早期活躍へ導く内定者インターンの内容と企画〜運営の流れを解説

『内定者インターンって、どんな内容を行えばいいのだろう？』
『今行っている内定者インターンを、より良くしていきたいけどどうすれば？』

このようなお悩みから、本コラムにたどり着いたのではないでしょうか？
内定者インターンとは、内定者が内定後～入社までの期間に実施されるものです。

内定者インターンを行うことで、会社の雰囲気や実務内容を理解してもらうことができ、入社後の早期活躍を期待できます。

本コラムでは、内定者インターンの目的を確認した上で、内定者インターンの内容や企画〜運営の流れをお伝えします。
内定者インターンが内定者と組織の双方にとって良い場となり、内定者も既存社員も4月の入社が楽しみになっている状態を作りましょう。

１、内定者インターンの4つの目的

内定者インターンの目的は、大きく以下の4つです。

・内定者に仕事内容を理解してもらう
・内定者に組織の雰囲気を理解してもらう
・内定者の入社後の早期活躍につなげる
・組織側が内定者の特徴を知る

順に説明します。

内定者に仕事内容を理解してもらう

内定者インターンを行うことで、内定者が仕事内容をより具体的にイメージできるようになります。インターンとして業務に関わることがあるためです。
採用中に仕事内容の説明をしていても、聞くのと実際にそばで見るのとでは、大きな違いがあります。

例えば、「営業＝お客様と話をして仕事を受注すること」と思っている内定者もいますが、営業の仕事はそれだけではありません。お客様の課題を解決することができるように、事前にお客様やお客様の競合他社の調査したり、お客様の上長に許可をもらうための資料を作成したり、お客様に合わせた予算やスケジュールの調整を行ったりもします。

そういった各職種の具体的な仕事内容を、先輩の仕事の様子や依頼される仕事から知ることで、仕事内容の適切な理解につながります。

内定者に組織の雰囲気を理解してもらう

内定者インターンを通じて、内定者に組織の雰囲気を理解してもらうことができます。実際に働いている人がいる場所で、働いている様子を見れるためです。
内定者懇親会や内定式だけでは、普段の仕事の雰囲気を理解してもらうことは難しいです。

採用説明会や面接などを通して雰囲気は伝えていても、他者から話を聞くのと実際に自分で体験するのとでは理解度が異なります。

実際の職場でさまざまな社員と交流したり、働いている姿を見ることで、組織の雰囲気を感じ、入社後の内定者自身の姿もイメージすることができます。

内定者の入社後の早期活躍につなげる

内定者インターンを行うことで、内定者に早期活躍してもらうためのスキルを獲得してもらうことができます。インターンを行う中で、社会人として必要なスキルが身につくためです。

例えば、社会人としての自覚や、仕事の進め方、電話対応、書類作成スキルなどはインターンの業務を行う際に必要になることが多いです。
これらのことを、入社前に身につけていると、その分早い段階で実務を行なってもらえます。

実務に取り掛かるスピードが速いと、その分経験量も上がるため、早期活躍を期待できるようになります。早期活躍できると成果が早く出て、本人たちのモチベーションや自信の向上につながります。

組織側が内定者の特徴を知る

内定者インターンを行うことで、組織側が内定者の特徴を知ることができます。内定者が実際に仕事をしている様子や、周囲の人とのコミュニケーションの取り方を見ることができるためです。

内定者インターンの様子を見ていると、採用時には見えなかった意外な一面や強みが見えてくることもあります。そのような情報から、配属場所やOJTトレーナーの割り当てを調整することができます。

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このような4つの目的で、内定者インターンは実施されます。

ただ、この時に注意が必要なのは、内定者がイメージしていたこととは異なる仕事や雰囲気を知ってネガティブな印象が強くなってしまうことです。ネガティブな印象が強くなると、内定者のモチベーションを落としてしまい、内定辞退を招きかねません。

そのため内定者インターン中には、頻繁に内定者フォローが必要です。例えば、毎回の業務後、内定者と軽い1on1ミーティングを行い、インターンを通してのギャップや不安などを丁寧に聴いてあげます。
その上で、不安解消に繋がる情報を伝えたり、インターンの内容を見直していきましょう。

内定者が思い描いていたイメージと実際の仕事とのギャップについて話しを行い、大変さやネガティブな部分だけではなく、やりがいや楽しさなどポジティブな部分を理解できるようなフォローを行いましょう。

＜参考コラム＞　【人事向け】内定者懇親会の全て｜企画・運営・フォローの流れを徹底解説

２、内定者インターンの内容

内定者インターンには、短期インターン・長期インターンの大きく2パターンあります。それぞれどのような内容を行うのか説明します。

短期インターンの場合

短期の場合によく行われる内容としては、業務体験とワークショップです。

業務体験

業務体験では、社員が過去に手掛けたプロジェクトの疑似体験をしたり、仕事の一部分を切り取って体験します。実際の仕事に近い業務を体験することで、内定者がイメージしきれなかった仕事内容や、仕事の進め方を知ることができます。

例えば、過去に組織が行ったプロジェクトを業務体験用に調整し、インターン期間中に、スキルを得ながら、プロジェクトを進めていく、というようなものもあります。

業務体験を行うことで、内定者はリアルな仕事内容や進め方を知り、書面の情報や説明会だけではわからない情報を得ることができます。

ワークショップ

ワークショップ型のインターンでは、課題に関して参加しているインターン生同士でディスカッションを行い企画を考える、などの内容を行います。

例えば、マーケティング戦略を考案してプレゼンする、とか新商品のアイデアを仲間と作り上げるなどです。最終発表の後には、既存社員から、課題へのアプローチの仕方や考え方、より良くするためのアドバイスをフィードバックしてもらいます。

ワークショップを行うことで、内定者はチームで意見を出し合いながら物事を進めていく、という、仕事の進め方と、課題に対するスキルを身につけることができます。

長期インターンの場合

長期間の内定者インターンでよく行われるのは、実業務のサポートです。

実業務のサポート

実業務のサポートでは、先輩が行っている仕事のサポート業務を行います。

例えば、調査、配送業務、備品整理、電話対応、書類作成などです。実業務を行うことで、仕事がどのように行われているのかを知ることができます。
内定が早く決まり、内定者インターンの期間が長いと、後半には、1人で資料作成を依頼されているような方もいます。

実業務のサポートをしてもらうことで、仕事のやり方を早い段階で知り、そのためのスキルを身につけることもできるため、入社後に即戦力として期待できます。

内定者インターンはこのような内容が行われることが多いです。

３、内定者インターンの企画〜運営までの流れ

内定者インターンを実施ための企画〜運営までの流れを短期のインターンと長期インターンに分けて説明します。

短期インターンの場合

短期インターンの企画〜運営までの流れは次の通りです。

準備

●目的、目標の設定
短期インターンをなぜ行うのか、という目的や目標をしっかりと定めることが重要です。
何となくで実施すると、内定者は内定者インターンに参加した意味が理解できずに無駄な時間を過ごしたと思われかねません。すると内定者からの組織の印象が悪くなり、内定辞退されてしまう可能性もあります。
また、組織にとっても時間ばかり取られて何の収穫もない状態になってしまいます。

そうならないためにも、目的や目標を明確にしましょう。

例えば「実業務のサポートをすることで、仕事のやり方や会社の雰囲気を理解してもらい、馴染みやすくする」などです。

目的や目標を明確にすると、関係者の方向性が合わせやすく、準備段階で迷いが生じることも減ります。また、実施後に振り返りも行えるため、毎年より良くしていくことができます。

●実施時期の決定
内定者インターンを実施する期間を決めます。組織としては、繁忙期を除き、内定者のフォローに時間を割ける時期を検討しましょう。
また、卒論の提出時期である12月下旬～1月中は避けた方が良いです。

●実施場所の決定
会社の雰囲気を知るためにも、実際に働いている社員がいる会社で行うことをおすすめしますが、収容人数に制限がある場合は、社外の会議室等をレンタルしましょう。

●内容とスケジュールの決定
短期の内定者インターンでどのような内容を行うのかを決定し、スケジュールを立てます。内定者インターンで行う内容は、組織として、内定者に理解しておいて欲しいテーマやこれから力を入れたいと思っているテーマを扱うことが多いです。

スケジュールを立てる際は、1日ごとに何かを学んだ感覚があると、参加している内定者は成長実感を持ちやすく、モチベーションを維持しやすくなります。

●協力者の調整
インターンを実施するために、相談役などの協力者が必要な場合は、インターン実施時期に協力してもらえるように調整しておきましょう。

●内定者への案内
日時、場所、概要が決まり次第、内定者に案内をします。内定者は学生で、学校やバイトなどの都合があります。そのため、できるだけ早い段階で案内を送りましょう。目安は1ヶ月前までです。
また、その際に服装と持ち物の記載も行いましょう。特に服装は内定者が悩む要素です。オフィスカジュアルの場合は、昨年の様子の写真などを載せて、服装をイメージしやすしましょう。

●PCなど備品の準備
内定者インターンで備品が必要な場合は、用意しておきましょう。基本的には、PCやデスク、名札（仮の社員証）などは使用することが多いので準備をしましょう。

インターン期間中

●内容が問題なく進むためのフォロー
内定者の中で理解ができていないとか、別のことを行っていることがないように、常に観察をしておきます。内定者の理解度やスピードに合わせて内容を調整していきましょう。

●内定者の動きの観察
内定者がどのような言動をしているかは、内定者の特徴を知るポイントです。具体的にどのような言動をしていたのかと、そこから考えられる特徴をメモしておきましょう。配属先やOJTトレーナーを決める際に参考になります。

●最終日にアンケート
内定者インターンの最終日にはアンケートを実施しましょう。アンケートでは、内容の満足度を聞くよりは、何を学んだかを振り返る内容にすることをおすすめします。
振り返りメインの内容にすることで、内定者が何を学んだのかを言語化して整理することができます。
また、目的・目標にしていたことが、達成できたのかも、振り返ることができます。

終了後のフォロー

●内定者へお礼の連絡
内定者インターンに参加していただいた内定者へお礼の連絡をします。その時に、具体的に話した内容を含めたメッセージにすることで、自分を認識してくれていることがわかり嬉しくなります。
また、何か連絡事項がある場合は、お礼の内容の後に記載すると、読んでもらいやすくなります。

●アンケートから次年度に活かすことを検討
今回の実施を元に、次年度よりよくするための施策を検討しましょう。そうすることで、より良い内定者インターンの実施に繋がります。

長期インターンの場合

長期インターンの企画〜運営までの流れは次の通りです。

準備

●目的、目標の設定
長期インターンをなぜ行うのか、という目的や目標をしっかりと定めることが重要です。
何となくで実施すると、内定者は内定者インターンに参加した意味が理解できずに無駄な時間を過ごしたと思われかねません。すると内定者からの組織の印象が悪くなり、内定辞退されてしまう可能性もあります。
また、組織にとっても時間ばかり取られて何の収穫もない状態になってしまいます。

そうならないためにも、目的や目標を明確にしましょう。

例えば「実業務のサポートをすることで、仕事のやり方や会社の雰囲気を理解してもらい、基本的なビジネススキルを学んでもらう」などです。

目的や目標を明確にすると、関係者の方向性が合わせやすく、準備段階で迷いが生じることも減ります。また、実施後に振り返りも行えるため、毎年より良くしていくことができます。

●実施時期の決定
内定者インターンを実施する期間を決めます。組織としては、繁忙期を除き、内定者のフォローに時間を割ける時期を検討しましょう。
また、卒論の提出時期である12月下旬～1月中は内定者の状況に応じで柔軟に対応しましょう。

●実施場所の決定
会社の雰囲気を知るためにも、実際に働いている社員がいる会社で行うことをおすすめします。

●内定者への案内
日時、場所、給与を支給する場合は時給や、手続きに必要な書類などを内定者に案内をします。
また、その際に服装と持ち物の記載も行いましょう。特に服装は内定者が悩む要素です。オフィスカジュアルの場合は、昨年の様子の写真などを載せて、服装をイメージしやすしましょう。

●PCなど備品の準備
内定者インターンで備品が必要な場合は、用意しておきましょう。基本的には、PCやデスク、名札（仮の社員証）などは使用することが多いので準備をしましょう。

●受け入れ部署の決定
長期インターンで、実務サポートを依頼する場合は、受け入れ部署の調整が必要です。内定者がインターンとして参加する場合、内定者用の仕事を用意し、指導やフォローを行ってもらう必要があるためです。そのため、忙しすぎて余裕がない部署は避けることをおすすめします。

●育成計画表の作成
内定者がインターン期間中にどのような成長をして欲しいか、計画表を作成して検討します。その内容が決まっていると、受け入れ部署でどのような仕事を任せたら良いかも考えやすくなります。

受け入れ初日

●期待すること、目標を伝える
内定者に期待することと、インターン期間中の目標を伝えて共有しましょう。組織から期待されていることがわかると、モチベーションが高まりやすくなります。
また、ゴールがあることで、そこに向けて成長できているかを内定者自身でも振り返りしやすくなります。

●仕事を始める前の準備と説明
・提出書類の作成（給与の支払いや秘密保持契約などの必要な書類の確認と記載）
・オフィス内の案内（お手洗いや休憩スペースなど）
・PCの基本的な操作方法（ログイン方法やフォルダの保存先など）
・一緒に仕事をする先輩社員の紹介

●先輩から仕事を依頼
一緒に仕事をする先輩から、仕事を依頼してもらい、実務を行ってもらいます。

受け入れ2日目以降

●内定者の能力に合わせながら、計画表に沿って仕事を依頼
内定者のことは履歴書と面接での情報しかないため、仕事を依頼するうちに内定者の得意や不得意が見えてきます。内定者の特徴に合わせた仕事の依頼の仕方や、依頼内容を決めていきましょう。
大幅な変更が必要な場合は人事と相談して育成計画表を練り直すことをおすすめします。

●報連相を行ってもらい現状確認
「報連相をこまめにお願いね」と伝えても、内定者は「こまめにってどれくらい？」「何を報連相すればいいの？」とわからないことだらけです。
慣れるまでは、3時間に1回、現状報告しにきてもらう、などルールを決めた方がやりやすいです。

●内定者と積極的にランチに行くなどして、関係性を深める
内定者と仕事だけ行っていても、関係性を深めることは難しいです。そのため、ランチを一緒に行くなど、関係性を深める行動もしてもらいましょう。
人事も積極的に声をかけて馴染めているか確認しましょう。

●最終日は、入社式との区切りをつける
インターン最終日は、インターンとしての関わり方を終了することがわかるように区切りをつけましょう。具体的な区切りの付け方としては、改まってお礼を述べたり、打ち上げ会をするなどです。
インターンと入社の区切りがつかないと、入社後もインターンの時と同じような働きしかしないようになってしまうため注意しましょう。

長期のインターンの流れはこのようになります。

４、内定者インターンを成功させる5つのポイント

内定者インターンを成功させるためには下記5つのポイントを意識することが大切です。

・成長実感・成長予感を持てるようにする
・依頼する業務の目的を伝える
・ゆとりをもったスケジュールで依頼する
・責任感を与えすぎない
・コンプライアンスや守秘義務を理解してもらう

1つずつ解説します。

成長実感・成長予感を持てるようにする

内定者自身が成長実感・成長予感を持てるようにしましょう。少しずつでもできることが増えて、成長していることを実感できると、嬉しくなり、よりよい仕事をしようとする意欲につながります。

成長実感を持てるようにするために、振り返りを行うのも一つの方法です。振り返りで、今日できるようになったこと、明日に活かしたいことを言語化すると、内定者自身で成長していることを感じやすくなります。
また、周囲の社員からポジティブフィードバックを行うことも、成長実感につながります。もし、成長を感じることがあったら、積極的に伝えるようにしましょう。

この組織に入社して仕事をすると、これからも成長し続けていけそうだと思えると、入社に対してワクワク感を生むことができます。

依頼する業務の目的を伝える

内定者に依頼する業務の目的を伝えるようにしましょう。自身に与えられた業務が、何の目的のために行われているのかを理解できていないと、なんとなく言われたままのことを行うだけになってしまい、主体性を育むことができません。すると貢献感も少なく、成長実感も感じづらくなり、モチベーションが落ちやすいです。

例えば、アンケートの集計を依頼するとします。その際、実施する目的や、そのアンケート結果がどのようにお客様や社内の役に立つのか、という背景を伝えましょう。すると、アンケート集計の単純作業であっても、仕事の意義を見出し、自身の貢献を実感することにつながります。

ゆとりをもったスケジュールで依頼する

内定者に依頼する仕事はゆとりをもったスケジュールで依頼するようにしましょう。社会人経験のない学生のため、想定以上に時間が必要な場合もあります。
時間に追われる状況になると、内定者はプレッシャーに押し潰されたり、焦りが先行してケアレスミスを起こしやすくなることもあります。すると、自分は仕事ができないと自分を責めてしまう方もいます。もしくは、会社や社員にネガティブな感情を持ってしまうこともあり得ます。

内定者インターンの目的は、仕事や環境に慣れてもらうための時間であることを理解し、内定者が安心して仕事を進められるような状況を確保することは必要です。

責任感を与えすぎない

責任を持って仕事に取り組んでもらうことは必要ですが、過度な責任感を与えすぎないように気をつけなければいけません。
最近の新入社員は真面目で素直な人が多いため、組織の人間が思っている以上に「ちゃんとしなくては」と思っている内定者も多くいます。

しかし、内定者はまだ学生です。プレッシャーを感じる度合いは人それぞれですが、「この資料はとても重要な案件で、ミスがあると先方の信頼を失いかねないから気を付けて」など、必要以上の責任感を醸成することのないように気をつけましょう。

コンプライアンスや守秘義務を理解してもらう

内定者がコンプライアンスや守秘義務を守れるように、内定者がわかるように説明をして理解してもらいましょう。
内定者インターンを行う中で、組織が今行っているプロジェクトや開発情報などを耳にする機会があるかもしれないためです。内定者は学生気分で何気なしに組織の情報をSNS等に漏らし、組織がフォローしきれないようなことになってしまう可能性があります。

まだ社員でないからこそ、内定者にコンプライアンスや守秘義務には十分注意するように伝え、内定者も組織も守れるようにしましょう。

これらのポイントを意識して、内定者インターンを内定者とっても組織にとっても意味のある時間にできるようにしましょう。

５、まとめ〜早期活躍を促す新入社員研修はアーティエンスにおまかせ〜

本記事では、内定者インターンについて詳しくお伝えしました。内定者インターンは短期と長期の大きく2種類に分かれます。

下記の内容を意識しながら、内定者インターンが内定者と組織の両方にとって良い場となり、内定者も既存社員も4月の入社が楽しみになっている状態を作りましょう。

なお、アーティエンスでは今の新入社員の変化と成長を促す新入社員研修を実施しています。

内定者が入社後もいちはやく組織になじみ、活躍するための研修をお探しであれば、ぜひお気軽にご相談ください。