2024年8月29日 効率的な会議進行スキル習得研修 ー公開講座研修レポート

・会議の中で目標・目的を明確にしてメンバーで認識を共有することの大切さを感じました。これがないと、論点もぶれていくし、部署間に壁ができてしまう要因にもなると思いました。

・言葉ではわかっているつもりでもやってみると全然できないなということに気づき、見直すいいきっかけになりました

・普段の会議進行が体系化されていないので、その日の参加者や自分の調子によって会議のアウトプットのムラがあることに気づきました。

・会議をデザインするという概念がなく、なんとなくやっていたので、いろいろと学ぶことが多かったです

・今までファシリテーションをあまりやってこなかったのですが、研修で実践してみて、スキルを学ぶだけでなく実践していかないとダメだなと感じました。これから経験する機会があるので、実践を重ねていきたいです

・現場レベルに落とすと、今回の研修に参加しているみなさんのように高いモチベーションを持っているわけではないので難しそうだなと感じています

・問いのスキルを高めると良い会議をしていけそうだなというイメージが湧きました

・会議に入る前の準備運動みたいな感じかなと思います

・それぞれの状況を知るために必要な時間じゃないかなと感じます
　ー 例えば、私が急にミュートにしたら犬が吠えているのかなと受け取ってくれそうだなとか

・1,2分だと話すのが苦手な人でも頑張れる時間な気がします

・仕事の話に限定されるわけでないので幅が効かせられるようになるのでは？

・なんでもどうぞという場の方が気が楽に話せますよね

・普段の会議でチェックインってしますか？
　ー 雑談から入るけど、話したい人が話す感じなので、みんなで話すということはできていないな
　ー 雑談も立場が上の人が話がちだなと感じます
　ー 確かに、チェックインだと皆が平等に話す機会が与えられるのがいいなと思います

【受講者からの問い】
会議やミーティングでの参加者の状態を知るとか、緊張をほぐす、という意味においては、テーマが決まっている方が話しやすいのではないかと思いましたが、あえてそうしていない理由はなぜでしょうか。

【講師からの回答】
まず会議の場をオープンで開くことが必要です。テーマがあるというのは枠組みがあるとも捉えられます。会議の参加者が、この会議には枠組みがあると感じると、相手が求めている話をしないといけないという文脈になってしまいやすいです。

また、順番を決めないことにも意味あって、コントロールをしない状態を意味しています。

枠組みやコントールに囚われないようにするために、テーマや順番を決めないでチェクインすることをおすすめします。

【受講者からの問い】
いわゆる営業で違うアイスブレイクとチェックインの違いはありますか。

【講師からの回答】
アイスブレイクは文字通り緊張状態を溶かすことが目的です。また、会議の目的にあったアイスブレイクを行うことで会議の準備を行うこともあります。例えば、会議でアイディアを出したい場合は、アイスブレイクもアイディアを出すようなものを行うのがいいと言われています。

一方、チェックインは枠組みにはまらずオープンに参加してもらうことを目的としています。緊張を溶かすことに意識を向けるのではなく、参加者が場に入ることに焦点を当てています。

ただその中で、緊張している方の口の運動になったり、発言をしやすい環境を作れたりはするので、結果的に緊張を溶かすこともできることにも繋がります。

また、チェックインは、アイスブレイクとは違い、場の質を捉えることも目的の一つです。参加者がどのような状態か、そのことで場がどのようになっているのかをファシリテーターが捉えるための時間にもなります。

【受講者からの問い】
チェックインでネガティブなことを言う方がいたときに、場の質が悪くなってしまうのではないでしょうか？また、そのような場面の時にどのように対応すればいいでしょうか。

【講師からの回答】
ネガティブな発言が出てくるということはその方がオープンになっているということだと思うので問題ありません。ただ「そうなんですね」という気持ちで受け止めるだけで大丈夫です。

会議に参加している多くの人がネガティブな発言をしているようであれば、もしかしたら、その状態について扱うところから始めてもいいかもしれません。例えば、「この会議を行う意味がわからないという方が多いようなので、そこから考えていきましょうか。」などです。

ただ会議は時間に限りがあるため、一旦傍に置ける場合は、別の場を作って話そうと伝えて、本題の会議に移っていく方法でもいいと思います。

【受講者からの問い】
チェックインを行う理由や目的をしっかり伝えた方がいいのか、曖昧なままでもいいのか、どうでしょうか。

【講師からの回答】
関係の質を高めるため、ということは伝えてもいいですが、場の状態を確認するため、ということは伝えなくても良いと思います。

また、言葉で伝えるのではなく、あえて自分が綺麗に話さなかったり、少し崩した内容を話すように振る舞うと、会議の参加者はそんな感じでも大丈夫なんだという感覚を持てるので、話しやすくなるような場を作れるようになります。

・迫間さんのファシリテーターを見ていると、全ての発言に対して、少し補足の説明をしながら肯定して受け止めているので、そういう振る舞いは素晴らしなと感じます
　ー おうむ返しも素晴らしいですよね。さらっと要約して皆がわかるように伝えている

・何をしたかがわからないうちに、なんとなくマルッとしてくれる人もすごいなと感じます

・何か疑問が出た時に、他の具体的な内容や事例を補足してくれる知見の広さも関係しそう

・出てきた問いに対して、きちんと返してくれつつも、うまく脱線せずに本筋に戻ってくることができるとすごいなと感じます
　ー でもそれをコントロールしないって難しいですよね…。どうやればいいんだろう？

・場が固まってしまったときや盛り上がりすぎてしまったときの対応をできるとすごいですよね

【受講者からの問い】
時間管理もファシリテーターの役割でしょうか？また、場が固まったり、別の話題で盛り上がりすぎてしまった時にコントロールせずに本題に戻すためにはどうしたらいいのでしょうか。

【講師からの回答】
そうですね、タイムマネジメントもします。

場が固まったり、別の話題で盛り上がりすぎてしまった時はコントロールはしませんが、介入はします。

例えば別の話題で盛り上がり過ぎている場合は「今回の会議の目的に必要な話し合いでしょうか」という問いを出してみるなどです。逆に場が固まっている場合はその時の状態にもよりますが例えば「この観点で考えてみるといいかもしれませんね」と伝えてみることもあります。

ファシリテーターが勝手に判断することはしないで、あくまでどうするかの判断は参加者に決めてもらうことが重要です。

・自分のチームでの会議では、ある程度関係の質がある状態なので、タスクしか意識していなかったですね

・今振り返りながら「あれ、今誰がボールを持っているんだっけ？」と思ったので、タスクの質が良くないなと思いました

【受講者からの問い】
タスクが強みの場合、メンテナンスの部分はどのように補えばいいのでしょうか？バランスを取るのが難しく感じます。

【講師からの回答】
一定レベルのメンテナンスに対応できるようなスキルを持っていることは必要です。ただ自分の弱いところに目を向いてしまうと、強みを活かせなくなってしまうこともあります。その場合は、周りに頼っても大丈夫です。

メンテナンスが弱いのであれば、例えば「コミット度合いを点数で表すと難点ですか？」とか「私からみるとそんなにコミット度合いが高くないように感じますが、皆さん自身はどう思いますか？」というような問いを出すとメンテナンスも扱えるようになります。

・会議を整理していると、「あれ、これなんの目的でやっていたんだっけ？」というものが出てきて、整えなきゃ！となっています

・定例会の回数が思ったよりも多くて、会議以外のやり方で対応できるのもありそうだぞ！？と思っています

・この会議に営業メンバーいらなくない？という気づきがありました

・仲が良いなと感じていた部署は、結構会議で一緒になることが多いことに気づき、このことを他でも活かせるといいなと感じました

・目的や目標は意識せずに、チームがあれば会議をやるものだと思い込んでしまっていたなと気づきました

・定例会議を素晴らしい会議にしていくってどうしたらいいんだろう？というモヤモヤを持っています

【参考】アーティエンスの週次会議の例

◆目的
情報共有を丁寧に行うことで、共創・協働を行う場が活性化する

◆目標
各自、相談ができ、ネクストアクション(考察ポイント)などが明確になること

◆Agenda
・ スケジュール確認
・ 売上報告
・ 戦略
・ マーケティング
┗PV・CV関連
┗youtube
┗GM・コミュニティ・X
・ 納品
┗納品管理表確認
┗ Growth
・ 開発
・ 講師
・ コーポレート
・ to do 確認
・ 気づきと発見の共有

・ファシリテーターの方がどうしたら進めやすいのか、という意識を持って参加したいなという思いが芽生えました

・自分は会議の参加者として主体性を持って参加できていたのだろうか？とふと思いました

・聞き出すスキルを身についけていきたいと感じました

・沈黙をもう少し待ってみてもいいかもしれないというフィードバックをもらい、相手の意見をもう少し待つということを意識しないといけないと感じました。ただ、沈黙の時間が怖いと感じてしまします

　【講師からのコメント】
沈黙が怖い場合は、沈黙を恐れないということをグランドルールで入れておくという方法や、バトンを渡すという方法を行うことで、ホールドしやすくなると思います。

・時間内にアウトプットすることが目的になってしまうと、焦ってしまって参加者が納得できるアウトプットの質にならなかったなと感じました

・なんとなく会議っぽくなっているものも多いんだろうなと感じました


・目的、目標とかアジェンダに縛られ過ぎずに、場を見ながら柔軟に対応することがファシリテーターとしての難しさですね

・今回は研修の場で皆が主体的に参加してくれたのですが、実践の場はそのような場だけではないので、実践の場でどういう風に活かしていこうかな、ということを今イメージ中という感じです

・ファシリテーターをフォローする意識を忘れたらいけないなと感じました

　【講師からのコメント】
ファシリテーターをフォローしたいとメンバーが思うには、ファシリテーターのあり方が大切になります。