において活かせそうという意識を持っていただけました。 受講生の様子 アーティエンス株式会社 新入社員研修 要件定義力研修

 

■シミュレーションワーク

先ほど習ったことを現場で活かしていけるように、「職場で発生したトラブル」を適切に対処し、改善の提案を行うというワークを実施しました。

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※アーティエンス株式会社 要件定義力研修資料より抜粋

 

シミュレーションワークでは、定期的に上司役の講師に報連相をするルールで、メンバー1人が答えられないとチームの責任が問われるため、協力して報告をする必要があるように設定しています。

グループワークの様子

※グループワーク、上司役の講師への報連相の様子

 

各グループのアウトプットはこのようになりました。

 

【A班】

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講師からのフィードバック

論理構成が崩れている部分があったのと、数字で上司と誤認識が発生していたのが残念でした。可視化、イメージ化は分かりやすくてよいです。ただ、マトリックスも具体的な内容を記載してもらえるとより良かったかなと思います。スケジュールは時系列や項目などがわかりにくかったため、もう少し工夫出来たかなと思います。

 

【B班】

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講師からのフィードバック

ヌケモレがなく抑えてほしいポイントを明確にすべて抑えていました。スケジュールもわかりやすかったです。ただ、お客様が最も聞きたいことが最後に伝えられたのは残念でした。
メインメッセージが伝わりにくく、ワンメッセージではなかったところが改善点としてあるかと思います。グラフや表など可視化の観点でもう少し工夫できるとよかったです。

 

【C班】

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講師からのフィードバック

素晴らしいのは結論、メインメッセージ、マトリックス、で抑えてほしいポイントを全て押さえていたことです。ただ、右側の内容がわかりにくいのがもったいなかったです。細かい部分ですが、MTGの開催は関係性を深めるためではなく、あくまでも最新のトレンドにあわせていくためです。関係性は裏の目的なので、企画書に記述する内容ではないかなと思います。

 

【D班】

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講師からのフィードバック

抑えてほしいポイントは全て押さえられています。論理構成で、3つのポイントに対して結論を持ってきて、スケジュールも引けているのが良いです。ただ、情報が混在化しているため、Before/Afterをもう少し可視化してわかりやすくできると良かったです。ワンメッセージがなかったのも残念でした。

 

【E班】

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講師からのフィードバック

結論とワンメッセージを載せている点は良いと思います。ただし、②と③の内容は弱いので、もっと言い切れるとよかったかなと思います。③の内容については、「フォロー体制の充実」ではなく、もう一歩踏み込んで欲しかったです。可視化はよくできていて、Before/Afterで量と質で分けているのは良かったです。

 

【F班】

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講師からのフィードバック

基本的な論理構成を抑えられています。スライドの順番が、お客様の求めている順番ではない点が残念です。可視化はできているスライドもありますが、②はできていないのでもう少し相手のことを考えてつくれると良かったかなと思います。

全グループのアウトプットを見てきましたが、優勝はEチームでした。

基本的な論理構成、可視化が抑えられている点が良かったです。プラスαとして、MTGで一緒にレポート作成するなど発展的な提案、お客さんとの共創・協働を行っている点があったのも良かったです。

シミュレーションワークでは、上司役の講師への報連相の頻度が例年と比べても多く、積極的に上司を巻き込み、企画を進めるグループが多くありました。

ワークを進める中で、これまで学んだ5W2Hや、ロジックツリー、マトリックスを活用しようと奮闘していた様子が見られました。また、上司からのフィードバックやリクエストを真摯に受け止め、改善していくという行動も見受けられました。

実際の業務では、企画書作成の経験がない受講生の方が多かったですが、講師が実際の企画書を見せながら、こういうふうに活用できるんだよ、と伝えるとイメージをすることができていました。今すぐに活用する報連相などだけではなく、未来の資料作りをイメージされていました。

■振り返り~今後に向けて~

シミュレーションワークの感想や研修で学んだことを現場に繋げてもらうための振り返りシートを記載し、グループでシェアして頂いて終了となりました。

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4)講師・アテンド所感

要件定義研修という研修タイトルから、受講生の皆さんが最初は難しく捉えていましたが、日常の業務の様々な場面でも活用できるスキルのため、仕事のどんな場面で活用できそうか具体的にイメージしていただくことを意識していました。

研修を進める中で、要件定義というのが「分かりやすく可視化し、伝えること」であり、身に着けると皆さんの強力な武器になるということを理解すると、難しさを感じながらも熱心に取り組み始めていました。

受講生は先月の7月から研修参加している企業様が多く、7月の時点と比べると、上司役の講師への報連相の量やその内容に成長を感じました。具体的には、「粗くてもいいので、細かくコミュニケーションを取る(量)」や、「相談したいポイントを明確にし、自身の意見を持ってくる(質)」などです。

また、例年と比較すると、上司と議論・対話をすることを意識して、よりよいアウトプットを出そうと取り組んでいました。

みなさんは、今後、企画や提案などの業務を行うことがあるかもしれません。

その時は、この要件定義力研修で学んだことを思い出していただき、相手に分かりやすく伝えるということを意識しながらチャレンジしていってほしいと思います。

 

本研修の内容及び要件定義力研修のご案内資料は、下記よりダウンロードいただけます。
ご興味をお持ちの方は、ぜひダウンロードください。

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