withコロナにおける目標設定面談とは？
～部下が目標を自分事にしていくために～
2021/10/6作成ー
「withコロナにおけるパワフルな目標管理とは？ ー管理職が目標管理で抑えておきたい5つのポイント」というコラムで、目標管理の全体像に関して、お伝えいたしました。
コラムを読んだお客様から、目標管理の全体像はよく分かったが、より具体的な手法を知りたいというお話をいただきました。
その背景を聞いていくと、特に目標設定の部分で躓いており、下記のような課題を感じていることが分かりました。
・環境の変化が急激に起こる中で目標設定をしても、途中で目標が変わったり、条件が変わる
・経営陣からは、withコロナでも今までの文脈で目標を落とされ、絶対達成できないと思ってしまう
・やり方を模索している最中でベストプラクティスがない中、メンバーに目標を落としても理解も納得もされない
今回のコラムでは、このような環境下において、目標面談の進め方を通して、管理職が目標設定をどのように扱い、メンバーのコミットメントを上げていくかを考えていきたいと思います。
目次
１）部下が、目標を自分事にできないのはなぜか？
まず、自社の目標設定面談の場をイメージしてみてください。
管理職・部下それぞれは、目標設定面談をどのように受けて止めているのでしょうか。
例えば、「管理職は、目標設定の準備が忙しく、面倒な仕事だと思っている。部下は、一つの儀式として捉えて、受けとめている」場であれば、目標設定は組織に対してネガティブな要素も大きくなります。
逆に「管理職が、目標設定面談の場を重要だと思い、大切に扱う。部下は、目標設定に対して、当事者意識・主体性が持てる」場であれば、目標設定面談は素晴らしいものになるではないでしょうか。
目標設定面談の場でよく発生する問題を理解していきたいと思います。
・目標の固定化が難しく、途中で目標が変わるにもかかわらず、目標を立てる意味があるのか？
・目標が達成できるものではない、また今必要な目標とは思えない
・決められた目標を落とされたり、自身の想いや考えが反映されない
これでは、目標設定の場が上手くいくはずがありません。
これらの課題をどのように乗りえていくといいのでしょうか？
２）部下が、目標を自分事にしていくために必要なことは？
目標設定面談の質を高めていくためには、2つのプロセスで考えていく必要があります。
「目標設定面談の事前準備」と「目標設定面談の進め方」になります。
１．目標設定面談の事前準備
部下に対して、目標設定面談前に、5つのポイントを伝えることが、重要です。
Point1. 前提条件を明確にする
Point2. 目標設定の観点を明確にする
Point3. 成果を明確にする
Point4. 共創・協働を意識する
Point5. 質問・会社へのリクエストを用意する
Point1. 前提条件を明確にする
前提条件が異なると、目標設定への認識が大きくずれますので、前提条件を伝えることはとても重要です。
抑えておきたいポイントとしては、
〇市場・市況動向(外的環境)
withコロナになり、どのような変化が起きているのか？これからの見通しはどのようになりそうなのか？競合はどのような動きをしているのか？などを伝えることで、自組織の置かれている状況が分かります。
withコロナになり、どのような変化が起きているのか？これからの見通しはどのようになりそうなのか？競合はどのような動きをしているのか？などを伝えることで、自組織の置かれている状況が分かります。
〇財務状況
コロナ禍において、会社の状況に対して不安を持つメンバーも増えますので可能な限り、自組織の財務状況をオープンにすることが重要です。情報をオープンにすれば、現場のメンバーは安心感を持つこともできますし、危機感を促すことができます。何より戦略や目標の理解にも結び付きます。
〇会社・事業部・自チームの戦略・方針
「市場・市況動向(外的環境)」と「財務状況」の理解が深まれば、戦略・方針に対しての理解は深まります。ただし人は、論理だけでは心に火は尽きません。経営陣や管理職自身の想いや考えも伝えていくことが必要になります。「コロナ禍を乗り越えていくには、戦略が変わり、負担がかかるかもしれないが、一緒に乗り越えていこう」と伝えてもいいかもしれません
Point2. 目標設定の観点を明確にする
目標設定の観点を伝えることで、メンバーは目標設定を行いやすくなります。
抑えておきたいポイントとしては、
〇会社・事業・チームの方向性と連動すること
当たり前のことですが、実際できていないことも多くあります。特に withコロナのような状況になると、余裕がなくなり、自分の視点が強くなることも多くなるため、「会社・事業・チームの方向性と連動」を意識して強く持つことが必要です
当たり前のことですが、実際できていないことも多くあります。特に withコロナのような状況になると、余裕がなくなり、自分の視点が強くなることも多くなるため、「会社・事業・チームの方向性と連動」を意識して強く持つことが必要です
〇自身の成長・キャリア形成に繋がること
withコロナのような変化が激しい時代(VUCA)などでは、会社が決まったキャリアを用意することが難しいです。だからこそ、目標設定を自分自身でキャリア形成に結び付けていくことが重要です。またキャリア形成とまでは言わなくても、自己成長につなげるだけでも、本人の当事者意識・主体性が育まれやすくなります
〇ストレッチがかかっていること
withコロナのようなクライシスでは、組織も人も変わることを求められます。ただし、組織も人もなかなか変わることはできません。だからこそ、意識的に目標設定にストレッチをかける必要があります。ストレッチは、ただ数を増やすというものではなく、学習を伴うものにします。失敗を恐れずにチャレンジするものにすることが必要です
Point3. 成果を明確にする
前期の目標に対して、数値目標でなくても、「できたか、できていないか」を明確にします。
SMARTの法則を用いて設定することを推奨します。
# 「管理職のリーダーシップ開発研修」のテキストより抜粋
Point4. 共創・協働を意識する
チーム(他部署も含む)で行うことを、意識付けします。
抑えておきたいポイントとしては、
〇自身の目標を達成するために、周囲にどのように働きかけるか
〇自身がチームメンバーや他部署に貢献できる部分を探す
〇自身がチームメンバーや他部署に貢献できる部分を探す
withコロナでは、状況の変化が多くなります。目標は、一人で達成できないことの方がはるかに多いため、周囲にどのように働きかけていくのか、目標設定の際に考えておくと、現場での行動促進につながります。また自分の目標達成のために周囲を「使う・利用する」という文脈では、周囲からの協力も弱くなります。自らも、周囲に貢献できる部分を考えていくことが必要になります。
withコロナだからこそ、周囲との共創・協働を強めて、素早く情報共有を行い、アジャイル的に動いていく必要があります。
Point5. 質問・会社へのリクエストを用意する
目標を一人で抱え込まないようにし、目標へのコミットを高めます。
抑えておきたいポイントとしては、
〇できる・できないにかかわらず、自由に考えてもらうこと
〇会社・事業・チーム・自身の目標達成のためなら、ウェルカムであること
〇会社・事業・チーム・自身の目標達成のためなら、ウェルカムであること
目標設定面談の前に、上記の5つのポイントについて伝えることで、より当事者意識・主体性は高まりますし、面談の場での共創・協働の場が生まれやすくなります。
またwithコロナでは、テレワークなどで孤独感も増えるので、上司からのフォローが目標面談でも可能です。
目標設定面談のための準備・対話・振り返りシートも用意しておりますので、よろしければダウンロードください。
２．目標設定面談の進め方
目標設定面談において、まず下記のようなプロセスで進めるとよいでしょう。
# 「管理職のリーダーシップ開発研修」のテキストより抜粋
# 自己決定理論とは、DeciとRyanによって提唱されたアウトサイドインからインサイドアウトに移行するプロセスに移行する理論。同一化調整とは、「将来必要なことだから・重要なことだから」というレベル。(下記のダウンロード資料で詳細の記載がございます)
目標設定面談のための準備・対話・振り返りシートも用意しておりますので、よければダウンロードしてください。
３）目標設定面談において、NGポイントとは？
目標設定面談の際に、気付かずにしているNGポイントもあると思いますので、ご紹介いたします。
・一方的に目標を落とす
「時間がない」、「分かってくれるだろう」という意識で行うときに起きがちになるので注意が必要です
「時間がない」、「分かってくれるだろう」という意識で行うときに起きがちになるので注意が必要です
・部下の話の背景を聞かない
よく起きるパターンは、「表面上しか聞かない」、「理解しようとしない」、「部下の発言を待たない」があります。部下も諦めて話をしなくなります
・部下の質問に答えられない (その場を何となく取り繕うのもNG)
答えられない場合は、「共に考える」、「持ち帰る」が必要です
・フィードバックが否定的になる
新入社員・若手社員や、ローパフォーマーに対して起きやすくなります。まずは、共感できる部分や良い部分を探すこと、それも難しい場合はさらに聴くことが重要になります
・管理職の答えが決まっているのに、部下に対して誘導質問を行う
質問しているように見せかけて、部下に自分が思っていること、考えていることを言わせると、部下は上司の答えを探しに行くようになります。当事者意識・主体性も弱まり、共創・協働も弱まります
NGポイントを知っていると、回避することが可能になりますのでぜひ意識してみてください。
４）まとめ
目標設定面談の質が高まれば、部下が目標を自分事として受け止めることができ、目標へのコミットメントも高まります。
もちろん、目標設定は目標達成に向けてのスタートでしかありませんし、目標管理や評価面談の扱い方も重要です。ただし、目標設定面談が、ネガティブなものになると、その後のプロセスでのリカバリーはとても難しくなるという現実があります。
目標へのコミットメントがすぐに高まる部下もいれば、時間がかかる部下もいるかもしれませんが、目標設定面談を丁寧に行うことで、その後の意識・行動は変わります。
今回お伝えした内容をぜひ実行いただくために、目標設定面談のための準備・対話・振り返りシートも用意しておりますので、よろしければダウンロードしてください。
# 目標管理の方法(2021年11月予定)と、評価面談の方法(2021年12月予定)に関しても、別コラムをリリース予定ですので、しばらくお待ちください。
最後にアーティエンスでは、目標設定・管理の質を高めていく内容も含めた半年間にわたる管理職研修を提供しております。
困難を乗り越えるチームを創る管理職の育成
ご興味がある方は、ぜひお問い合わせいただければと思います。
「管理職のリーダーシップ開発研修」
また、管理職に関する人事・経営者向けの無料セミナーも開催しております。
ぜひお申し込みください。