【テンプレート集】即効性抜群！会議をスムーズにするアジェンダ

「会議のアジェンダってどう作ればいいのだろう…？」
「会議で話が逸れて意思決定ができない…」

会議のアジェンダは、会議のゴールを達成するために欠かせないものです。アジェンダがなければ、議論が混乱し、ゴールに到達できないことが多くなります。結果、会議の質は低下し、貴重な時間が無駄になってしまいます。

本コラムでは、会議の質を高めるためのアジェンダテンプレートを5つの例とともにご紹介します。さらに、より良いアジェンダを作成するためのコツや避けるべきNGポイントも詳しく解説します。

これらを知ることで、会議の内容に合った適切なアジェンダを作成し、会議の効率と成果を大幅に向上できます。
質の高い会議を実施して、成果と効率化の向上を促しましょう。

1. 会議のアジェンダのテンプレート

５つの会議のアジェンダ例をご紹介します。

・営業会議（定例会議）
・開発会議（定例会議）
・経営会議（定例会議）
・プロジェクトキックオフミーティング（定例会議）
・企画会議

営業会議（定例会議）

「営業会議」のアジェンダのテンプレートは下記です。

会議のアジェンダを上記の内容にすることで、下記のようなメリットがあります。

・事業戦略との連動を図ることで、全体最適を促進し、部門間の連携を強化される
・営業スケジュールの調整により、戦術の改善点を特定できる
・タスクの決定と実行の追跡により、各メンバーのコミットメントを高める
・課題の議論と個別サポートの提供により、全体的なパフォーマンス向上を図る

営業会議は、全体最適化が大切です。しかし、部分的な解決に陥ってしまうことがよくあります。
営業部全体が共通の目標を持ち、知識を共有し成長するための仕組みを確立することが重要です。

開発会議（定例会議）

「開発会議」のテンプレートは下記です。

会議のアジェンダを上記の内容にすることで、下記のようなメリットがあります。

・事業戦略との整合性を図りながら、開発プロジェクトの方向性を明確にできる
・開発スケジュールを調整することで、プロジェクトの進行状況を把握し、優先順位を決定できる
・全体的な課題の把握と、個別の支援策の検討を通じて、プロジェクトの成功に向けた取り組みを促進できる
・次回までの行動計画の策定と責任の明確化を通じて、チーム全体の協力体制を構築する
・最新の技術トレンドの共有を通じて、開発チームの技術レベルを向上させ、時代遅れにならないようにする

このアジェンダは、開発チームが革新的なサービスや製品を開発し、市場競争力を高めるための内容です。他部署の御用聞きや、チャレンジしないという問題を防ぐアジェンダでもあります。

経営会議（定例会議）

「経営会議」のアジェンダのテンプレートは下記です。

会議のアジェンダを上記の内容にすることで、下記のようなメリットがあります。

・経営理念と各戦略の整合性が確認され、自組織の価値発揮をアップデートできる
・年間スケジュールの調整により、最新情報を戦略や戦術に反映させることができる
・TO DOの決定や実施の有無を確認を通じて、経営陣のコミットメントが高まり、意思決定の効率が向上する
・経営課題の議論と各部署への支援を通じて、組織全体の課題解決力が強化される

このアジェンダは、経営会議では、現場との連携や組織内のコミュニケーションを重視し、ビジョンに向かって一丸となって取り組むための手段です。
経営会議は、現場と溝ができたり、部門ごとの力関係が出ることがあり、その問題意識を解消するアジェンダでもあります。

プロジェクトのキックオフミーティング

「プロジェクトのキックオフミーティング」のアジェンダのテンプレートは下記です。

会議のアジェンダを上記の内容にすることで、以下のようなメリットが得られます。

・プロジェクトの目標が明確になり、チーム全体の方向性が一致する
・プロジェクトチームのメンバーが役割や責任を理解し、チームワークが高まる
・スケジュールやタスクの概要が共有され、プロジェクトの進捗管理が円滑になる
・コミュニケーションや意思決定のプロセスが確立され、問題解決や意思決定が迅速に行われる

プロジェクトキックオフミーティングは、プロジェクトの成功に不可欠なスタート地点です。しっかりと準備を行い、チームメンバーが一丸となってプロジェクトに取り組むことで、目標達成への道筋が明確になります。

ただ割り振られたものを行う会議ではなく、自分たちでプロジェクトを創っていくという当事者意識・主体性が重要です。

企画会議

「企画会議」のアジェンダのテンプレートは下記です。
※ 今回は、クライアントへの企画提案の内容にしており、応用が利くように抽象的な書き方になっています。

会議のアジェンダを上記の内容にすることで、以下のようなメリットが得られます。

・企画は現状だけではなく、未来を見据えることが重要
・コンセプトを決めることでメインメッセージができ、目標や施策が決まっていく
・阻害要因を考えることで、企画の進行がスムーズになりやすい

企画会議は、課題解決や未来を創るための重要な場です。課題解決および素晴らしい未来を実現させるために行っていきます。

2. 会議でアジェンダを作成する必要性

会議でアジェンダを作成することは、会議の質を向上するためにも必要です。
会議の質が上がれば、会議で出てくるアウトプットの質が高くなり、参加者の参加姿勢もよくなります。

具体的には、会議のアジェンダを作成することで、以下のようなメリットが得られます。

会議の目的・目標の達成

アジェンダには会議の目的や目標が明記されており、参加者がそれに向けて議論を進めることができます。

参加者の準備と当事者意識の促進

アジェンダには議題や予定された議論内容が示されており、参加者は事前に準備をすることができます。また、アジェンダを作成することで、議題に対する関心や関与が高まります。

会議のスムーズな進行

アジェンダには議題の順序や所要時間が記載されており、会議の進行が円滑に行われます。

議論・対話の集中と効率

アジェンダには議題が明確に示されているため、議論や対話が焦点を絞りやすくなります。これにより、議論が効率的に進行し、時間の無駄が少なくなります。

会議内での意思決定への責任

アジェンダには議論の結論や次の行動ステップが明確に記載されており、参加者はそれに基づいて意思決定を行います。これにより、責任の所在が明確化され、意思決定がスムーズに行われます。

このように会議でアジェンダを作成することは、論点が明確になるため議論・対話の質が上がります。会議の質が上がれば、会議で出てくるアウトプットとの質が高くなり、参加者の参加姿勢もよくなります。

3. 会議のアジェンダ作成時の5つのコツ

会議のアジェンダ作成時に押さえるべきポイントは二つです。

上記二点を押さえるためのコツを6つご紹介します。

・目的・目標の文言をパワフルにする
・アジェンダの順番を丁寧に扱う
・時間配分に余裕を持つ
・各アジェンダの責任者・担当者を明確にする
・議事録を書きやすいようにする

それぞれ詳しく説明していきます。

①目的・目標の文言をパワフルにする

目的・目標をパワフルすることによって、「会議のアウトプットが高まること」と「参加者のコミットが上がること」が変わります。この2つは、会議の目的・目標と紐づくためです。

例えば、以下のA社・B社の目的・目標を比較した場合、どちらのほうがパワフルな影響を与えるでしょうか。

このように目的・目標をパワフルすることは、とても重要です。

②アジェンダの順番を丁寧に扱う

「アジェンダの順番を丁寧に扱うこと」によって、「会議のアウトプットが高まること」と「参加者のコミットが上がること」が変わります。
この2つは、アジェンダの順番によって高まっていきます。

「1. 会議のアジェンダのテンプレート」の「営業会議（定例会議）」を、例に出してみます。【パターン1. 】と【パターン2. 】を見比べてください。

【パターン1. 】
1. 経営理念・事業戦略（経営戦略）と、営業戦略や他部署との連動の確認
2. 営業スケジュール（戦術）の確認と調整
3. 前回の会議のTO DO確認および、営業活動の進捗報告と相談
4. 営業部としての課題の確認・対策考察と、個別に必要な支援
5. 次回までの、TO DO確認

【パターン2. 】
1. 経営理念・事業戦略（経営戦略）と、営業戦略や他部署との連動の確認
2. 前回の会議のTO DO確認および、営業活動の進捗報告と相談
3. 営業スケジュール（戦術）の確認と調整
4. 営業部としての課題の確認・対策考察と、個別に必要な支援
5. 次回までの、TO DO確認

2. 営業スケジュール（戦術）の確認と調整」と「3. 前回の会議のTO DO確認および、営業活動の進捗報告と相談」を入れ替えてみます。

【パターン1.】の場合は、全体のスケジュールを観てから現状把握をします。そのため、全体感を持ったうえで個別状況の改善ポイントを見るけることができます。

一方で【パターン2.】は個別から見ていきます。個別から見ると、個別の状況に視点が寄ってしまい、全体との整合性が取れなかったり、手戻りなどが発生します。

このように「アジェンダの順番を丁寧に扱うこと」は、とても重要です。

③時間配分に余裕を持つ

「時間配分に余裕を持つこと」によって、「会議のアウトプットが高まること」と「参加者のコミットが上がること」が変わります。

時間に余裕がなければ、アウトプットを出すことが最優先され、深く考えずに意思決定をします。アウトプットの質も高くなりませんし、コミットも高まりません。

具体的には、下記3つがあります。

・時間配分に余裕を持つことで、予期せぬ議題や意外な展開にも柔軟に対応できる
・時間配分に余裕を持つことで、参加者が議題についてじっくり考える時間を確保できる
・時間配分に余裕を持つことは、会議の進行をスムーズにし、ストレスを軽減できる

それぞれ詳しく説明していきます。

時間配分に余裕を持つことで、予期せぬ議題や意外な展開にも柔軟に対応できる

会議では予測できない問題や意見が出ることがよくありますが、時間的な余裕があれば、これらの議題に十分な時間を割り当てることができます。
予期せぬトピックにも十分に対処することができ、会議の内容がより充実したものになります。

時間配分に余裕を持つことで、参加者が議題についてじっくり考える時間を確保できる

急いで進行される会議では、参加者が自分の意見を述べたり、議論に参加したりする時間が制限されてしまいます。
しかし、時間的な余裕があれば、参加者がゆっくりと考え、意見を交換することができます。これにより、より深い議論や創造的なアイデアの出現が促されます。

時間配分に余裕を持つことは、会議の進行をスムーズにし、ストレスを軽減できる

ただ会議を進めるという意識ではなく、ゆったり深い考察ができるので、参加者のストレスが軽減されます。
また予定よりも早く終了した場合でも、余裕のある時間をフォローアップの議題や追加のディスカッションに使うことができます。

このように「時間配分に余裕を持つこと」は、とても重要です。

④各アジェンダの責任者・担当者を明確にする

「各アジェンダの責任者・担当者を明確にすること」で、「会議のアウトプットが高まること」と「参加者のコミットが上がること」が変わります。

「各アジェンダの責任者・担当者を明確にすること」は、会議の効果的な進行と当事者意識・主体性を持った意思決定を促進する上でとても重要です。

具体的には、下記4つがあります。

・責任の明確化
・効率的な進行
・迅速な意思決定
・透明性と信頼

それぞれ詳しく説明していきます。

責任の明確化

各議題には責任者や担当者が必要です。彼らが議題に対する責任を負うことで、会議の進行がスムーズになります。
また、誰が何に責任を持っているのかが明確になることで、作業の重複や抜け漏れが防がれます。

効率的な進行

責任者や担当者が明確に定まっていると、各議題に関する情報や準備が事前に整えられます。これにより、会議が効率的に進行し、時間の無駄が省かれます。また、担当者が準備をきちんと行えるため、議題に関する的確な情報提供や意見交換が可能になります。

【関連記事】無駄な会議をなくす11の施策｜アウトプットの質と参加者の主体性を促す

迅速な意思決定

各議題に責任者や担当者が明確になっていると、意思決定が迅速に行われます。彼らが責任を持って議題に取り組み、必要な情報を提供することで、意見の集約や結論の導出がスムーズに行われます。
これにより、会議の目的や目標に対する明確な方針が打ち出され、迅速な行動が可能になります。

透明性と信頼

責任者や担当者が明確になることで、会議の透明性が高まります。参加者は、各議題が適切に管理され、適切な手順に従って進められていることを確信することができます。

また、責任者や担当者が適切に役割を果たすことで、参加者間の信頼関係が構築され、協力関係が強化されます。

このように「各アジェンダの責任者・担当者を明確にすること」は、とても重要です。

⑤議事録を書きやすいようにする

「議事録を書きやすいようにすること」で、「会議のアウトプットが高まること」と「参加者のコミットが上がること」が変わります。

「議事録を書きやすいようにすること」は、会議の議論・対話を可視化することもできるので議論・対話の論点が明確になるので考察が深まりますし、TO DOを明確にするので当事者意識・主体性が高まります。

具体的には、ワードやグーグルドキュメントなどを使うといいでしょう。きれいに書くことを意識するより、会議の質が高まることを意識します。

下記3つのポイントを押さえるといいでしょう。

・議事録のテンプレートを用意する
・会議中に書記が記載し、常に内容を投影する
・（参考）ロジカルシンキングを用いて、論理構成を整える

それぞれ詳しく説明していきます。

議事録のテンプレートを用意する

議事録のテンプレートを用意するといいでしょう。テンプレートがあると、書記が書きやすくなります。
具体的には、下記を押さえているといいでしょう。

・会議名
・会議開催日と時間
・参加者
・書記名
・会議の目的・目標・アジェンダ
・会議のルール
・TO DO（担当者と納期を忘れない）
・会議の内容（アジェンダ別に記載）

会議中に書記が記載し、常に内容を投影する

「会議中に書記が記載し、常に内容を投影する」といいでしょう。可視化されるので、議論・対話が深まりますし、合意形成しながら進めることも可能です。

具体的には、プロジェクタやモニターに議事録を投影したり、オンライン会議の場合は画面を共有すればいいでしょう。

（参考）ロジカルシンキングを用いて、論理構成を整える

「ロジカルシンキングを用いて、論理構成を整える」といいでしょう。ロジカルシンキングを用いて、参加者の話をまとめていくことで、議論・対話が行いやすくなります。

具体的には、下記内容を意識しながら行うといいでしょう。

・主語と述語の確認
・事実と意見の明確化
・前提・背景・根拠の明確化
・議論・対話のレベル感の統一
・話をグルーピングし、MECEの確認
・メッセージの明確化や、事実・根拠の確認

4. 会議のアジェンダ作成時のNGポイント

会議のアジェンダ作成時に、効果的な進行を妨げるNGポイントがあります。

・会議の目的・目標が共有されていない
・関心を持てない目的・目標になっている
・アジェンダのつながりがない
・アジェンダが多すぎる

それぞれ詳しく説明していきます。

・会議の目的・目標が共有されてない

アジェンダにて、「目的・目標が共有されていない」ケースは、会議の進行を妨げるNGポイントの1つです。会議の目的や目標が明確でないと、参加者は会議の方向性や重要性を理解することが難しくなります。
その結果、会議が散漫になり、議論が深まらずに終わる可能性が高まります。

具体的には、次のような問題が生じます。

・方針や目標の不明確さ
・参加者の関心やモチベーションの低下
・アウトプットの質の低下

それぞれ詳しく説明していきます。

方針や目標の不明確さ

会議が開催される理由や目的が不明確な場合、参加者は何に焦点を当てて議論すべきか理解できません。結果として、会議が目的の達成に貢献することなく終わる可能性があります。

参加者の関心や参加意欲の低下

目的や目標が提示されないまま進行される会議では、参加者の関心や参加意欲が低下する傾向があります。
参加者は会議に参加しても何を期待すべきかわからず、積極的に議論や提案を行うことができません。

アウトプットの質の低下

目的や目標が不明確なまま進行される会議では、アウトプットの質の低下がおきます。参加者が議論を行っても、その成果が目標や方針に沿ったものであるかどうか判断することが難しくなります。
結果として、会議のアウトプットが不十分なものになる可能性が高まります。

・関心を持てない目的・目標になっている

「関心を持てない目的・目標になっている」アジェンダは、会議の進行を妨げるNGポイントの1つです。
関心を持てない目的や目標になっていると、参加者は冒頭から受け身になってしまう可能性があります。その後の議題でも、発言への意欲は低下してしまうでしょう。

具体的には、次のような問題が生じます。

・目的や目標が曖昧
・目的や目標がパワフルな言葉になっていない
・目的や目標が自分や自チームに関係ない
・目的や目標が指示命令になっている

・会議のアジェンダにつながりがない

「アジェンダにつながりがない」は、会議の進行を妨げるNGポイントの1つです。アジェンダに連動性がない場合は、思考が分散するため、議論や対話が深まりません。

例えば、「自チームの会議」の中に、「経営陣や他部署から頼まれた議題」を無理に組み込むことがあります。しかし、これでは議論が迷走してしまいます。

代わりに、他の会議を設けるか、最後に「その他」という形でアジェンダを入れることが適切です。経営陣からの要請であっても、無理に優先度を上げて定例会議のアジェンダの最初に持ってくるべきではありません。

・アジェンダが多すぎる

「アジェンダが多すぎる」は、会議の進行を妨げるNGポイントの1つです。

アジェンダが過剰になると、各項目に十分な時間を割くことが難しくなり、議論や対話が表面的なものになりがちです。

典型的な例としては、アジェンダが過密であるため、議論に十分な時間を割くことができず、会議が単なる報告会になってしまうことがあります。アジェンダの項目をこなすのに時間がかかりすぎて、会議の予定時間を大幅にオーバーしてしまうこともよくあります。

5. 当日の会議のアジェンダの進め方

当日の会議のアジェンダの進め方は、下記のように進めていくといいでしょう。

1. 提示した目的・目標・アジェンダで問題ないかの確認
2. アジェンダ通り進める
3. 必ずTO DOを確認し、納期と担当者・責任者を決める

それぞれ詳しく説明していきます。

①提示した目的・目標・アジェンダで問題ないかの確認

会議の冒頭に「提示した目的・目標・アジェンダで問題ないか」の確認をすることが必要です。ここで合意形成が取れていないと、参加者の当事者意識・主体性が弱まるため、会議の質は低下します。

ファシリテーターや会議のオーナーから「提示した目的・目標・アジェンダで進めていいですか？もし何か意見があればいただけますか？」と伝えるといいでしょう。

②アジェンダ通り進める

会議は、「アジェンダ通り進める」ことが鉄則です。アジェンダ通り進めないと、会議の目的・目標を達成できないことも多いからです。

会議と全く関係ないテーマや論点が出る場合もあるので、その場合は下記のように参加者に促すといいでしょう。

「会議の目的・目標から外れている話が出てきていますが、このまま話しますか？その場合は、この会議の目的・目標を変更する必要があります。もしくは、他の会議をセッティングして話すのはいかがでしょうか」と伝えるといいでしょう。

③必ずTO DOを確認し、納期と担当者・責任者を決める

会議の最後に「必ずTO DOを確認し、納期と担当者・責任者を決める」ことが必要です。そうしなければ、次の会議に繋がりませんし、仕事が進みません。

会議の最後に、下記でしめるといいでしょう。

「最後に、TODO・納期・担当者（責任者）の確認をさせてください。認識の齟齬があればおっしゃって下さい」と伝えるといいでしょう。

6. まとめ

本日は、「会議のアジェンダ」に関して、お伝えしていきました。
具体的には、下記内容です。

1. 会議のアジェンダのテンプレート ・営業会議（定例会議）
・開発会議（定例会議）
・経営会議（定例会議）
・プロジェクトのキックオフミーティング
・企画会議
2. 会議でアジェンダを作成する必要性
3. 会議のアジェンダ作成時の5つのコツ
4. 会議のアジェンダ作成時のNGポイント
5. 当日の会議のアジェンダの進め方

会議のアジェンダは、とても重要です。会議のアジェンダによって、会議の質は大きく変わります。まずは、今回ご紹介した「会議のアジェンダのテンプレート」を参考にして、自組織・チームの会議の質を上げてみてください。

会議をパワフルにすれば、事業も推進されますし、組織力が上がります。

当社アーティエンスでは、会議の進め方の研修や、コンサルティングも行っておりますので、会議に問題意識を持っている方は、お気軽に当社までご連絡くださいませ。