新入社員に響く【アドバイス例文】手順と成功のポイントも解説

「新入社員へのアドバイスの仕方が分からない」
「新入社員がアドバイスを素直に受け取ってくれない」
「新入社員へアドバイスすることがトラブルに発生しそうで怖い」

新入社員へのアドバイスは、とても難しいです。

近年は、ハラスメントや精神的ストレスなど、アドバイスをする側へのプレッシャーが以前より強くなり、アドバイスの仕方に悩んでいる方が多くなっています。

しかし、アドバイスすることを避けては、新入社員の成長を促すことができません。新入社員が成長するためには、新入社員自身では気づけない点についてアドバイスを受けて改善し、より良くしていくことが必要だからです。

本コラムでは、下記3点をお伝えします。

1. 新入社員にアドバイスする際に必ず押さえるべきポイント
2. 【例文付き】新入社員の業務に対してのアドバイス｜6の手順
3. 【例文付き】新入社員のキャリアに対してのアドバイス｜4の手順

本コラムのフロー通りに行えば、新入社員の成長を促すアドバイスができるようになります。

1. 新入社員にアドバイスする時に押さえるべき2つのポイント

新入社員にアドバイスする際に必ず押さえるべきポイントに２つポイントがあります。

それは、

・指示ではなく新入社員の成長を願ってアドバイスする
・新入社員がメリットを感じられるようにアドバイスを行う

です。
この２つのポイントを意識したアドバイスができると、新入社員の成長に繋がっていきます。
それぞれ説明していきます。

1-1. 新入社員の成長を願ったアドバイスであること

トレーナーや先輩として、新入社員がこう動いてくれた方が楽だから、という理由で伝えると、アドバイスをしているつもりが、機械的な指示・命令と受け取られる場合があります。

例えば、時間短縮のために、できるだけ上司やトレーナーが期待している通りのアウトプットを新入社員に出してもらおうとするとき、「〇〇するのはどう？」ではなく「〇〇にして」と伝えている、などです。
もちろん、指示が必要な場合もあります。
ただ、上司やトレーナーは自分が今、指示しているのか、アドバイスをしているのかは意識することが重要です。

アドバイスは、新入社員の成長につながる内容である必要があります。指示とアドバイスの使い分けは意識して行えるようにしましょう。

1-2. 新入社員がメリットを感じられるようにアドバイスを行う

新入社員にとって意味やメリットを感じられないと、新入社員は積極的にアドバイスを受け入れることはしません。アドバイスに意味を感じなければ、行動を変えることはないでしょう。

例えば、「あなたの成長のためにこの仕事は受けた方がいいと思う」とアドバイスをしたときに、成長を求めている新入社員は「やってみます！」となるかも知れません。
しかし、成長を求めていない新入社員としては「いや、この仕事をやってほしいだけでしょ」と否定的に受け取ってしまうこともあります。

そのため、新入社員のモチベーションに合わせたアドバイスを行うことも意識して行いましょう。新入社員があまり仕事に積極的ではない場合は、些細なアドバイスから新入社員の成長を促していきます。

例えば、あまりやる気がみられない営業を担当している新入社員には、「こうしたらより効率化できるんじゃない？」など、新入社員がメリットを感じられ、かつ、成長も促すことができるポイントを含めたアドバイスをすると良いでしょう。

アドバイスをするときは、新入社員自身がメリットを感じられる伝え方を意識して行いましょう。このように、２つのポイントを意識して新入社員へアドバイスを行えると、新入社員の成長を促すことに繋がります。

次の章からは、「新入社員の業務に対してのアドバイス」と「新入社員のキャリアに対してのアドバイス」を詳しくお伝えしていきます。　

2. 【例文付き】新入社員の業務に対するアドバイス｜6の手順

新入社員の業務に対してのアドバイスの手順は次の流れです。

詳しくお伝えします。

2-1. 新入社員の意図を確認する

新入社員の言動には、新入社員なりの考えがあるはずです。そのため、新入社員の意図を確認しないまま話し始めると、新入社員は自分の意図をわかってくれないと感じるようになります。

もし、新入社員の意図を確認しない状態が続くと、「自分なりに考えて〇〇をしたのに、自分の考えに関心もないなら、もう言われたままやった方が楽だな」という思考に切り替えるようになり、主体性がなくなっていきます。

まずは、新入社員がどのような意図で言動をしたのかを確認しましょう。

2-2. 新入社員の意図を受け止める

新入社員の意図を確認したら、「そのように考えていたんだね」理解したことを伝えます。この段階で良し悪しが伝わる言葉は使いません。

返答に対して、すぐに否定したりせず、ただ受け止めて新入社員の意図をしっかりと理解したことを伝えます。

2-3. フィードバックの対象は、「考え方」や「アウトプット」であることを伝える

新入社員の意図を受け止めたことを伝えたら、次に、今から行うフィードバックの対象は考え方やアウトプットであることを伝えます。
あなたの人格を否定する内容ではないことを理解してもらうこと大切です。

本内容を伝えないと、フィードバックによっては、新入社員が傷ついたり、反発して受け入れない可能性があります。フィードバック対象は、あくまでも考え方やアウトプットに対してということを強調します。

2-4. ポジティブフィードバックをする

できるかぎり、新入社員なりに考えた言動に対して、ポジティブフィードバックをします。ポジティブな内容の方が受け取りやすいためです。
伝える内容としては、過去に伝えたところが改善されてわかりやすくなっている、自分なりにより良くしようと考えてくれた点などを伝えると良いでしょう。

初めはポジティブフィードバックをできるポイントがないと感じるかもしれませんが、細かな点まで見ると、何かは見つけられます。内容へのポジティブフィードバックが難しい場合は、締切を守ってくれたこと等でも良いかもしれません。

この際、本心を伝えることがポイントです。心にもないことや、誇張しても、相手には伝わります。

(参考) 新入社員育成のカギ！フィードバックする時に知っておきたい5つのポイント
　　　新入社員研修の担当者向け｜研修設計の基本や効果を高めるポイントを解説

2-5. より良くなるためのアドバイスをする

ポジティブフィードバックの後に、より良くするためのアドバイスを伝えます。伝え方が重要なポイントです。伝え方を間違えると、拒絶感を与えてしまいかねません。新入社員からすると、年上で役職があるということだけでも緊張し、身構えているという自覚を持ってアドバイスを伝えましょう。

より良くなるためのアドバイスとして４つのポイントがあります。

ポイント１：簡潔にわかりやすく伝える

長いと説教のように受け取られてしまいます。簡潔でわかりやすく、端的に伝えます。

ポイント２：具体的なアドバイスの後に、考え方・理由を伝える

表面的なアドバイスのみでは、新入社員のマインドとして、指示を全て聞いていればいいや、という考えになってしまい、主体性を弱くしてしまう可能性もあります。
また、アドバイスの背景を理解できていなければ、別のケースで応用することができません。

ポイント３：アドバイスの内容について違和感がないか確認

一方的に自分の価値観でアドバイスを伝えるのではなく、アドバイスに違和感があれば、確認してすり合わせを行います。
違和感を持ったままでは、「自分はこうやった方がいいと思うけど、前回先輩からこう言われたし、よく分からないけれど、その通りにしておくか」というモチベーションになってしまうためです。

ポイント４：人格否定にならないようにする

「〇〇できないなんてダメな新人だな」などの人格を否定する伝え方はNGです。

「この箇所の内容が少しわかりづらいから、簡潔な文章に作成し直してもらえる？」というようにアドバイス兼提案のイメージで伝えると、人格否定のような伝え方にはならないでしょう。

ぜひ、４つのポイントを意識して伝えてみてください。

2-6. 改善されたときにポジティブフィードバックをする

一度、アドバイスの機会が終わってしばらく経ったときに、過去にアドバイスしたことが活かされていると感じた箇所を見つけたらポジティブフィードバックをします。タイミングは、気がついた時が良いです。

成長を見てくれているという感覚は、新入社員にとって嬉しいものです。過去のアドバイスを活かせていると感じた時は言葉で伝えるようにしましょう。

このような６つの手順によって、新入社員への業務に関するアドバイスを行いましょう。

3.【例文付き】 新入社員のキャリアに対してのアドバイス｜4の手順

新入社員のキャリアに対してのアドバイスの手順は、次の流れです。

詳しくお伝えします。

3-1. 新入社員のありたい姿を確認する

新入社員がどうありたいかを確認します。
「組織の目標を達成するようにするためには？」などの話ではなく、新入社員自身が本当にありたい姿を確認することが大切です。ありたい姿が明確になっていないと、キャリアに関するアドバイスの内容が的外れな内容になってしまうこともあるためです。

3-2. 新入社員のありたい姿を一緒に見つける

もし、新入社員自身でありたい姿をまだ持っていない場合は、一緒に探していきます。仮の段階でも、方向性がわかると、アドバイスをしやすくなります。

3-3. 新入社員のありたい姿を受け止める

新入社員のありたい姿が明確になってきたら、それがどんな内容であろうと受け止めます。もしかしたら、今の会社をやめてフリーになる、ということがありたい姿かもしれませんが、その場合でもそのありたい姿を尊重し、受け入れます。

ここで、冗談でも「退職するんだ…」という発言をすると、新入社員が本当に望んでいるありたい姿ではなく、自社の範囲内に収まる姿を無理にありたい姿として設定することになります。本当に辿り着きたいところに着けなくなってしまうため注意しましょう。

3-4. 新入社員の希望に合わせてアドバイスをする

新入社員の希望や状況に合わせてアドバイスをします。

キャリアについて漠然と不安がある場合

問いを投げて、新入社員が何に対してもやもやを感じているのかを確認しながら、新入社員自身で気づきを得られるようにしましょう。

先輩がどうキャリアを決めていったのか知りたい場合

自分の話をストーリーのように伝えましょう。論理的に伝えるのではなく、映像を想像することができるくらいありありと伝えると、イメージしやすくなります。
もし、新入社員が考えるありたい姿と近しい人を知っている場合は、その先輩と繋ぐ方法も良いでしょう。

ありたい姿に近づくために今何をすべきかを相談したい場合

ありたい姿になるために、何が必要かを洗い出し、その中で優先順位をつけたり、今できることを探して行動に移せるようにします。このときに、一方的に必要になるものを伝えるのではなく、新入社員と対話をする中で、新入社員自身で気づいていけると良いです。

このような４つの手順によって、新入社員へのキャリアに関するアドバイスを行いましょう。

【参考】キャリアを創っていくためのありたい姿の探求

ありたい姿は、すぐに出てこないことも多いので、焦らないことが重要です。新入社員一年目で、ありたい姿を身に付けられないこともあるので、多いです。
心から、「新入社員がやりたい」や、「○○というキャリアを歩みたい」と思うまで、1on1や日常の会話など根気強く丁寧にコミュニケーションを取り続けましょう。

４）まとめ

本コラムでは、「新入社員へのアドバイス」に関して、お伝えしました。

具体的には、下記3点をお伝えしました。

・新入社員にアドバイスする際に必ず押さえるべきポイント
・新入社員の業務に対してのアドバイス｜6の手順
・新入社員のキャリアに対してのアドバイス｜４の手順

新入社員へのアドバイスのフローを理解できたのではないでしょうか。このフローを用いながら、ご自身の状況にあわせて、新入社員にアドバイスをしていただければと思います。

新入社員研修や育成などでお困りの方は、ぜひお気軽にお問合せください。