見返したくなる新入社員研修資料の作り方【チェックシート付】

「新入社員にとって使いやすい研修資料を作りたい」
「わかりやすい資料作成のコツを知りたい」

とお悩みの人事の方が多くいらっしゃいます。

アーティエンスが考える良い新入社員研修の資料とは、研修テーマが明確で、内容がわかりやすく、研修後も振り返りに活用しやすい資料です。
本コラムでは、そんなわかりやすく、研修後も活用してもらえる新入社員研修の資料構成と作成方法をお伝えします。

本内容を参考に研修資料を作成し、新入社員が研修後も資料を何度も読み返して、学びの定着を促せるようにしましょう。

１）良い新入社員研修の資料とは、研修後に見返したくなる資料

良い新入社員研修の資料とは、研修テーマが明確で、内容がわかりやすく、研修後も振り返りに活用しやすい資料だとアーティエンスは考えます。

テーマが不明確な資料は、「何のための資料なのか」が伝わらず、日常業務の中で見返そうという気持ちが起きにくくなります。
しかし、研修で学んだことは一度で身につくものではありません。日々の業務の中で研修内容を活用し、少しずつ習得していくプロセスが重要です。
そのため、研修資料がすぐに確認できるものとして活用できるかどうかがポイントになります。

新入社員研修資料では、研修テーマをはっきり示し、必要な情報がシンプルで見やすくまとめられていることが重要です。

例えば、当社の研修資料は、研修のテーマ・目的を明確にして、何度か繰り返して資料に入れています。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

また、振り返るときに確認しやすいように、必要な箇所は単語だけではなく文章で記載しています。

※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

このように、研修内容のテーマが明確で、研修後も見直したくなる資料が、良い新入社員研修の資料といえます。　　

２）研修後も見直したくなる研修資料構成

研修後も見直したくなる研修資料の構成は次の流れになっています。

資料がこの順番になっていると、抽象から具体になり、最後にまとめがあるため、研修を受ける際も振り返りの際も理解しやすいです。

例えば、研修から2ヶ月がたった頃に、先輩とお客様先に訪問することになった新入社員がいるとします。それまでは、基本的に社内業務だったため、お客様と会うことはありませんでした。お客さんに対して、失礼のない対応をしなければいけないと思い、マナーに関する研修資料を見直します。その際に良い研修資料があると、研修で学んだ訪問の挨拶や席、名刺交換など必要な情報を思い出し、失礼がないように準備できます。

このように、人によっては学んだ後、しばらくしてから実際に活用する場面に出会う新入社員もいるため、振り返りがしやすいような新入社員研修の資料になっていることが大切です。

ここからは、当社のビジネスマナー研修の資料を基に、研修資料の構成について説明します。

研修の目的・目次

研修の目的を明確にし、次に目次を記載します。
はじめに、目的と目次を確認することで、研修では新入社員が学ぶ準備できます。
また、研修後には、資料の冒頭にある目的と目次を確認すると、この資料の内容を思い出しやすくなります。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

問いかけ

続いて研修の目的にあった問いかけのページを入れます。

例えば、ビジネスマナー研修の場合は、次のような問いをします。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

この段階で問いを投げる意図は、新入社員のインサイドアウト(内発的動機)を促すためです。インサイドアウトとは、新入社員自身から生まれる動機のことで、前向きで力強いエネルギーが生まれます。

新入社員によっては、なぜこのテーマについて学ばなければいけないのかを理解しきれていない場合もあります。その状態のまま、研修が進んでいっても、自分が学ぶ意味を理解しきれず学びが弱くなります。
そうならないためにも、はじめに問いを投げて自身の言葉で研修で学ぶ目的を言語化することで、インサイドアウトを促し、前向きに学べるようにしています。

解説

続いて解説を入れます。特に、キーワードとなる言葉の定義が、講師と新入社員の間でズレが起きていると、その後の話も噛み合わなくなってくるため、言葉の定義の確認は、早い段階で行う必要があります。

言葉の定義が様々ある場合は、一旦この研修の中での定義を決めておくと、その後の理解がスムーズになります。
例えば、当社ではビジネスマナーの定義を次のように伝えています。
※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

言葉の定義が明確になったら、テーマに関する解説を記載して学びを深めていきます。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

ここでポイントになるのが、研修で気付いたことなどをメモする余白を用意しておくことです。自分で書き留めたメモは、記憶を思い出しやすいためリフレクションに効果的です。

また、研修後に日々の業務の中で活用してみた気付きやアイディアを書き加えられると、より活用できる資料となります。余白がなく、狭いスペースに文字が詰まっていると、どうしても見づらくなってしまうため、あらかじめメモを取れるスペースをあけておきましょう。

ワーク・解説

基本的な解説を終えたら、ワークとワークの解説を繰り返します。ワークの解説は、研修の時間によっては、細かく解説しきれないこともありますが、その場合も資料に具体的に記載しておくと、後から確認できます。振り返りで活用されることを意識して、ワークの解説も丁寧に記載しましょう。

当社のマナー研修では、動画で間違い探しのワークと解説を行なっています。研修後には動画のURLを配布し、いつでも見返せるようにしています。動画を見ると、マナーで気を付けるポイントの解説もあるため、見直しやすい点が特徴です。

ビジネスマナーは、鬱陶しいものと認識されてしまいやすいですが、このような工夫をすることで、振り返りしやすくしています。
※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

ポイントまとめ

最後に研修のポイントをまとめた資料を入れて終了です。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

３）新入社員研修の資料を作るための7ステップ

本章では、新入社員研修の資料を作成するための7つのステップを詳しく解説していきます。

ステップ1：紙に資料の構成を下書きする

まずは、手書きでどんな内容を記載するか、タイトルや概要を作成します。
はじめから、パワーポイントなどで作成しても良いですが、パワーポイントで作成すると、各ページの要素を決める前に、細かいレイアウトにこだわってしまうことがあるため、そうならないためにも紙で下書きを作成することをおすすめします。

ステップ2：レイアウト、使用する色、フォントを決める

手書きで構成を決めた後パワーポイントなど、資料を作成するツールを使って作成していきます。
レイアウトとメインで使用する色、そしてフォントは、意図的に変化を促したい箇所以外は統一している方が見やすくなるため、基本的には全ページ統一します。これらに関しては、後から変更すると修正が大変になりますので、この段階で確定しておくことをおすすめします。

ステップ3：各ページに記載したい要素を入れる

上の段階で決めたレイアウト、色、フォントを使用して内容を作成していきます。
ポイントとしては、要素を入れすぎないことです。基本的には、1スライド1メッセージを意識して作成します。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

要素を詰め込んで文字や内容が小さくなると読みにくくなりますし、後から振り返りをする際も、どこに何が書いてあるのかを一目で認識することが難しいためです。

ステップ4：各ページのレイアウトを整える

各ページに入れたい要素がまとまったら、より見やすく、理解してもらいやすいようにレイアウトを整えます。
例えば、文字が羅列しているとパッと見て何が書かれているのかがわからず、振り返りもしづらくなるため、図やイラスト、余白をうまく活用できないか検討してみてください。 ※ 当社 ビジネスマナー研修テキストより一部抜粋

細かいところですが、文字の中心や先頭が揃っているか、フォントサイズや図形のサイズは同じか、なども意識しましょう。ここが、振り返りをしやすい資料になるかの大事なポイントとなります。

ステップ5：見直す

全てのページが完成したら、新入社員が見るツールで始めからスライドを確認し、気になる箇所を修正します。
新入社員が印刷物を見る場合は印刷して、パソコン上で見る場合は、研修を受けながら資料を開くことを意識したサイズ感で確認します。そうすることで、実際の見やすさを確認することができます。用語の書き方が統一されていないことはよくあるため、注意して見直します。

ステップ6：他の人に見てもらいフィードバックをもらう

完成した新入社員研修の資料を初見の人にみてもらい、フィードバックしてもらいます。
新入社員が初めてみたときに分かりやすく理解できそうか、振り返りしやすいか、を軸に確認してもらうと、相手もフィードバックしやすく、また具体的な内容を伝えてくれやすいです。できれば3名程度には見てもらえると良いでしょう。

ステップ7：アップデートして完成

フィードバックでもらった箇所を修正し、アップデートしていきます。
この資料が、新入社員研修で使用され、日々の業務の中で繰り返し活用されることを意識して、より良くしていけると新入社員の学びも深まることでしょう。

このように7つのステップの手順で、振り返りしやすい新入社員研修の資料を作成しましょう。

また「新入社員研修の担当者向け｜研修設計の基本や効果を高めるポイントを解説」の記事では、新入社員研修の担当者になった方向けに、研修内容を決めるためのポイントを解説しています。
どのようなポイントを意識すれば研修効果を高められるかを解説していますので、ぜひ参考にしてください。

４）【チェックシート】より良い新入社員研修資料を作るためのポイント

見直したくなる新入社員研修の資料にするためには、細部にも拘ることが重要です。
「神は細部に宿る」というように、細かいデザインや表現によって、「資料を見返したいという気持ち」や、「（困ったときに）新入社員研修の資料を見返そう」となるためです。

新入社員研修資料を作る際のポイントを以下のチェックシートにまとめましたので、新入社員研修の資料を作成する際に活用していただき、良い研修資料にしましょう。

良い新入社員研修 資料のためのチェック事項	ワンポイント解説	チェック欄
研修内容のがテーマが明確で分かりやすい	振り返りをする際に、何について書いてある資料かがわかるようにしましょう
1スライド1メッセージになっている	１スライドにいくつもの要素が記載されていると、話の要点が分かりづらくなります
専門用語の説明が入っている	専門用語の認識がズレていると、その後の話の理解度にも影響するため、専門用語には、必ず説明を入れましょう
用語の書き方が統一されている	同じ意味で使っているのに用語が異なると混乱を招きかねないため、用語は統一しましょう
レイアウトが統一されている	PowerPointを活用する場合は、スライドマスターを使用すると統一されます
使用するメインの色が統一されている	色を使用しすぎると見づらくなるため、基本的には1ページに3色以上は使用しないことをお勧めします
フォントが統一されている	硬いフォントだと、勉強感が強くなり、拒絶感が出ることもあるため、柔らかいフォントを使用することをお勧めします ※1
図やイラストも活用している	文字の羅列だけでは情報処理に時間がかかることがあります。図やイラストを用いることで、わかりやすい資料になります
文字や図形、画像の中心や先頭が整っている	少しでもズレていると無意識的に気持ち悪さを感じることがあります
フォントサイズや図形のサイズが整っている	少しでもズレていると無意識的に気持ち悪さを感じることがあります
メモできる余白がある	メモを取ることで学びをより深めることができますし、資料を見直す際に思い出しやすくなります
参考情報を提供している	推奨書籍や、コラムの紹介などがあると、振り返りの際に自発的な学習を生み出すことができます
まとめページがある	このページだけみたら要点を思い出すことができるようなページにしましょう

５）まとめ

今回は、良い新入社員研修の資料を作るための構成や作成の流れをお伝えしました。アーティエンスが考える良い新入社員研修の資料とは、研修テーマが明確で、内容がわかりやすく、研修後も振り返りに活用しやすい資料です。

研修後も見直したくなる研修資料の構成は次のようになります。
資料がこの順番になっていると、研修を受ける際も振り返りの際も理解しやすいです。

わかりやすい資料を作成する際は、次の7ステップの流れで進めましょう。

チェック表を活用し、より良い新入社員研修の資料にするためにアップデートすることをおすすめします。

振り返りのしやすい新入社員研修の資料を作って、新入社員が日常業務の中で度々資料を見返せるようにし、研修での学びを実務で活かせるようにしましょう。

なお、アーティエンスでは、本コラムでお伝えしたポイントを意識した資料を使用した新入社員研修を行っています。新入社員研修をご検討の中の方は、ぜひ、下記より資料をダウンロードしご覧ください。